مدیریت مکاتبات اداری با نرم‌افزار دبیرخانه
در هر سازمانی بسته به بزرگی آن، مکاتبات اداری نقش اصلی را در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی ایفا می‌کنند. در گذشته تمامی ادارات دارای واحد یا دفتری به‌نام دبیرخانه یا بایگانی بودند که در آن یک یا چند نفر، روزانه تعداد بسیاری نامه، بخشنامه یا دستورالعمل را دریافت، ثبت، پیگیری و ارسال می‌کردند. امروزه این کار را نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی انجام می‌دهد.
گردش کار صحیح امور اداری بر کارایی کارکنان، رضایت مشتریان و ارباب‌رجوع، مراوده با سایر سازمان‌ها و در نهایت بهره‌وری یک کسب‌وکار مستقیما تاثیرگذار است. پس می‌توان دبیرخانه را مرکز امور اداری هر سازمان دانست.
از آنجا که روند کار در دبیرخانه معمولا از اصول و قاعده خاصی پیروی می‌کند و به دقت، نظم و مسئولیت‌پذیری زیاد وابسته است، استخدام فردی یا افرادی با چنین ویژگی‌هایی مشکل به نظر می‌رسد. در بهترین حالت متصدی دبیرخانه باید مدتی آموزش ببیند تا با روند کار سازمان آشنا شود که این کار انرژی، زمان و هزینه زیادی را در پی دارد.
امروزه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری کار را برای سازمان‌ها تسهیل کرده‌اند. در اینجا می‌خواهیم ببینیم چرا دبیرخانه و به‌تبع آن نرم‌افزار دبیرخانه اهمیت دارند. پس بهتر است ابتدا با وظایف دبیرخانه آشنا شویم:
نقش دبیرخانه در سازمان
برای درک اهمیت نقش دبیرخانه در سازمان، می‌توان آن را به مغز در بدن تشبیه کرد که وظیفه انتقال پیام به تمامی اعضای بدن را به عهده دارد. نامه اداری به‌مثابه پیام‌های عصبی بدن هستند که افراد را مکلف به انجام کارهای مختلف می‌کنند و اگر به‌درستی و به‌موقع به دست مسئول مربوطه نرسند، کار سازمان را مختل خواهند کرد.
به‌صورت کلی وظایف اصلی دبیرخانه را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
-
- بررسی نامه‌های دریافتی شامل امضا، پیوست، گیرنده و فرستنده
- ثبت مشخصات نامه‌ها
- ارسال نامه‌های صادره
- ارجاع نامه‌های وارده
- توزیع اطلاعیه، بخشنامه و دستورات درون‌سازمانی
فرایند کار دبیرخانه بدین شکل است که نامه‌ها پس از دریافت، شماره‌گذاری و ثبت می‌شوند، سپس آن‌ها را به مسئول یا سازمان مربوطه ارجاع یا ارسال می‌کنند. در صورت نیاز رهگیری شده و با مشخص‌شدن نتیجه بایگانی می‌شوند.
مشاوره خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش بایگانی نامه‌های اداری آرشیو نامه‌های اداری
وظیفه متصدی دبیرخانه
متصدی دبیرخانه مسئولیت اداره واحد دبیرخانه را به عهده داشته و تمام وظایف گفته‌شده را باید با دقت تمام انجام دهد و با توجه به بزرگی سازمان، این وظایف به یک یا چند نفر محول می‌شود. در واقع او مسئول مستقیم نظارت بر گردش صحیح کار یک سازمان است.
-
- شماره‌گذاری نامه‌ها
- ثبت نامه‌های اداری وارده و صادره
- تهیه پیش‌نویس نامه‌های صادره
- ثبت دستی نامه‌های فیزیکی
- ارسال نامه‌ها با فکس یا پست و پیک
- ارائه رسید نامه اداری
- بایگانی یا امحا نامه‌ها
- مدیریت و نظارت بر تمام امور دبیرخانه
در ساختار اداری سنتی، تمام این کارها را کارمندان انجام می‌دهند و تمامی مکاتبات اداری یک سازمان در محل مشخصی به‌نام دبیرخانه ضبط می‌شود و اطلاعات آن‌ها در دفاتری به‌نام اندیکاتور ذخیره می‌شود.
حال تصور کنید که وقایعی مانند خطای انسانی، بلایای طبیعی مانند آتش‌سوزی و … تمامی این داده‌ها را از بین ببرد، تکلیف چیست؟
نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی
از مزایای عصر دییجتال، ساده‌کردن کارها و افزایش امنیت اطلاعات است. نرم‌افزار دبیرخانه یکی از هزاران امکانات عصر دیجیتال است که به‌عنوان سیستمی یکپارچه، مدیریت مستندات سازمانی را بر عهده می‌گیرد.
در این نرم‌افزار فرایند کار دبیرخانه به‌صورت خودکار و با حضور یک اپراتور به‌راحتی و خیلی سریع انجام می‌شود.
ثبت دیجیتال نامه‌ها و ارجاع و ارسال آن‌ها از خطاهای انسانی جلوگیری کرده و با ارسال و ارجاع خودکار، دردسر و هزینه نامه‌های کاغذی را کاهش داده و هرگونه معطلی یا آسیب فیزیکی و گم‌شدن و … را با مدیریت صحیح گردش کار از بین می‌برد.
در گذشته، پیگیری نامه‌های اداری تنها با شماره ثبت‌شده بر روی آن ممکن بود و در صورت گم‌شدن یا مخدوش‌شدن، تقریبا نامه از دست می‌رفت اما امروزه با یک کلیک می‌توان خیلی سریع نامه‌ها را جستجو کرد و کار طبقه‌بندی آن‌ها بسیار راحت شده است که در زمان و انرژی نیز صرفه‌جویی می‌شود.
شما می‌توانید به‌صورت نامحدود به یک نامه پیوست اضافه کنید و پاراف‌های مختلف بر روی آن نوشته شود، بدون اینکه حجم پرونده زیاد یا آشفتگی در ساختار نامه ایجاد شود.
در نهایت گزارش‌گیری و پشتیبان‌گیری نرم‌افزار دبیرخانه از اطلاعات، به حفظ امنیت داده‌های سازمان و مدیریت بهتر مکاتبات کمک شایانی به کسب‌وکار شما خواهد کرد.
نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی سروش
سیناپردازش با ارائه نرم‌افزار دبیرخانه سروش تمامی ویژگی‌های گفته‌شده و امکانات متنوع دیگری را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید هرچه اصولی‌تر، حرفه‌ای‌تر و آسان‌تر نامه‌های اداری خود را مدیریت کنید.
این نرم‌افزار امکان ثبت امضای دیجیتال، اسکن ضمائم، تعریف قالب‌های جدید نامه اداری، دسترسی به برنامه ورد برای نوشتن نامه جدید، ارسال پیامک اطلاع‌رسانی، تعریف سطوح دسترسی متفاوت برای کاربران مختلف و استفاده از آن به‌صورت شبکه را فراهم می‌کند.
این نرم‌افزار بر روی تمامی ویندوزها نصب می‌شود و با داشتن محیطی کاملا فارسی، کار را برای تمامی کاربران آسان کرده است.
به این نکته نیز توجه داشته باشید که هیچ محدودیتی در تعداد نامه‌های ثبت‌شده و مخاطبین در برنامه دبیرخانه سروش وجود ندارد. علاوه بر این، شما به‌راحتی می‌توانید به تاریخچه اسناد و سوابق مکانبات دسترسی داشته و نامه‌های مدنظرتان را مشاهده کنید.
برای آشنایی بیشتر با این نرم‌افزار می‌توانید نسخه دموی آن را به‌صورت رایگان آزمایش و در صورت تمایل، نسخه اصلی را خریداری و تنها با چند جلسه آموزش، از انجام صحیح امور اداری خود مطمئن شوید.
خوشحال می شویم نظرات خود را با ما در میان بگذارید.