فهرست
جستجو در سایت

۰۲۱-۸۸۸۰۶۸۸۸

ورود به صفحه فروشگاه
نرم‌افزارهای مالی
نرم‌افزارهای اداری
نرم‌افزارهای اصناف

سیناپردازش برای تمام نرم‌افزارهای مالی، اداری و اصناف و همچنین اپلیکیشن و وب اپلیکیشن به سفارش شما، طراحی اختصاصی انجام می‌دهد.

ورود به صفحه آموزش
نرم‌افزارهای مالی
نرم‌افزارهای اداری
نرم‌افزارهای اصناف
دانلود
پشتیبانی
سامانه پیامکی

دفتر اندیکاتور یا نرم افزار دبیرخانه؟

نرم افزار دبیرخانه
راهنمای مطالعه

دفتر اندیکاتور یا نرم افزار دبیرخانه؟

تمامی ادارات، سازمان‌ها، مدارس، دانشگاه‌ها، شرکت‌ها، کارخانه‌جات و مراکز حقوقی که روزانه با حجم زیادی از مکاتبات روبه‌رو هستند، باید ساختار و چارچوبی را برای دریافت، ثبت و مدیریت نامه‌های اداری خود تدوین کنند. در گذشته چنین مسئولیتی را واحد دبیرخانه به عهده داشت و معمولا از ابزارهایی مانند دفتر اندیکاتور و اندکس برای ساماندهی و شناسایی راحت‌تر نامه‌ها استفاده می‌کرد. امروزه با وجود نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات بسیار راحت‌تر شده است.

در اواخر قرن سیزدهم و اوایل قرن چهاردهم هجری، برای اصلاح نظام بایگانی، ادارات دولتی ملزم به استفاده از دفتر اندیکاتور شدند و پس از گذشت یک‌قرن، هنوز هم این دفاتر در برخی ادارات کاربرد دارند اما اگر بتوان کار را ساده‌تر و هزینه‌ها را کمتر کرد، ترجیح شما دفتر اندیکاتور است یا نرم افزار دبیرخانه؟

دفتر اندیکاتور و اندکس

دفتر اندیکاتور، درواقع دفتر نسبتا بزرگی است که به‌دلیل استفاده مداوم به‌صورت گالینگور تهیه می‌شود و مسئول دبیرخانه، تمام اطلاعات مربوط به مکاتبات یک سازمان را در آن ثبت می‌کند تا در آینده، پیگیری نامه راحت‌تر انجام شود. در نتیجه دفتر اندیکاتور به شناسایی و تفکیک بهتر نامه‌های اداری کمک می‌کند. بخش‌های اصلی دفتر اندیکاتور عبارتند از:

    • ردیف
    • تاریخ
    • گیرنده
    • شرح
    • شماره نامه
    • پیوست

اندیکاتور

دفتر اندکس که با نام راهنمای اندیکاتور شناخته می‌شود، دربردارنده شماره نامه‌های ثبت‌شده در دفتر اندیکاتور است که در یک سازمان با مکاتبات زیاد بسیار کاربردی بوده است. دفتر اندکس از سه ستون کلی تشکیل می‌شود:

    • فرستنده نامه
    • شماره ردیف دفتر اندیکاتور
    • عدد هزارگان شماره نامه

با استفاده از این دو ابزار، مسئول دبیرخانه تمامی نامه‌های وارده و صادره یا درون‌سازمانی را ثبت می‌کرد و در صورتی که نامه‌ای گم می‌شد، دیگر مسئولیت آن متوجه دبیرخانه نبود.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

با دیجیتالی‌شدن امور به‌ویژه کاربرد نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی جایگاه ویژه‌ای در میان ادارات و سازمان‌ها پیدا کرد. کار ثبت، دسته‌بندی، ارجاع و بایگانی مکاتبات بسیار راحت‌تر شد و مشکلات نامه‌نگاری‌های فیزیکی تا حد زیادی کاهش پیدا کرد.

در نرم افزار دبیرخانه نیز مانند روند کار واحد فیزیکی دبیرخانه، پس از دریافت نامه در نرم‌افزار ثبت می‌شوند و با مشخص‌کردن محل ارجاع به مسئول مربوطه واگذار می‌شود. پیام یادآوری برای طرفِ ارجاع، ارسال و حتی امکان اعلام گزارش وضعیت نامه به صاحب آن نیز وجود دارد. پس از به‌نتیجه‌رسیدن، نامه بایگانی شده و در صورت عدم‌نیاز حذف یا امحا می‌شود.

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه به‌جای دفتر اندیکاتور

استفاده از این نرم‌افزار مزایای بسیاری را به‌دنبال دارد:

  • کاهش هزینه‌ها چه از منظر نیروی کار که نرم افزار دبیرخانه جایگزین آن‌ها شده بود و چه از منظر خسارات احتمالی با گم‌شدن یا آسیب‌دیدن نامه‌ای
  • افزایش سرعت انجام کارهای اداری با ارجاع به مسئولین مربوطه
  • کاهش حجم مراجعات حضوری به سازمان‌ها
  • افزایش امنیت اطلاعات با الکترونیکی‌شدن مکاتبات و امکان تعریف سطوح دسترسی متفاوت برای کاربران و حفظ محرمانگی نامه‌ها
  • حذف کاغذ از روند کارهای اداری و کمک محیط‌زیست
  • امکان استفاده از نرم افزار دبیرخانه به‌صورت شبکه با کاربران مختلف و از راه دور، به‌صورت تحت وب

با وجود تمامی مزایای نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نسبت به دفتر اندیکاتور و فواید آن برای سازمان‌ها، گاهی بعضی از کارمندان یا مدیران در برابر استفاده از فناوری یا تغییر فرهنگ سازمانی یک شرکت مقاومت می‌کنند. در این صورت باید آن‌ها را نسبت به شرایط حاکم توجیه کرد که دیجیتالی‌کردن امور به سازماندهی بهتر، صرف انرژی و زمان و هزینه کمتر و افزایش دقت در انجام کارها منجر می‌شود. پس برای اینکه سرعت مطلوبی در روند کاری داشته و کلاس کاری خود را در دنیای حرفه‌ای حفظ کنید، بهتر است با فناوری‌های روز همراه شوید.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش

شرکت نرم‌افزاری سیناپردازش، به‌عنوان ناشر انواع نرم‌افزارهای مالی، اداری و اصناف، برای آسان‌ترکردن فرایند مکاتبات اداری در سازمان‌های مختلف، در میان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری خود، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش را به بازار عرضه کرده است. شما با استفاده از این نرم افزار دبیرخانه می‌توانید تمامی نامه‌های وارده و صادره یا اسناد خود را ثبت و بایگانی و به تعداد نامحدود به آن‌ها فایل ضمیمه کنید.

با استفاده از نرم افزار جامع دبیرخانه و بایگانی سروش، می‌توان تمامی نامه‌ها، فایل‌ها و زونکن‌ها را به سیستمی کامپیوتری انتقال داد و فضای فیزیکی اشغال‌شده آن‌ها را به فضایی کاربردی‌تر تبدیل کرد.

به‌دلیل رابط کاربری ساده، کار با این نرم‌افزار بسیار آسان است اما برای آشنایی بیشتر افراد، فیلم‌های آموزشی در وبسایت سیناپردازش قرار گرفته و گروه آموزش و پشتیبانی نیز به‌صورت رایگان، طریقه کار با نرم افزار دبیرخانه را به شما آموزش می‌دهند.

پس از طبقه‌بندی و ثبت نامه‌ها می‌توانید بر اساس اطلاعات ثبت‌شده، آن‌ها را در برنامه جستجو کرده یا از آن‌ها گزارش‌های مختلف تهیه کنید.

گزارش نامه اداری

در این برنامه، قالب پیش‌فرض برای ثبت نامه و اسناد وجود دارد اما با اتصال به برنامه Word، شما می‌توانید برای خود قالب جدید تعریف کرده و از آن استفاده کنید.

شرکت سیناپردازش با طراحی قفل سخت‌افزاری برای نرم‌افزارهای خود، سعی در بالابردن امنیت نرم‌افزار و اطلاعات شما دارد. به‌علاوه، شما می‌توانید با تعیین سطوح دسترسی برای کاربران مختلف، زمانی که به‌صورت شبکه از نرم افزار دبیرخانه استفاده می‌کنید، محرمانگی اطلاعات را حفظ کرده و امنیت را بالاتر ببرید. درباره ازبین‌رفتن اسناد نیز نگران نباشد؛ در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش با قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار، دستی و پشتیبان دوم در هنگام خروج از برنامه، از داده‌های شما به‌خوبی محافظت می‌شود.

پیوست نامحدود انواع فایل‌های صوتی و تصویری، امکان تفکیک نامه‌های پستی، فکس، دستی و ایمیلی، قابلیت اسکن نامه‌های صادره و وارده، امکان ثبت رونوشت به تعداد نامحدود، ثبت و ارجاع نامه‌ها به‌همراه اقدامات انجام‌شده، لینک‌شدن به فاکتور با ثبت شماره فاکتور مربوطه و ارسال پیام درون‌شبکه و قسمت‌های مختلف برنامه، در صورت بهره‌مندی از زیرسیستم پیامک از دیگر قابلیت‌های کاربردی این نرم‌افزار هستند.

notif1

علاوه‌بر این، از این نرم‌افزار می‌توانید به‌صورت شبکه یا تحت وب نیز استفاده کنید.

شما می‌توانید برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش و آزمایش آن، نسخه دمو را دانلود و به‌طور محدود از آن استفاده کنید و پس از کسب اطمینان، از طریق تماس با واحد فروش یا وبسایت و نمایندگی‌های فعال سیناپردازش در سراسر کشور، محصول را خریداری کرده تا در اسرع‌وقت برای شما ارسال شود. پس از آنکه قفل سخت‌افزاری به دست شما رسید، باید با واحد پشتیبانی تماس بگیرید تا با استفاده از ابزارهای ریموت، به‌صورت رایگان نرم افزار دبیرخانه را نصب کنند.

سیناپردازش نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خود را در قالب ۶ نسخه، دبیرخانه، بایگانی، ۶.۴، ۶.۵، ۶.۶ و اتوماسیون ارائه کرده است که می‌توانید امکانات هر نسخه را در اینجا مشاهده کنید.

دیدگاه‌ خود را بنویسید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دیدگاه‌ خود را بنویسید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *