مدیریت نامه اداری با یک کلیک
آیا تا به حال با روند فرسایشی کار اداری روبه‌رو شده‌اید؟ اینکه پرونده‌ای قطور را به دست بگیرید و مدام بین اتاق‌های مختلف جابه‌جا شوید، مسئول مربوطه را برای امضای نهایی پیدا نکنید، در حین بالاوپایین‌رفتن از پله‌ها، نامه اداری را گم کنید و در نهایت به نتیجه دلخواه نرسید…
در مقام یک کارمند اداری، آیا تا به حال نامه اداری مهمی را گم کرده‌اید که عواقب ناخوشایندی برایتان داشته باشد؟یا به دلیل حجم انبوه نامه‌ها، ارجاع آن را به مقام بالادستی فراموش کنید و به شرکت ضرر بزرگی بزنید؟
در اداره‌ها، روزانه این اتفاقات بارها و بارها تکرار می‌شوند و مشکلات بسیاری را برای شرکت، کارمندان و ارباب‌رجوع ایجاد می‌کنند. در صورتی که چاره‌ی کار بسیار ساده است؛ مدیریت دیجیتال نامه اداری.
نامه اداری
در یک اداره، بسته به بزرگی سازمان، روزانه صدها دستور، صورت‌جلسه، بخش‌نامه و درخواست در قالب نامه اداری برای سازمان‌دهی کارها بین کارکنان جابه‌جا می‌شود. علاوه بر این، ارتباط بین اداره‌های مختلف، ارجاع پرونده ارباب‌رجوع، معاملات و … نیز با نامه اداری صورت می‌گیرد که این نوع نامه‌ها در راستای نشان‌دادن سطح شرکت و کیفیت خدمات آن نقشی اساسی دارند.
پس می‌توان از نامههای اداری به‌عنوان راهنمای پیشبرد امور سازمانی برای مدیران نام برد.
به‌صورت کلی نامههای اداری را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد که دسته دوم، خود شامل چند زیرمجموعه است:
-
- درون‌سازمانی
- برون سازمانی
- صادره
- وارده
همان‌طور که گفته شد نامههای اداری برون‌سازمانی، نقش مهمی در وجه عمومی شرکت‌ها ایفا می‌کنند و می‌توان آن‌ها را رسمی‌ترین نوع نامههای اداری دانست.
اهمیت نامههای اداری از آن رو است که به‌عنوان یک سند رسمی دارای آثار حقوقی برای اشخاص حقیقی و حقوقی هستند و می‌توان از آن‌ها در مقام دعوی یا دفاع استفاده کرد. پس مدیریت صحیح آن‌ها، نقش به‌سزایی در سرنوشت یک شرکت ایفا می‌کند.
دسته مجزایی از نامههای اداری که در هر دو گروه درون‌سازمانی و برون‌سازمانی قرار می‌گیرد، نامههای محرمانه سازمان‌هاست که درجات مختلفی را شامل می‌شود:
-
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- فوق‌سری
در این نوع نامه‌ها، امنیت مهم‌ترین عامل است که در روند سنتی و جابه‌جایی شخصی نامه‌ها، بسیار آسیب‌پذیر هستند.
مشاوره خرید نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی سروش بایگانی نامههای اداری آرشیو نامههای اداری
مدیریت نامه اداری
احتمالا در تمامی اداره‌ها، برای پیگیری نامه اداری، به دبیرخانه یا دفتر مراجعه کرده‌اید. مسئول دبیرخانه یا دفتر، نامههای مختلف را دریافت و ثبت می‌کند، آن‌ها را به مسئول مربوطه ارجاع می‌دهد و پس از مشخص‌شدن نتیجه، نامه در پایگاه اداره بایگانی می‌شود و در صورت نیازنداشتن نیز می‌توان آن را امحا کرد.
مهم‌ترین بخش کار این افراد، طبقه‌بندی و ارجاع به‌موقع نامه‌ها در جهت گردش صحیح کار در سازمان است که در صورت سهل‌انگاری یا اشتباه، عواقبی را در پی خواهد داشت. برای جلوگیری از این پیامدها، می‌توان از سیستم یکپارچه‌ای استفاده کرد تا خطاهای انسانی در آن به حداقل رسیده و روند دسترسی، پیگیری، اطلاع‌رسانی و … راحت‌تر و مطمئن‌تر انجام شود.
مدیریت دیجیتال نامه اداری
امروزه که حجم داده‌ها و ارتباطات افزایش یافته، نامه اداری در روند مکاتبات اهمیت بیشتری پیدا کرده؛ از این رو مدیریت صحیح آن نیز سخت‌تر شده است اما مدیریت دیجیتال نامههای اداری، مشکلات گفته‌شده را حل، کار اداری را تسهیل و با سرعت‌بخشیدن به روند گردش در زمان صرفه‌جویی می‌کند.
چنین روشی به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات پراکنده و متعدد خود را ثبت، مرتب‌سازی و دسته‌بندی کنید، به‌راحتی از مجموعه دلخواه گزارش بگیرید، روند وضعیت آن را بررسی و از نتایج، خروجی اکسل دریافت کنید. کار شماره‌گذاری نامه‌ها و رهگیری نیز به‌صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌شود که درصد خطا در مراحل گردش نامه را بسیار کاهش می‌دهد.
در سیستم مدیریت دیجیتال نامه اداری، می‌توان برای کاربران مختلف، دسترسی با سطوح متفاوت تعریف کرد، برای مسئولین مختلف، امضای دیجیتال تهیه و بدین ترتیب، امنیت اطلاعات و محرمانگی آن را تا حد زیادی حفظ کرد. در این فرایند، انجام هر مرحله و نتیجه آن، در قالب پیام به کارمندان و ارباب‌رجوع اطلاع داده می‌شود.
از دیگر مزایای مدیریت دیجیتال نامه اداری، کاهش هزینه‌های چاپ نامه‌ها و جابه‌جایی آن‌ها با پیک و … است که تنها با یک‌بار هزینه خرید سیستم مربوطه، کار با کیفیت بهتر و سریع‌تر انجام می‌شود.
چطور می‌توان به این سیستم یکپارچه دسترسی پیدا کرد؟
نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی سروش
سیناپردازش، سیستم مدیریت دیجیتال نامههای اداری را در قالب نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی سروش ارائه می‌کند که در آن می‌توان:
-
- نامههای وارده و صادره را ثبت
- اسناد و ضمائم آن را بایگانی
- و نامههای اداری مختلف را دسته‌بندی کرد.
- جستجوی سریع و پیشرفته
- دسترسی به نامههای پیشین
- گزارش‌گیری آسان و جامع
- تعیین دسترسی و تعریف کاربران
- امکان پیوست نامحدود
- و ارسال پیامک از دیگر امکانات این سیستم مدیریت یکپارچه نامههای اداری است.
از آنجا که در نگارش نامه اداری باید از اصول خاصی پیروی کرد، درنرم‌افزار سروش، قالب‌های معمول نامههای اداری تعریف شده که کار را برای نویسنده نامه راحت‌تر می‌کند. هر قالب جدیدی را نیز می‌توان در آن ایجاد کرد.
این نرم‌افزار در طول سالیان متوالی، بر اساس نیاز روز و بازخورد کاربران، بهبود پیدا کرده و امروزه به سیستمی ساده و کاربرپسند تبدیل شده است. با این وجود، آموزش و پشتیبانی نامحدود برای داشتن تجربه بهتری از این نرم‌افزار نیز همواره در دسترس خواهد بود.
خوشحال می شویم نظرات خود را با ما در میان بگذارید.