راهنمای ثبت سریال نامه ها در برنامه دبیرخانه

راهنمای ثبت سریال نامه ها در برنامه دبیرخانه

راهنمای ثبت سریال نامه ها در برنامه دبیرخانه: در هر نامه شماره‌ای بعنوان “شماره نامه” وجود دارد که این شماره باعث تخصیص آن نامه به مکانی که از آن ارسال گردیده است می شود. این شماره معمولا در دفتری به نام دفتر اندیکاتور ثبت و پیگیری می شود و از طریق آن شماره نامه اداری رسمیت پیدا خواهد کرد. همچنین این شماره باعث می شود جست و جو و یافت آن نامه در بین نامه های ارسال شده و ثبت شده راحتتر و سریعتر صورت گیرد.

در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شرکت سیناپردازش علاوه بر شماره نامه سه شماره دیگر با نام های شناسه نامه، شماره سریال و شماره ثبت وجود دارد که هرکدام کارایی های مخصوص به خودشان را در این نرم افزار دارا هستند. درواقع هرکدام از این شماره ها نمایانگر و بیانگر اطلاعاتی هستند.

در ادامه با توضیح هریک از این شماره ها همراه شما هستیم.

شناسه نامه:

شناسه نامه درواقع اولین نامه‌ای می باشد که در نرم افزار در هنگام اولین استفاده از آن ثبت می گردد. زمانی که برای بار اول نامه ای را در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش ثبت کنید، نرم افزار از شما شماره شناسه نامه را می خواهد و شما می بایست تعیین کنید که این شماره از چه عددی شروع گردد. این شماره فقط و فقط برای یک بار تعیین خواهد شد و دیگر تا انتهای استفاده از نرم افزار قابل تغیر نمی باشد.

شناسه نامه بین تمامی نامه های موجود در نرم افزار یعنی نامه های وارده، نامه های صادره و نامه های داخلی مشترک می باشد.

بطور مثال اگر تعیین کنید این  شماره از عدد ۱ شروع گردد زمانی که یک نامه صادره ثبت کنید شناسه نامه برابر با ۱ خواهد بود. بعد از آن اگر نامه ی وارده ای ثبت کنید شناسه نامه برابر با عدد ۲ خواهد بود و به ترتیب این عدد اضافه می گردد.

این عدد درواقع بیانگر تعداد کل نامه های ثبت شده در نرم افزار از ابتدای استفاده تا زمان حال می باشد. به زبان ساده تر مشخص می کند تا به زمان حال به چه تعداد نامه وارده، صادره و داخلی در نرم افزار ثبت گردیده است.

شرکت سینا پردازش پیشنهاد می کند برای داشتن یک آمار دقیق و بدون نقص این شماره از عدد ۱ شروع شود.

شماره سریال:

شماره سریال عددی است که در ابتدای هر سال توسط کاربر ثبت میگردد. به معنی دیگر در ابتدای هرسال زمانی که شما اولین نامه خود را در نرم افزار به ثبت می رسانید، نرم افزار از شما می خواهد تا تعیین نمائید که شماره سریال با چه عددی شروع گردد. این عدد تنها در ابتدای هر سال قابل تعیین می باشد و تا انتهای سال دیگر قابل تغییر نیست.

شماره سریال بین نامه های صادره و وارده عددی مشترک است. بطور مثال اگر شما تعیین نمائید تا شماره سریال با عدد ۱ شروع گردد، زمانی که یک نامه صادره ثبت کنید شماره سریال برابر با عدد ۱ خواهد بود و در ادامه اگر نامه وارده ای به ثبت برسانید شماره سریال برابر با عدد ۲ خواهد بود . توجه داشته باشید که نامه های داخلی عددی با عنوان شماره شریال ندارند.

این عدد با تغییر دوره ثبتی نرم افزار که همان سال کاری می باشد تغییر می کند. شناسه نمامه درواقع باینگر و نمایانگر تعداد نامه های صادره و وارده ثبت شده در هر سال می باشد. به معنی دیگر نشان می دهد در هر سال به چه تعداد نامه وارده و صادره در مجموع در نرم افزار به ثبت رسیده است.

پیشنهاد شرکت سینا پردازش برای تعیین این عدد استفاده از ترکیب شماره سال بعلاوه یک صفر اضافه می باشد.

بطور مثال فرض کنید عدد امسال که برابر با ۱۴۰۱ می باشد بعلاوه یک صفر اضافه یعنی ۱۴۰۱۰ می شود عدد شماره سریال برای شروع.

شماره ثبت:

شماره ثبت عددی است که در ابتدای هر سال توسط کاربر ثبت میگردد. به معنی دیگر در ابتدای هرسال زمانی که شما اولین نامه خود را در نرم افزار به ثبت می رسانید، نرم افزار از شما می خواهد تا تعیین نمائید که شماره ثبت با چه عددی شروع گردد. این عدد تنها در ابتدای هر سال قابل تعیین می باشد و تا انتهای سال دیگر قابل تغییر نیست.

شماره ثبت بین هیچ کدام از نامه های موجود در نرم افزار مشترک نیست. این عدد برای هر کدام از نامه ها بصورت اختصاصی تولید می گردد. بطور مثال اگر شما شماره ثبت نامه صادره خود را از عدد ۱ شروع کنید و نامه صادره ای ثبت نمائید این عدد برابر با یک خواهد بود و بعد از آن اگر نامه وارده ای را ثبت نمائید باز هم شماره ثبت برابر با عدد ۱ می باشد زیرا شماره ثبت بین نامه ها مشترک نیست.

شماره ثبت درواقع مشخص می کند بطور کلی از هر نامه ای به چه تعدادی در هر سال در نرم افزار ثبت گردیده است. یعنی بطور مجزا به چه تعداد نامه وارده، صادره و داخلی در هر سال در نرم افزار ثبت گردیده.

پیشنهاد شرکت سیناپردازش برای انتخاب عدد شماره ثبت این است که در ابتدای هرسال تخمینی زده شود که در آن سال بطور میانگین به چه تعداد نامه خواهید زد. اگر کمتر از ۱۰۰۰ عدد نامه خواهید زد این عدد را با ۱۰۰۰ شروع کنید و اگر تخمین زده شد که در سال بیشتر از ۱۰۰۰ عدد نامه خواهید زد این شماره را با عدد ۱۰۰۰۰ شروع نمائید.

درمجموع این اعداد به شما آمار های دقیقی در رابطه با نامه های ثبت شده در نرم افزار خواهند داد و به شما در گزارشگیری و جست و جوی نامه ها و همچنین نظم نامه ها در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شرکت سیناپردازش کمک شایانی خواهند کرد.