روش کاهش هزینه ها در کسبوکار
در این مقاله میخواهیم با چند روش کاربردی جهت کاهش هزینه ها در کسب و کار خود آشنا شویم.
از برخی هزینهها در سازمان میتوان به هزینههای آب، برق، حقوق کارمندان، درج آگهی استخدام در سایتها، هزینههای ساختمان و … اشاره نمود.
از برخی هزینه های تولیدی میتوان به مبالغی که تولیدکنندگان برای تولید کالا یا خدمات خود مصرف میکنند، اشاره کرد.
در سازمان اگر بیشتر از آن که درآمد کسب کنیم، هزینه ایجاد کنید، ضرر خواهید کرد؛ لذا مدیریت هزینه ها، یکی از اصول بسیار مهم در هر کسبوکاری است.
گاهی کارفرمایان برای کاهش هزینه ها معمولا به اولین گزینهای که فکر میکنند، اخراج برخی از کارکنان است. ولی با مدیریت درست میتوان کارمندانی داشت که علاوهبر افزایش درآمد با کارکرد خوبشان باعث کاهش هزینه ها میشوند.
در این مقاله سعی داریم چند روش ساده را جهت کاهش هزینه ها و بالابردن روند کاری در شرکت و سازمان بیان کنیم. ولی به این نکته توجه داشته باشید که تمامی این راهکارها لزوما برای کسبوکار شما عملی نخواهد بود. بااینحال، امیدواریم که این روشها نقطه عطفی برای همفکری در سازمانتان ایجاد کنند.
روش کاهش هزینهها در سازمان و کسب و کار (۳)
کاهش هزینه ها در کسبوکار
یک تیم مدیریت بحران تشکیل بدهید که متشکل است از هیئتمدیره، کارکنان، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و اگر مقدور است یک نماینده از میان افرادی که شما به آنها خدمات ارائه میکنید.
اعضای تیم به شما کمک میکنند تا راهبرد مناسب در مواجهه با بحران را انتخاب کنید، گردش نقدینگی را بررسی کرده و طرحی برای بهترین، معتدلترین و بدترین حالت ممکن تعریف کنید.
اقدامات شما باید هم بازه کوتاهمدت را در نظر بگیرند و هم بلندمدت باشند.
رایجترین واکنش اولیه میان مدیران، اتخاذ اقدامات تاکتیکی یا کوتاهمدت است. این کار اشتباه است.
پرسیدن سوالات زیر به شما در رهبری و تمرکز روی مسئله کمک میکند:
۱. آیا به اندازه کافی وقت استراحت، ورزش، غذاخوردن و فراغت با خانوادهام صرف میکنم؟
۲. آیا سراغ سوالات سخت رفتهام؟
۳. آیا تمام اطلاعاتی را که میتوانم داشته باشم، در اختیار دارم؟
۴. آیا اطلاعات را در سطح گسترده با همه به اشتراک میگذارم؟
۵. اگر حقوق و مزایای بقیه کارکنان کاهش مییابد، آیا این میزان کاهش برای من بیشتر است؟
۶. آیا با خوشبینی و دیدی مثبت رهبری میکنم؟
۷. آیا ماموریت سازمان را در اولویت قرار میدهم؟
۸. آیا نظر همه افراد را در نظر میگیرم؟
راهکار
برای جلوگیری از مواجهه با واکنشهای ناگهانی که باعث اتلاف وقت و انرژی میشوند و هیچ فایدهای ندارند، پیشنهاد میشود از روش مکثکردن، فاصلهگرفتن از مسئله و نگاه به آن از بالا و بررسی مسیر پیشِ رو در بلندمدت استفاده کنید.
سوالات ستون قبلی را از خودتان بپرسید.
«بودجه اقتضایی» خود را بررسی کنید و اگر چنین بودجهای ندارید، تخصیص چنین بودجهای را در دستور کار خود قرار دهید.
استفاده از کاتالوگ هوشمند
بجای استفاده از کاتالوگ چاپی و دردسر های آن (طراحی، چاپ، عدمامکان تغییر پس از چاپ، رساندن راحت آن به مشتریان و … ) میتوانید از کاتالوگ هوشمند یا همان اسمارت کاتالوگ (Smart catalog) استفاده کنید. برای آشنایی با مزایای اسمارت کاتالوگ میتوانید کلمه اسمارت کاتالوگ تتراس را در گوگل سرچ کنید یا به این صفحه مراجعه کنید.
استفاده از شبکههای اجتماعی و وبسایت
امروزه با پیشرفتهشدن تکنولوژی نیاز ما به حضور در همه عرصههای فناوری بیشتر میشود. مردم دیگر از روزنامه و مقالات چاپی استفاده نمیکنند و بیشتر به گوشی موبایل، تبلت و یا کامپیوتر رجوع میکنند. اینجاست که نیاز ما به بهروزبودن در شبکههای اجتماعی مثل اینستاگرام و داشتن یک وبسایت مناسب کسبوکار هر چه بیشتر نمایان میشود.
کاهش هزینه حقوق پرداختی
کمکردن تعداد کارکنان سازمان معمولا اولین کاری است که سازمانها بهسرعت برای کاهش هزینههایشان انجام میدهند. ممکن است انتخابهای زیر را در نظر نگرفته باشید. با این وجود بهتر است اول منابع ستون بعدی را مطالعه کنید.
برای کاهش هزینهها در سازمان و کسبوکار نظر کارکنان را بپرسید. برخی ممکن است حاضر باشند برنامه بازنشستگیشان را جابهجا کنند و یا ترجیح بدهند نیمهوقت یا قراردادی به همکاری خودشان ادامه بدهند و یا حتی به مرخصی بلندمدت بدون حقوق بروند.
اگر مجبور هستید از تعداد کارکنان سازمان غیرانتفاعی بکاهید، بسیار مهم است که از مشاوران خوب، برنامه درست استفاده کنید و پیام واضحی به بقیه کارکنان نگران برسانید.
این اقدامات، فرایند اخراج افراد را راحتتر نمیکند ولی باعث کاهش اثرات جانبی و افزایش سرعت بهبود شرایط بعد از آن میشود.
بازبینی و تغییر ساختار شغلی سازمان
کارکنان را تشویق به کار ازراهدور (در خانه) و استفاده از تجهیزات خودشان بکنید.
به شیفتهای دوگانه برای بهاشتراکگذاشتن شغلها روی بیاورید، بهگونهای که هر فرد حداقل یک کار نیمهوقت داشته باشد.
از کارکنان رسمی به قراردادی روی بیاورید.
نقشها و مسئولیتها را بازبینی و مجدد طراحی کنید.
کاهش یا بازبینی مزایا
مزایایی مانند مرخصی سالیانه، مرخصی استعلاجی، کمکهزینه درمانی یا حق بیمه درمانی را کاهش دهید و یا بازبینی کنید.
اگر سازمان غیرانتفاعی شما کوچک است، به دنبال پیوستن به اتحادیههای بیمه سلامت باشید.
هزینههای هیئتمدیره را کاهش دهید.
مهمان و بازدید کننده
مهماننوازی خوب است اما نیاز نیست که خرج زیادی یا برج داشته باشیم. مشتریان یک مجموعه یا سازمان مهم هستند و با ظرافت خاصی باید با آنها رابطه برقرار کرد. بنابراین اگر منطقی برخورد کنید، آنها نیز درک خواهند کرد.
هزینههای دریافت خدمات مشاوره را در صورت امکان با استفاده از امکانات ارتباط ازراهدور کاهش دهید.
امروزه بسیاری از گفتگوها و جلسات بهصورت آنلاین انجام میشود.
دورکاری
اگر به کارمندان خود اجازه دورکاری نمیدهید، همین حالا در تصمیم خود تجدیدنظر کنید!
یکی از روشهایی که میتواند به کاهش هزینه های جاری شرکت شما کمک کند، دورکاری است. درست است که این روش میتواند تا حدودی کارآمد باشد اما برای بهرهوری بالاتر نیاز است تا کارمند شما بهصورت حضوری در شرکت باشد.
در حقیقت دورکاری بیشتر مناسب کارمندان حاذق در این زمینه است که هم برای شما و آنها یک بازی برد-برد است.
با دورکاری علاوهبر صرفهجویی در هزینههای جاری که سازمان و کسبوکار برای هر کارمند صرف میکند، خود کارمند نیز هزینههای کمتری متحمل میشود.
اما همه کارمندان را مجبور به دورکاری نکنید؛ حتما رضایت کارمند در دورکاری را مدنظر قرار دهید و در ضمن، به کارمندانی که دورکاری میکنند، یادآوری کنید که در هر هفته یک یا دو روز را به محل شرکت بیایند تا از فضای کاری فاصله نگیرند.
نیازی نیست نیمی از کارکنان را اخراج کنید. اگر امکانش را دارید کافی است به آنها اجازهی دورکاری بدهید. هم کارهایتان از منزل توسط آنان انجام میشود. هم برخی هزینههای جاری دفتر و بیمه و مالیات برای شما کم میشود و هم میتوانید به خاطر این امکانی که به آنان دادهاید، حقوق کمتری پرداخت کنید و آنها به یک شغل دیگر هم روی بیاورند و درآمد خود را افزایش دهند.
استفاده از کارآموز
هزینه استفاده از کارآموز، دانشجویان و کارمندان پارهوقت به نسبت دیگر کارمندان کمتر است. با این کار علاوهبر کاهش هزینه ها، شما از افرادی استفاده میکنید که باانگیزه و مشتاق هستند، همچنین با این کار برای جوانانی که بهتازگی میخواهند وارد بازار کار شوند نیز کمک خواهید کرد.
باید حواستان باشد که برنامه کارآموزی شما برای کارآموزان مفید و آموزنده هست، نباید کارآموزان را به کارهای سطح پایین و روتین مشغول کنید، کارهای مهم و آموزنده را به آنها بسپارید تا بتوانید از کارآموزان بااستعداد و توانمند استفاده کنید.
ارتباط با کارکنان
یکی از نشانههای محیط کار سالم آزادی بیان کارمندان آن مجموعه هستند و این تنها با حضور مستمر مدیر شرکت ایجاد میشود. اینکه کارکنان در زمانهای پرتنش و استرسزا بتوانند مسائل خود را بیان کنند یا در جلسات بتوانند بهراحتی نظر خود را بیان کنند، علاوهبر ایجاد صمیمیت بین افراد، باعث بالارفتن انگیزه آنها نیز میشود؛ زیرا فرد خود را باارزش و مهم در شرکت یا مجموعه میبیند.
در زمانهای پرتنش و استرسزا، با یکدیگر درباره مسالهای که پیشآمده، همبستگی داشته باشید (یعنی تصویری که در ذهن شماست با تصویری که در ذهن دیگران است، یکسان باشد). یک روش موفق برای رسیدن به این همبستگی، برقراری ارتباط واضح و روشن است.
این نکته را به خاطر بسپارید: مهم نیست چه به زبان میآید؛ مهم است چه به گوش میرسد.
تخفیف
اگر روزهای سختی را از نظر مالی میگذرانید، از تامینکنندگان خود تقاضای تخفیف و فرصت کنید. شاید بتوانید با پیشنهاد پرداخت سریعتر و نقدی از آنها تخفیف بگیرید.
علاوهبر این، به آنها یادآوری کنید که یکی از مشتریان قدیمی و خوشحساب آنها هستید، احتمالا آنها به انگیزه حفظ مشتری دائمی خود شما را نگه دارند و برای حفظ شما تلاش کنند.
همه هزینه هایی که میکنید را موردبازنگری قرار دهید، انرژی، تکنولوژی، مواد اولیه، اجاره دفتر و … میتوانند مورد جالبی برای چانهزدن و تخفیفگرفتن باشند.
سوال پرسیدن که ضرری ندارد!
سعی کنید از بخش هایی که تاکنون تخفیفی نگرفتهاید، تخفیف بگیرید تا با کاهش هزینه ها بتوانید نیروی انسانی خود را حفظ کنید.
با تامینکنندگان کنونی، بهخصوص تامینکنندگان محصولات و خدمات اصلی و پرمصرف سازمان، برای قیمت پایینتر و یا شرایط بهتر مذاکره کنید.
با متحدشدن با دیگر سازمانها سعی کنید از تخفیفات گروهی استفاده کنید. حتی یک همکاری ساده با دیگر سازمانهایی که در مجتمع شما هستند، میتواند منجر به بهدستآوردن قیمت و یا شرایط بهتری شود.
به انجمن سازمانهای غیرانتفاعی بپیوندید تا بتوانید از مزایا و تخفیفهای عضویت در آن استفاده کنید. اگر مزایای عضویت خود را اخیرا مرور نکردهاید، مجدد به سراغشان بروید چون ممکن است تخفیفهایی برای شما وجود داشته باشد که نادیده گرفتهاید.
همواره موقع تمام خریدها بپرسید که آیا تخفیف خاصی برای سازمانهای غیرانتفاعی وجود دارد یا خیر.
روی صورتحسابها بنویسید (یا چاپ) کنید که «پرداخت در زمان صدور صورتحساب» یا «پرداخت در طی ده روز از زمان صدور صورتحساب» ضروری است.
برای پرداختهای با تاخیر، جریمه یا سود در نظر بگیرید (به عنوان مثال، ۱٪ جریمه بعد از سی روز عدمپرداخت)
حذف کاغذ
کاغذ یعنی هزینه، یعنی پرداخت پول و همچنین با عدماستفاده از آن به درختهای نازنین نیز رحم کردهاید.
با استفاده از کاغذ، فقط پول نیست که پرداخت میشود. سیستمهای کاغذی پرهزینه هستند و مدیریت اسناد و مدارک کاغذی باعث اتلاف وقت است.
طبقهبندی، پرکردن و تکمیل فرمها و برگه و خلاصه هر موضوعی که به استفاده از کاغذ ختم میشود، نیاز به بایگانی دارد که همین سیستم بایگانی نیاز به جستجو دارد که وقتگیر و زمانبر است و نیاز به نیروی انسانی دارد.
اسناد و سوابق شرکت، مهم و حیاتی هستند. پس اهمیت بسیار دارد که حفظ و نگهداری آنها موردتوجه خاص قرار گیرد.
با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون مالی که تمام این کارها را با سرعتی چندبرابر انجام میدهد، در این عصر یک نیاز اساسی به شمار میرود. همچنین باید توجه داشت که این نرمافزار از امنیت بالا و پشتیبانگیری برخوردار باشد..
کاهش هزینهها از طریق فروش آنلاین
امروزه فروش اینترنتی یکی از آسانترین، کمهزینهترین و سودآورترین روشهای تجارت است.
در کنار شبکههای اجتماعی، با هزینه کم میتوانید یک سایت راهاندازی کنید و محصولاتتان را به نمایش بگذارید تا پتانسیل جذب مشتری از سایر کانالها مانند موتورهای جستجو را نیز داشته باشید.
