چرا اتوماسیون اداری؟

حال این سوال برای ما ایجاد میشود که چه نیازی به استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری جدید است؟ چرا استفاده از سیستم بایگانی سنتی و طبقه بندی نامه ها به شیوه قدیم باعث ایجاد مشکلات فراوان در سازمان ما میشود؟

تصور کنید امروز شما قرار ملاقاتی برای انجام یک قرارداد مهم دارید. در این حالت شما از سیستم بایگانی قدیمتان استفاده مینماید. برای این قرارداد شما به مدارک و نامه های قبلی این قرارداد نیاز دارید و از آنجا که زمان کمی برای پیدا کردن همه نامه ها دارید احتمال اینکه نامه مد نظرتان را به راحتی و سرعت پیدا کنید بسیار بسیار کم است.

در اینحالت هم باید زمان زیادی برای یافتن تمامی مدارک مربوط به این قرارداد را صرف کنید و یا شخصی را برای این کار استخدام نمایید.

البته بروز خطای انسانی را نیز نباید نادیده گرفت. چرا که ممکن است به دلیل نبود برخی مدارک این قرارداد با مشکل مواجه شود.

حال در سیستم اتوماسیون جدید ، تنها با انتخاب نام فرد یا نام قرارداد یا شرکت مورد نظر به سرعت و تنها در چند ثانیه تمامی مدارک با دقت بالا و بدون خطا برای شما نمایان میشود.

این تنها یکی از موارد ضعف سیستم های بایگانی قدیم میباشد.

در زیر به برخی از مشکلات متداول در سیستم های بایگانی قدیم اشاره میکنیم:

مفقود شدن پرونده ها

از بین رفتن و مستهلک شدن پرونده ها بر اثر گذر زمان و یا حوادث طبیعی

عدم برقراری امنیت کامل برای پرونده ها و امکان سرقت مدارک

عدم امکان برقراری امنیت کامل در پرونده های فیزیکی و امکان دسترسی اشخاص نامرتبط با پرونده های محرمانه

اشغال زیاد فضا در سازمان به علت نگهداری پرونده های قدیمی

رهگیری دقیق پرونده ها از نقطه دریافت توسط افراد در سازمان تا انتهای کار