گزارش کار

تعریف گزارش

گزارش عبارت است از تهیه و ارائه اطلاعات سازمان یافته درباره‌ی اقدامات و رویدادهای انجام شده و یا درحال انجام، که بر مبنای آن، گیرنده‌ی گزارش می‌تواند تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کند.

گزارش‌ها در ساده‌ترین شکل خود، نوشتاری هستند، هر چند گزارش‌های گفتاری یا صورت‌های مختلفی همچون فیلم، عکس، اسلاید، لوح فشرده و … نیز تهیه می‌شوند.

انواع گزارش

یکی از رایج‌ترین انواع گزارش، گزارش‌های کار روزانه و هفتگی هستند.

این گزارش‌ها را ممکن است برای خودمان (با هدف افزایش نظم شخصی) یا برای مدیران‌مان تنظیم کنیم.

میزان مفید بودن گزارش‌های فعالیت، می‌تواند بسیار متغیر باشد.

از گزارش‌هایی که جز اتلاف وقت، هیچ کارکرد دیگری ندارند تا گزارش‌هایی که بدون آن‌ها، بخش مهمی از اثربخشی و کارایی ما کاهش می‌یابد.

گزارش های درون سازمانی و با استفاده از نرم افزارهای مربوطه ( نرم افزار پیغام ساز )

گزارش‌ ممکن است شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد:

• توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها؛
• تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛
• ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان؛
• بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی؛
• توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی؛
• نتیجه‌گیری؛

مراحل نوشتن یک گزارش کار

۱. برنامه‌ریزی و آمادگی پیش از نوشتن

۲.  دستور کارتان را بدانید

۳. در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید.

در گذشته گزارش کار به صورت نوشتاری در دفتر و یا سررسید ها انجام میشد و سپس به مدیر مجموعه ارائه میشد.

امروزه با توجه به انتقال سریع اطلاعات در یک سازمان، زمان ارسال پیام و گزارشات کار به کمتر از یک روز نیز کاهش یافته و کاربران درون سازمان برای پیش برد بهتر اهداف خود نیازمند ارسال سریعتر رویدادها به یکدیگر میباشند.

از این رو با استفاده از نرم افزار های ارسال پیام به کاربران درون شبکه (نرم افزار پیغام ساز) کاربران به راحتی میتوانند با هم در ارتباط بوده و اطلاعات خود را با سرعت بیشتری برای یکدیگر به اشتراک گذارند.

مهمترین امکانات برنامه

از مهمترین امکانات برنامه میتوان به ارسال یادداشت شخصی و یادآور برای کاربران مختلف در شبکه به همراه امکان ارسال پیامک اشاره نمود.