بایگانی فایلها در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
بایگانی فایلها در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی: از طریق بایگانی فایلها شما قادر خواهید بود تمامی مدارک و فایلهای خود غیر از نامه را در نرم افزار وارد و ذخیره سازی نمائید.
برای ذخیره سازی فایلهای خود ابتدا میبایست برروی گزینهی “بایگانی فایلها” کلیک کرد.
در پنجرهی باز شده ابتدا میبایست اطلاعات لازم با توجه به کادرهای مربوطه در نرم افزار را که مربوط به فایل مورد نظر برای ذخیره نمودن در برنامه میباشد را وارد نمائیم و سپس برای ذخیرهی این اطلاعات در انتها برروی دکمه “افزودن” کلیک کنیم.
شما قادر خواهید بود مدرک فیزیکی خود را از طریق دکمه “اسکن” موجود در این پنجره توسط دستگاه اسکنر خود اسکن نمائید و آن را وارد نرم افزار کرده و برروی اطلاعات ذخیره شده ثبت نمائید.
اضافه کردن ضمیمه در بخش بایگانی فایل:
همچنین میتوانید از طریق دکمه “ضمیمه” فایل پیوست مورد نظر خود را که برروی سیستم کامپیوتری خود ذخیره نموده اید را وارد نرم افزار کرده و برروی اطلاعات ذخیره شده ثبت و ذخیره نمائید.
نکته قابل توجه و مهم دکمهی “ضمیمه” این است که باید توجه داشته باشید هر فایلی که به عنوان فایل ضمیمه قرار است به نرم افزار اضافه گردد میبایست حتما هم مسیر ذخیره سازی آن بر روی کامپیوتر شما و هم اسم فایل با حروف انگلیسی و یا کاراکتر های عددی باشد و وجود هر کاراکتر فارسی در این دو قسمت باعث بروز مشکل و ایراد در وارد شدن فایل ضمیمه به نرم افزار می گردد.
شما قادر به انجام عملیات دیگری در این پنجره می باشید که با توجه به دکمه های تعریف شده در نرم افزار می توانید عملیات مورد نظر خود را برروی فایل ذخیره شده انجام دهید. عملیاتی مانند تغییر، حذف، گزارشگیری، چاپ و غیره…
همچنین شما قادر خواهید بود فایل های ذخیره شده در نرم افزار را جست و جو کنید و یا از آن ها خروجی اکسل تهیه نمائید و بر روی سیستم کامپیوتری خود ذخیره کنید.
تعریف نامه:
نامه پیامی است کتبی که شخص بنا به ضرورتی به کسی یا موسسه ای می فرستد. از این رو، نامه برآورنده نیازی است که در روابط افراد و در روابط اجتماعی وجود دارد و به عبارت دیگر یک ضرورت اجتماعی است و از سوی دیگر اگر در نامه دقت به خرج رود و افکار و احساسات نویسنده در آن به خوبی منعکس شود، جنبه ادبی به خود می گیرد، چنان که بسیاری از نامه هایی که هنرمندان و نویسندگان و بزرگان تاریخ نوشته اند امروزه جزء آثار ادبی به شمار می رود.
نامه ای که شخص می نویسد معرف شخصیت، فرهنگ، ادب، اندیشه، ذوق و سلیقه اوست. اثری که نویسنده نامه در مخاطب می گذارد باید همان اثری باشد که شخصیت خود او می گذارد و حتی در بسیاری موارد تاثیر نامه از نفوذ کلام و اثر شخصیت قوی تر است. زیرا نامه از سر آگاهی بیشتر و با دقت و مراقبت نوشته می شود، در حالی که گفتار به خاطر شرم حضور یا آگاهی نداشتن گوینده برای مقابله و گفتگو با اشخاص، ممکن است تاثیر لازم را در شنونده و مخاطب نکند.
