۸ ویژگی مهم نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب
روزانه، تا چه حد با واحد دبیرخانه ارتباط دارید؟ آیا تابه‌حال به راه‌اندازی اتوماسیون اداری یا مدیریت دیجیتال مکاتبات اداری در شرکت یا سازمان خود فکر کرده‌اید؟ از مزایای آن مانند نظم سازمانی و افزایش درآمد آگاهی دارید؟ نرم افزار دبیرخانه و بایگانی به شما در این کار کمک خواهد کرد.
اگر صاحب کسب‌وکار یا عضوی از یک سازمان باشید که روزانه با حجم زیادی از مکاتبات اداری و بخش‌نامه درون‌سازمانی و برون‌سازمانی سروکار دارید، مطمئنا از تبادل فیزیکی این نامه‌ها، روند طولانی و فرسایشی به‌نتیجه‌رسیدن آن کلافه شده‌اید و حتی پیش آمده که نامه یا دستوری در این میان گم شود، آسیب ببیند و اشتباهی سهوی در ارجاع یا ثبت آن رخ دهد.
اگر هم کارمند دبیرخانه و بایگانی باشید، باید ساعت‌ها صرف طبقه‌بندی و ثبت و ضبط نامه‌ها کنید و برای هربار پیداکردن یک سند یا نامه باید از بین انبوه نامه‌ها به دنبال آن بگردید. شاید هم مسئول نامه محرمانه‌ای بوده‌اید که در مراحل ارجاع به مسئولین مختلف، گم شده و شما بابت آن جریمه شده‌اید.
اما بد نیست بدانید که تمام این مشکلات با استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب و کارآمد به‌راحتی حل می‌شوند و دیگر نیاز نیست زمان و انرژی بسیاری را صرف یک مکاتبه ساده کنید. البته باید از میان نرم‌افزارهای مختلف، نسخه‌ای را انتخاب کنید که ویژگی‌های مدنظر شما را داشته و نیازهای سازمان را به‌خوبی برآورده کند. در ادامه فهرستی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب بیان می‌شود تا شما تصمیم‌گیری بهتری در خرید داشته باشید.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای ارتقای روش‌های سنتی و عبور از فرایند اداری کاغذی، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بهترین گزینه است. اما برای اینکه بدانید کدام‌یک از این نرم‌افزارها مناسب هستند، پس از نیازسنجی به ویژگی‌های زیر توجه کنید:
سرعت، دقت، کاربری ساده
مهم‌ترین دلیل اتوماسیون اداری، سرعت‌بخشیدن به روند امور است. اگر نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رابط کاربری ساده‌ای نداشته باشد و کاربر نتواند به‌راحتی از آن استفاده کند، به‌جای تسریع مکاتبات، فرایند اداری با مشکل مواجه خواهد شد. پس مولفه اصلی، سرعت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و کاربری ساده آن است که دقت انجام امور را نیز بالا ببرد.
امنیت اطلاعات
نامه‌های اداری معمولا در از لحاظ محرمانگی در دسته‌های مختلفی قرار می‌گیرند و هیچ سازمانی مایل به افشای مکاتبات درون‌سازمانی خود نیست. حتی گاهی تمامی کارمندان نباید به همه نامه‌ها یا دستورات دسترسی داشته باشند. پس اگر از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی استفاده می‌کنید، بحث امنیت اطلاعات را باید جدی بگیرید.
اینکه شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار چطور امنیت داده‌های شما را تامین کند، مسئله‌ای است که باید به آن توجه کنید.
امکان شخصی‌سازی
معمولا در تمامی نرم‌افزارهای اتوماسیون، قالب‌های از پیش‌تعریف‌شده‌ای برای اسناد، نامه‌ها، چک‌ها و فاکتورهای رایج وجود دارد که کار را برای کاربران ساده‌تر می‌کند اما اگر شما بخواهید از قالب‌ها و فرم‌های خاصی برای مکاتبات خود استفاده کنید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی باید قابلیت شخصی‌سازی و تنظیم و طراحی فرم دلخواه را داشته باشد.
امکان پیوست
گاهی باید به نامه‌ها و اسناد فایلی را در قالب‌های مختلف تصویر، پی‌دی‌اف و … ضمیمه کرد. پس اینکه بتوانید فایلی را اسکن و آن را به نامه خود پیوست کنید، از مزایای نرم افزار دبیرخانه و بایگانی به شمار می‌رود. پاراف یا رونوشت نامه‌ها و بخش‌نامه‌ها نیز در روند اداری بسیار رایج است.
ثبت و پیوست نامحدود
واحد دبیرخانه در هر سازمان، معمولا فضایی پر از قفسه‌هایی مملو از پرونده و زونکن است که هرکدام حاوی صدها نامه و سند هستند و تا سال‌ها در آرشیو نگهداری می‌شوند. حال اگر شما شرکت باسابقه‌ای باشید که بایگانی اسناد اهمیت زیادی در روند کارتان داشته باشد، پس از مدتی با کمبود فضا مواجه خواهید شد اما استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی که فضایی نامحدود برای ثبت و پیوست نامه‌ها ارائه دهد، شما را از فضای فیزیکی برای نگهداری نامه‌ها راحت می‌کند.
امکان بازیابی
حوادثی همچون سیل، زلزله، آتش‌سوزی یا سرقت و حتی گم‌شدن نامه‌ای در طی رفت‌وآمدهای مکرر و ارجاعات متعدد، اسناد را در معرض خطر قرار می‌دهند و ممکن است ضرر بزرگی متوجه شرکت شود. اما اگر نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شما دارای قابلیت پشتیبان‌گیری از اطلاعات باشد، این مسئله به‌آسانی حل خواهد شد.
گزارش‌گیری
گزارش‌گیری به‌عنوان امری متداول در امور اداری، معمولا زمان زیادی از کارمندان واحد دبیرخانه می‌گیرید اما با این نرم‌افزار، شما می‌توانید با توجه به مولفه‌های مختلف ثبت‌شده، بر اساس بازه زمانی، نوع نامه یا شخصی خاص گزارش تهیه کنید.
جستجوی سریع و آسان
وقتی شما با حجم زیادی سند در بایگانی مواجه باشید، هرچقدر که دسته‌بندی منظمی داشته باشند، باز هم برای پیداکردن یک نامه یا سند باید زمان زیادی را صرف کنید اما از ویژگی‌های خوب یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، جستجوی سریع و آسان هر سند تنها با یک کلیک است.
معرفی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش
شرکت نرم‌افزاری سیناپردازش، ناشر انواع نرم‌افزارهای مالی، اداری و اصناف، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش را با امکانات ویژه‌ای به بازار عرضه کرده است تا مدیریت نامه‌های اداری را بسیار راحت کند. این نرم‌افزار در طول سال‌ها با توجه به نیاز و بازخورد مشتریان، به‌روزرسانی شده و در حال حاضر، به‌صورت ۵ نسخه مجزا در دسترس است که هر یک ویژگی‌ها و امکانات مشخصی دارند.
مقایسه امکانات هریک از نسخه‌ها را در اینجا مشاهده کنید.
شما می‌توانید از این نرم‌افزار به‌صورت شبکه و با چندین کاربر نیز استفاده کنید و نکته مثبت آن، امکان تعریف دسترسی برای کاربران مختلف است که محرمانگی اطلاعات به‌خوبی حفظ شود. به‌علاوه، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش به شما این امکان را می‌دهد تا عملکرد کاربران را بررسی کنید.
همان‌طور که گفته شد، بحث امنیت داده در امور اداری اهمیت ویژه‌ای دارد. شرکت سیناپردازش با ارائه قفل سخت‌افزاری آن را تامین کرده و با پشتیبان‌گیری خودکار و دستی، بازیابی آن‌ها در صورت ازدست‌رفتن اطلاعات را امکان‌پذیر می‌کند.
طبقه‌بندی منظم، ثبت و پیوست نامحدود نامه‌ها و ضمائم، ارجاع‌دهی، امکان ثبت رونوشت با کاربری کاملا ساده، بهره‌وری فعالیت شما را افزایش می‌دهد.
نامه های صادره
شما می‌توانید با تعریف امضای دیجیتال، عملا کاغذ را از مکاتبات حذف کنید.
ارجاعات مراحل مختلف با امکان پیام‌رسانی درون شبکه‌ای، درصد انجام کار و پیشبرد روند را تضمین می‌کند. در صورتی که نرم‌افزار به پنل یا دستگاه پیامک متصل باشد، می‌توان وضعیت پیشرفت نامه را به دیگران اطلاع داد.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش می‌توانید به‌راحتی تمامی مشخصات یک نامه را جستجو و از نامه‌ها و اسناد گزارش‌های مختلف تهیه کنید.
گزارش گیری نامه ها
به این نکته مهم نیز توجه داشته باشید که خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شاید در ابتدا هزینه‌ای گزاف به نظر برسد اما مزایای بسیار آن و نقش نرم‌افزار در سرعت، سهولت و بهره‌وری کار، نیاز به نیروهای انسانی متعدد را کم کرده و پس از مدت کوتاهی باعث سوددهی و افزایش درآمد کسب‌وکار نیز می‌شود.
خوشحال می شویم نظرات خود را با ما در میان بگذارید.