نرم افزار بایگانی

نرم افزار بایگانی : در دنیای امروز که اشباع از اطلاعات است، بایگانی دقیق و منظم اسناد و نامه‌ها می‌تواند وجه ممیزه خوبی در برتری یک اداره و سازمان نسبت به سایر رقبا باشد. نرم افزار بایگانی سروش جهت بایگانی اسناد مالی و اداری به کاربران این امکان را می‌دهد که ضمن نظم بخشیدن و تسریع رسیدگی به امور، به آسانی بتوانند با گزارش‌گیری درست از اسناد، نسبت به تغییرات و پیشرفت‌های انجام شده در جهت نیل به اهداف آگاهی پیدا کنند.

نرم افزار بایگانی قابلیت بایگانی نامه ها، پرونده و پوشه ها، طبقه بندی پرونده و فایل ها در بخش‌های دلخواه، جستجوی ساده و پیشرفته برحسب موضوع یا تاریخ یا هر دسته بندی دیگر، امکان اسکن ضمائم، ضمیمه نمودن اطلاعات به فایل ها، ثبت دستورات و اقدامات و بالاخره پشتیبانی و ذخیره‌سازی اطلاعات را دارد.

خرید

برخی از تصاویر و امکانات نرم افزار

دمو ویدئویی نرم افزار سروش

امروزه با توجه به حجم انبوه اطلاعات، کسب‌و‌کارهای مختلف نیازمند سیستم دقیق و جامعی برای ثبت و گزارش‌گیری از اسناد هستند. بی‌شک بدون داشتن یک سیستم بایگانی هدفمند و سیستماتیک نمی‌توان اطلاعات را دسته بندی کرد و به اطلاعات ثبت شده دسترسی پیدا کرد. در زیر به برخی از ویژگی های مهم نرم افزار بایگانی سروش اشاره می‌کنیم.

امنیت اطلاعات

در نرم افزار دبیرخانه اطلاعات به صورت اختصاصی بر روی کامپیوتر سرور و یا کامپیوتر کاربر(نسخه غیر شبکه) با امنیت بالا ثبت میگردد. همچنین با تعیین دسترسی امکان محدود کردن کاربران جهت مشاهده اطلاعات وجود دارد.

با استفاده از بکاپ گیری های منظم برنامه تمامی اطلاعات ثبت شده در نرم افزار در سیستم اصلی سرور ذخیره می‌شوند.

بایگانی نامحدود اسناد

در برنامه سروش امکان بایگانی هر نوع سند با تعیین عناوین دلخواه برای هرکدام به همراه توضیحات و ضمائم آن‌ها به آسانی و تنها با چند کلیک وجود دارد.

تعریف کادرهای دلخواه

در نرم افزار دبیرخانه در قسمت فایل و پرونده و پوشه امکان تعریف عناوین و توضیحات مختلف وجود دارد.

خروجی اکسل و چاپ لیست

در نرم افزار بایگانی در قسمت های مختلف برنامه خروجی های مورد نیاز (اکسل و چاپ لیست) قرار داده شده اند.

ضمیمه نمودن فایل ها با فرمت دلخواه

امکان ضمیمه نمودن فایل ها با فرمت های عکس، pdf ، Word ، صوتی و تصویری فایل های فشرده (ZIP) برای هر فایل و پرونده و به صورت جداگانه

گزارش گیری دقیق و جستجوی آسان

در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش این امکان وجود دارد تا با مشخص کردن هر کدام از جزئیات مد نظر، نامه ها و یا فایل های مورد نظر خود را بیابید و خروجی اکسل و چاپ لیست دریافت کنید.

همچنین در صورتی که نیاز به پیدا کردن یک پرونده و یا فایل داشته باشید تنها با دانستن قسمتی از اطلاعات آن نامه و یا فایل به آسانی می‌توانید فایل مورد نظر را بیابید.

امکان طبقه بندی و گروه بندی فایل ها

در این برنامه امکان طبقه بندی نامه ها از نظر امنیتی و گروه بندی با توجه به نوع فعالیت شرکت و یا سازمان وجود دارد. همچنین امکان تعیین دسترسی به کاربران به گروه بندی و طبقه بندی های مد نظر وجود دارد.

ارتباط با سیستم های دبیرخانه، اداری و مالی

در هر زمان که نیاز داشتید می‌توانید به آسانی از سیستم های دیگر: دبیرخانه (جهت ثبت نامه ها) مالی (فاکتور، حسابداری، انبار و …) اداری (حضور و غیاب، CRM ، پیغام ساز و …) استفاده نمایید. نرم افزار دبیرخانه به صورت خودکار به نرم افزارهای فوق متصل میباشد و تنها با خرید هر کدام از زیر مجموعه ها، آن نرم افزار برای شما فعال می‌گردد.

امکان استفاده تحت شبکه، تک کاربره، تحت وب و تحت ویندوز

در نرم افزار بایگانی این امکان فراهم شده تا کاربران طبق نیاز خود از این سیستم استفاده نمایند.

در صورتی که نیاز داشته باشید تنها یک کاربر بر روی سیستم خود استفاده نماید میتوانید نسخه غیر شبکه را خریداری نمایید. در صورتی که میخواید در نرم افزار در بستر شبکه داخلی نصب و اجرا شود میتوانید نسخه شبکه با تعداد کاربر مد نظر خود را تهیه کنید.

همچنین این امکان وجود دارد که به صورت دور کاری و به صورت تحت وب از نرم افزار با تعداد کاربر دلخواه خود استفاده نمایید.

نسخه مناسب خود را انتخاب نمایید

کاتالوگ محصول مقایسه نسخه ها مشاوره خرید خرید

عدم محدودیت در ثبت و ذخیره اسناد

در نرم افزار بایگانی سروش امکان ثبت فایل، پرونده، پوشه به همراه جستجوی آسان و به صورت نامحدود فراهم شده است. همچنین امکان ضمیمه نمودن فایل‌های تصویری، صوتی، عکس یا اسکن به صورت نامحدود به فایل یا پوشه مد نظر در برنامه وجود دارد.

فرم بایگانی فایل ها و پوشه ها همانند تصویر مشخص شده در بالای صفحه می‌باشد. همانطور که مشاهده می‌کنید در این فرم تمامی کادرهای مورد نیاز کاربران در نظر گرفته شده است. امکان ایجاد دسترسی و محدود کردن فایل‌ها نیز پس از ثبت آن وجود دارد.

همچنین امکانات دیگر از قبیل تغییر دوره ثبتی، بایگانی نامه، ثبت وضعیت، خروجی اکسل، گزارشات و امکانات متنوع دیگر در این فرم وجود دارد.

بایگانی نامه ها و اسناد

امکان ثبت پرونده ها، زونکن، اسناد و مدارک به همراه طبقه بندی و گروه‌ بندی هر کدام در نظر گرفته شده است. شما می‌توانید تمامی اسناد خود را به راحتی، ثبت و دسته بندی کنید. در صورت نیاز، با باز کردن پوشه‌ی مورد نظر، تمامی نامه ها و مدارک مربوط به آن پوشه برای شما نمایش داده می‌شود و امکان خروجی اکسل و جستجو نیز در این قسمت وجود دارد.

همانطور که در تصاویر بالا مشاهده می‌کنید، پنجره ثبت فایل و پوشه‌ها مطابق تصاویر است. در این پنجره امکان ثبت اطلاعات تکمیلی (عناوین فرعی و توضیحات) با امکان تغییر عنوان مد نظر نیز در نظر گرفته شده است.

همچنین در این قسمت قابلیت ثبت اسکن نامه، ضمیمه اسناد، گزارش گیری، جستجوی آسان، راکد کردن پرونده، مشخص کردن کلاسه پرونده و امکانات متنوع دیگر برای آسان شدن و سیستمی کردن هرچه بیشتر امورات اداری، به صورت نامحدود تعریف شده است.

گزارش گیری در تمامی قسمت های برنامه

در نرم افزار بایگانی سروش جهت دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات ثبت شده در گذشته می‌توانید از فرم های گزارش گیری برنامه استفاده کنید. در تمامی قسمت های برنامه فرم های گزارش گیری در نظر گرفته شده و شما به راحتی می‌توانید گزارش مد نظر خود را از نامه ها فایل ها و یا پرونده ها دریافت کنید.

دریافت گزارش از برنامه مطابق تصاویر مشخص شده در بالا است. برای نمونه با فیلتر کردن تاریخ و شخص می‌توانید تمامی نامه های ثبت شده در یک بازه زمانی توسط شخص مورد نظر را مشاهده و چاپ کنید و یا خروجی اکسل از گزارش مد نظر را دریافت کنید.

برای راحتی بیشتر در قسمت گزارشات نیز فیلد جستجو قرار داده شده تا بین ردیف های گزارش گیری شده بتوانید نامه و یا فایل مد نظر خود را به آسانی پیدا کنید.

امنیت و دسترسی راحت به فایل‌ها

برای امنیت و دسترسی راحت به فایل‌ها و پوشه‌ها و ایجاد نظم در جریان امور در نرم افزار بایگانی امکان طبقه‌ ‌بندی و گروه‌بندی و تعیین شماره سریال و شناسه نامه وجود دارد. در صورتی که کاربر نیاز به دسترسی به نامه‌ها و اطلاعات سال‌های گذشته داشته باشد تنها با ورود تاریخ مورد نظر می‌تواند همه نامه های مربوط به آن تاریخ رامشاهده کند.

نمایش پیغام فوری در صورت دریافت نامه یا پیغام

با استفاده از نرم افزار جانبی پیغام رسان سیناپک، پس از ثبت پیغام و انتخاب کاربر برای ارسال پیغام (و یا ارجاع نامه در نرم افزار دبیرخانه)، پیغامی بر روی سیستم کاربر مورد نظر نمایش داده می‌شود و کاربر به راحتی می‌تواند نامه‌، پیغام و کارتابل خود را مشاهده کند.

امکان استفاده از برنامه به صورت شبکه و یا تحت وب

نرم افزار بایگانی به صورت پیش فرض و با توجه به نوع تقاضای مشتری قابلیت استفاده یک کاربر در شبکه به صورت همزمان را دارد. و در صورت نیاز به استفاده کاربران بیشتر، کافی است با هماهنگی با واحد فروش شرکت تعداد کاربران مد نظر خود را افزایش دهید. همچنین در صورتی که می‌خواهید از نرم‌افزار به صورت دورکاری یا تحت وب استفاده نمایید می‌توانید نسخه تحت وب را تهیه نمایید.

دسترسی به قسمت های مختلف

از آنجا که وجود امنیت یکی از ضرورت‌ های اصلی در امور مالی محسوب می‌شود، امکان تعریف محدودیت در بخش های مختلف برنامه در نرم افزار بایگانی تعریف شده است. بنابراین در این نسخه می توان برای هر کاربر به صورت جداگانه و یا با تعریف نقش برای کاربران به صورت کلی، دسترسی های مد نظر به قسمت های مختلف برنامه را ایجاد و یا محدود کرد.

مشاهده امکانات تحت وب

آموزش نرم افزار بایگانی

تمامی نرم افزارهای شرکت دارای کلاس آموزشی رایگان، فیلم‌های آموزشی، فایل‌های متنی آموزشی و راهنما در هر قسمت هستند.
برای مشاهده فایل‌های آموزشی نرم‌افزار بایگانی اسناد می‌توانید بر روی دکمه (فایل‌های آموزشی نرم افزار بایگانی) و برای تماشای فیلم های آموزشی دیگر نرم افزارها می‌توانید بر روی دکمه (ورود به قسمت آموزش) کلیک کنید.

فایل‌های آموزشی نرم افزار بایگانی ورود به قسمت آموزش

اجرای برنامه روی تمامی ویندوزها

نرم افزار بایگانی سروش بر روی تمامی ویندوزهای (xp – ۷ – ۸ – ۱۰ – ۱۱) نصب و اجرا می‌شود. کاربر به سرعت و آسانی می‌تواند نرم افزار را نصب کند. راهنمای نصب برنامه در لوح فشرده و در وب سایت شرکت قرار گرفته و در صورت نیاز به نصب توسط پشتیبان تنها کافیست با شماره ۰۲۱۸۸۷۴۵۴۷۴ تماس حاصل فرمایید. قابل ذکر است که تمامی نصب ها و آموزش ها در طول مدت پشتیبانی کاملا رایگان است.

همچنین با وجود قفل سخت افزاری هیچ محدودیتی برای نصب نرم افزار وجود ندارد و به دفعات در سیستم های مختلف، امکان نصب و بازگردانی اطلاعات وجود دارد.

مشاوره و دمو رایگان

کاربر گرامی جهت دمو رایگان و یا مشاوره قبل از خرید،

لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید تا در اولین فرصت با شما تماس بگیریم.

باشگاه مشتریان

با عضویت در باشگاه مشتریان از خدمات پشتیبانی به صورت ۲۴ ساعته بهرمند شوید.

شما می‌توانید از آخرین اخبار تخفیف ها و پروموشن ها و بروزرسانی های نرم افزار مطلع گردید همچنین در این قسمت امکان ارسال تیکت نیز وجود دارد.

ورود به باشگاه

پشتیبانی رایگان

تمامی محصولات نرم افزاری سیناپردازش به مدت یکسال دارای پشتیبانی رایگان هستند.

در طول مدت یکسال تمامی خدمات پشتیبانی از جمله نصب، آموزش، تنظیمات فایل اجرایی نرم افزار، تعویض قفل سوخته یا خراب و غیره به صورت کاملا رایگان انجام می‌شود.