راهنمای ثبت سریال نامه ها در برنامه دبیرخانه

راهنمای ثبت سریال نامه ها در برنامه دبیرخانه: چنانچه نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش را به تازگی تهیه کرده اید لازم است این راهنما را به دقت مطالعه نمایید تا شماره های ثبتی شما به درستی در برنامه ثبت گردد.

دقت فرمایید در صورتی که شروع به ثبت نامه ها با شماره اشتباه نمایید این شماره دیگر قابل تغییر نمیباشد.

پس از باز نمودن برنامه به قسمت اداری> سروش میرویم و در پنجره زیر روی نامه های صادره یا وارده کلیک میکنیم.

نامه-صادره

در پنجره زیر ۴ نوع شماره داریم که هر شرکتی با توجه به نوع کار خود از یک یا همه شماره نامه ها استفاده مینماید.

در ادامه به صورت کامل توضیح میدهیم.

شماره-نامه

پس از ثبت اولین نامه برنامه از شما ۳ سوال برای تعیین (شناسه نامه، شماره سریال و شماره ثبت) میپرسد.

تعاریف شماره های نامه

  1. شناسه نامه: در این قسمت هر شماره ای که وارد نمایید طبق همان به ترتیب برای نامه های بعدی شماره اضافه میگردد و قابل تغییر نیست. (معمولا این شماره را ۱ وارد میکنند و تعداد نامه های مارا نشان میدهد.)
  2. شماره سریال: این شماره برای نامه ها از ابتدای سال و یا ابتدای شروع به کار وارد میشود و با تغییر سال امکان تغییر این شماره وجود دارد . این شماره مختص نامه های صادره و وارده میباشد.
  3. شماره ثبت: این شماره همانند شماره سریال به ترتیب اضافه میشود و در سال های بعد قابل تغییر است با این تفاوت که برای نامه صادره میتوان شماره ای جدای از شماره تعیین شده برای نامه وارده تعیین کرد.

تعریف شماره های دلخواه

شماره نامه وارده/صادره: در این قسمت شما میتوانید شماره نامه دلخواه خود را تایپ نمایید.

چنانچه از نامه وارده استفاده میکنید میتوانید شماره ی نامه ای که به دستتان رسیده است را وارد نمایید.

و در صورتی که از نامه صادره استفاده میکنید میتوانید از هر یک از شماره های سریال، ثبت و یا شناسه استفاده کنید.

برای مثال در نامه های صادره چنانچه شماره شناسه را از ۱ و سریال را از ۹۹۰۰۰ و ثبت را از ۱۰۰۰ وارد کرده باشید میتوانید از این فرمت نامه (۹۹/پ/۱۰۰۰) که نشان دهنده سال- نوع نامه(پیشفاکتور) شماره ثبت ، استفاده کنید.

همچنین در صورتی که تنها یکی از شماره های ثبت و یا سریال برای شما کافیست میتوانید کادر شماره چهار را خالی رها کنید.

نکته مهم : با پرکردن کادر (۴) شماره نامه . این کادر به صورت خودکار در فرم چاپی شما چاپ میگردد.

همچنین با پرکردن هر کدام از کادرهای مربوط در این صفحه، این عبارات به صورت خودکار در فرم نامه صادره شما چاپ میگردد و نیازی نیست مجدد نامه خود را ویرایش و چاپ نمایید.

همچنین امکان تعریف قالب برای شما وجود دارد که در راهنمای زیر میتوانید آن را مشاهده نمایید.

تعریف قالب برای چاپ نامه های صادره

معرفی دبیرخانه و بایگانی سروش

خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش

۰ پاسخ

خوشحال می شویم نظرات خود را با ما در میان بگذارید.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

نوزده − ۱۰ =