دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری

دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری: برای مشاهده دفتر روزنامه  می بایست برروی گزینه دفتر روزنامه در منوی گزارشات کلیک کرد.

دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری (1)

در پنجره باز شده ابتدا می بایست بازه تاریخ و سال را وارد و بر روی تائید کلیک کنید.

دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری (2)

در پنجره جدید می توانید دفاتر روزنامه خود را مشاهده نمائید.دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری (3)

تعریف دفتر روزنامه

دفتر روزنامه، دفتری است که در نرم افزار حسابداری شرکتی رویداد های مالی واحد تجاری را به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند. این دفتر، اولین جایی است که معاملات و تراکنش‌های مالی در آن ثبت می‌شوند.

رویدادهای مالی پس از ثبت در دفتر روزنامه، به دفتر کل انتقال داده می‌شوند. در دفتر کل، اطلاعات هر حساب به صورت جداگانه ثبت می گردد، مانند حساب موجودی نقد و بانک، حسابهای دریافتنی تجاری، حسابهای پرداختنی تجاری و …

هر برگ از دفتر روزنامه حداقل شامل ستون های شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح (نام حساب و شرح خلاصه‌ای از رویداد مالی)، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار می‌باشد.

رویدادهای مالی در نرم افزار حسابداری به صورت بدهکار و بستانکار، و به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می شوند که این عمل در قالب سند حسابداری انجام می‌شود. هر سند حسابداری شامل شماره، تاریخ، عناوین حساب های بدهکار و بستانکار ، مبلغ بدهکار و بستانکار، و همچنین شرح کوتاهی از رویداد مالی است.

مثالی از سند حسابدار که در دفتر روزنامه نرم افزارحسابداری فروشگاهی ثبت می‌شود:

فرض کنید شرکت الف در تاریخ ۶ مرداد، ۱ میلیون ریال کالا از شرکت ب نقداً خریداری می‌کند. شرکت الف ثبت زیر را دفاتر خود انجام می‌دهد:

دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری (4)

امروزه، بیشتر شرکت‌ها  از نرم افزار حسابداری برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی استفاده می‌کنند، که این کار، نگهداری سوابق حسابداری را بطور چشمگیری ساده و آسان کرده است.

در حقیقت ، بیشتر نرم افزارهای حسابداری، یک پایگاه داده یا دیتابیس دارند که در آن به طور همزمان هر دو دفتر روزنامه و کل ذخیره و نمایش داده می‌شود. پیشرفت‌های فناوری ثبت معاملات را آسان تر کرده است و نیاز به نگهداری جداگانه هر حساب را برطرف نموده است.

وارد کردن داده‌های رویدادهای مالی در دفتر روزنامه به عنوان ثبت دفتر روزنامه شناخته می‌شود. شرکت‌ها برای هر رویداد مالی ثبت‌های جداگانه ای در دفتر روزنامه ایجاد می‌کنند. یک ثبت دفتر روزنامه شامل:

  1. شماره ردیف: به هر ثبت دفتر روزنامه یک شماره ردیف اختصاص داده می‌شود که به ترتیب ثبت در دفتر روزنامه است.
  2. تاریخ رویداد مالی
  3. کد حساب کل
  4. حساب‌ها و مبالغی که باید بدهکار و بستانکار شوند (به یاد داشته باشید، ما از حسابداری دو طرفه استفاده می‌کنیم. هر رویداد مالی باید حداقل دو حساب را تحت تأثیر قرار دهد.
  5. شرح مختصری از رویداد مالی.
  6. عطف یا شماره صفحه دفتر کل

استفاده از عناوین حساب صحیح و مشخص در ثبت‌های دفتر روزنامه بسیار مهم است. استفاده از عناوین اشتباه در نام گذاری حساب‌ها منجر به نادرست شدن صورت‌های مالی می‌شود. با این حال، در ابتدا کمی انعطاف‌پذیری در انتخاب عناوین حساب وجود دارد.

  • معیار اصلی برای انتخاب عنوان حساب این است که هر عنوان باید محتوای حساب را به طور مناسب توصیف کند.
  • هنگامی که یک شرکت عنوان خاصی را انتخاب می‌کند، باید تمام رویدادهای مالی بعدی مربوط به حساب را تحت عنوان آن حساب ثبت کند.