کدام نرم افزار حسابداری برای کسب وکار شما مناسب تر است؟

امروزه، نرم افزار حسابداری به ابزاری ضروری و حائزاهمیت برای مدیریت مالی کسب وکارها تبدیل شده و دیگر نمی توان با قلم و کاغذ دخل و خرج را جمع وجور کرد و به امید دفتردارها نشست؛ ابزاری که اگر درست انتخاب شود، می تواند موتور رشد و موفقیت باشد و اگر اشتباه انتخاب شود، به معضلی هزینه ساز و زمان بر تبدیل خواهد شد.

در این مقاله، گام به گام با شما خواهیم بود تا بدانید چگونه مناسب ترین نرم افزار حسابداری را برای کسب وکار خود پیدا کنید؛ انتخابی هوشمندانه، دقیق و متناسب با نیازهایتان.

چرا وجود نرم افزار حسابداری در هر کسب و کاری ضروری است؟

نرم افزار حسابداری، یک ابزار دیجیتال است که کمک می کند تمامی امور مالی مانند ثبت درآمد و هزینه ها، گزارشگیری، صدور فاکتور، مدیریت پرداخت ها، محاسبه مالیات و ده ها وظیفه دیگر، به صورت دقیق و خودکار انجام شود. در واقع، این نرم افزار مانند یک حسابدار دقیق، بی خطا و همیشه بیدار، در کنار شماست؛ اما چه مزایایی دارد که در هر کسب و کاری تا این حد حائزاهمیت است؟

• کاهش خطای انسانی
• صرفه جویی در زمان
• تسهیل تصمیم گیری مالی
• آمادگی کامل و لحظه ای برای ارائه گزارش های مالیاتی

چرا انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب، تا این حد حائزاهمیت است؟

همه نرم افزارهای حسابداری شبیه هم نیستند. برخی مخصوص کسب وکارهای کوچک اند، برخی مخصوص شرکت های بزرگ؛ بعضی امکانات ساده دارند، بعضی دیگر پیشرفته اند. بنابراین اگر بدون بررسی دقیق، فقط بر اساس قیمت یا توصیه دیگران انتخاب کنید، احتمال دارد بعد از مدتی مجبور به تعویض آن شوید و این یعنی هزینه دوباره، آموزش دوباره و سردرگمی دوباره! پس چاره چیست؟

چگونه نرم افزار حسابداری مناسب خود را پیدا کنیم؟

قبل از هر چیزی،، باید بدانید دقیقاً چه می خواهید. پاسخ به این سوالات، راه را روشن تر می کند:

• کسب وکار من در چه حوزه ای فعالیت می کند؟ (تولیدی، بازرگانی، خدماتی، فروشگاهی؟)
• به چه امکاناتی نیاز دارم؟ (انبار، حقوق و دستمزد، خرید و فروش، مالیات، گزارشات مدیریتی و…)
• چه تعداد کاربر قرار است همزمان از نرم افزار استفاده کنند؟
• آیا در آینده قصد توسعه کسب وکار را دارم؟

• آیا با انواع نرم افزارهای حسابداری آشنایی اولیه دارم؟ اگر پاسختان به این سوال خیر است، راهنمای زیر برای شماست:

خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی

برای فروشگاه ها، سرعت و دقت در ثبت تراکنش ها حرف اول را می زند. نرم افزار حسابداری فروشگاهی، باید بتواند به راحتی با صندوق فروش، بارکدخوان و دستگاه های کارتخوان هماهنگ شود و همزمان با ثبت فروش، موجودی انبار را به روزرسانی کند. همچنین، ارائه گزارش های روزانه، مانده حساب مشتریان و کنترل دخل وخرج نیز، باید تنها با چند کلیک امکان پذیر باشد. اگر فروشگاهتان کوچک یا متوسط است، نرم افزاری بخرید که هم ساده باشد و هم همه نیازهای شما را پوشش دهد.

خرید نرم افزار حسابداری شرکتی

از ثبت قراردادهای بلندمدت گرفته تا حساب های پرداختنی و دریافتنی، حقوق و دستمزد، مالیات و گزارش های فصلی، شرکت ها، معمولاً با انواع عملیات مالی پیچیده تری مواجه هستند. یک نرم افزار حسابداری شرکتی خوب، باید قابلیت مدیریت چندین حساب بانکی، تفکیک هزینه ها و درآمدها و پشتیبانی از گزارش های حرفه ای مدیریتی و مالیاتی را داشته باشد. امکان تعریف سطوح دسترسی برای کارکنان مختلف نیز، یک مزیت بزرگ برای سازمان دهی امور مالی شرکت ها به حساب می آید.

خرید نرم افزار حسابداری صنفی

اصناف مختلف، نیازهای مختلف و خاص خود را دارند. برای مثال، یک طلافروشی با مسائل مالیاتی خاصی مواجه است که با یک سوپرمارکت کاملاً متفاوت است. بنابراین، خرید نرم افزار حسابداری صنفی، باید با در نظر گرفتن ویژگی های کسب و کار شما انجام شود. بهترین انتخاب، نرم افزاری است که متناسب با قوانین مالیاتی، شیوه فروش، موجودی گردانی و قیمت گذاری صنف شما طراحی شده باشد. امکان شخصی سازی و انعطاف پذیری، در این نوع نرم افزارها بسیار حائزاهمیت است.

خرید نرم افزار حسابداری سازمانی

در سازمان های بزرگ، حجم اطلاعات و پیچیدگی فرایندها بسیار بیشتر است و نرم افزار حسابداری سازمانی باید بتواند با سایر سامانه های سازمان مثل منابع انسانی، انبار، مدیریت پروژه یا اتوماسیون اداری یکپارچه شود. همچنین، توانایی تحلیل داده های مالی و ارائه گزارش های مقایسه ای و تحلیلی از بودجه، هزینه ها و درآمدها نیز، جزو نیازهای حیاتی سازمان ها و به تبع، نرم افزارهای حسابداری سازمانی است.

خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه اینترنتی

فروشگاه های آنلاین، با چالش های خاصی مثل ثبت خودکار سفارشات، محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، بررسی وضعیت پرداخت و ارسال و ارتباط با درگاه های بانکی روبه رو هستند. نرم افزار حسابداری فروشگاه اینترنتی، باید بتواند با سیستم فروش آنلاین، انبار و درگاه های پرداخت هماهنگ شود و گزارش های دقیقی از سفارشات، سود و زیان محصولات و تسویه حساب های مالی ارائه دهد.

خرید نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک و استارتاپ ها

استارتاپ ها و کسب وکارهای کوچک، معمولاً در آغاز مسیر رشد خود هستند؛ جایی که هر تصمیم مالی اهمیت بسیار زیادی دارد. در این مرحله، نرم افزاری نیاز است که هم ساده و مقرون به صرفه باشد و هم با تغییرات سریع تیم و مدل کسب وکار هماهنگ شود. نرم افزارهای حسابداری تحت وب یا ابری، با فراهم‌کردن دسترسی آسان، کاهش هزینه های زیرساختی و انعطاف بالا، انتخابی هوشمندانه برای این گروه از کسب وکارها به شمار رفته و به آنان کمک می کنند تا بدون دغدغه برای پیچیدگی های مالی، تمرکزشان را بر توسعه و رشد خود حفظ کنند.

ویژگی های مهم و تعیین کننده نرم افزار را بشناسید

مهم ترین معیارهایی که هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید بررسی کنید عبارتنداز:

·         رابط کاربری ساده و کاربردی

نرم افزار خوب، باید قابل فهم باشد؛ پیچیدگی های بی مورد فقط شما و تیمتان را سردرگم می کند؛ بنابراین، حتما قبل از خرید تست کنید که آیا بدون نیاز به آموزش حرفه ای نیز، می توانید با آن کار کنید؟

·         پشتیبانی فنی قوی

پشتیبانی پاسخگو، مانند نجات غریق در لحظات بحرانی است.

بررسی کنید که آیا شرکت ارائه دهنده، پشتیبانی تلفنی، آنلاین یا حضوری دارد؟ نظرات کاربران را نیز در این زمینه بخوانید.

·         امنیت اطلاعات

اطلاعات مالی، محرمانه ترین بخش کسب وکار شماست؛ پس باید مطمئن شوید که نرم افزار از پروتکل های امنیتی قوی استفاده کرده و پشتیبان گیری منظم دارد.

·         گزارشگیری دقیق و متنوع

یک نرم افزار حسابداری خوب، باید بتواند گزارش های متنوعی از فروش، سود و زیان، مانده حساب ها، بدهی ها و مالیات را کاملاً بی نقص و کامل ارائه دهد.

·         قیمت و ارزش واقعی

ارزان ترین گزینه، همیشه بهترین انتخاب نیست. نرم افزار باید متناسب با امکاناتی که ارائه می دهد، قیمت گذاری شده باشد.

نرم افزار حسابداری تحت وب یا دسکتاپ؟ مسئله این است!

یکی دیگر از تصمیم های مهم این است که نرم افزار حسابداری ما تحت وب (آنلاین) باشد یا دسکتاپ؟ در جدول زیر، معیارهای تعیین کننده را مشخص کرده ایم تا بتوانید باتوجه به نیازهای کسب و کار خود، بهترین انتخاب را داشته باشید:

تجربه کاربران دیگر را حتما جویا شوید

قبل از خرید هر نرم افزاری، حتماً نظر کاربران دیگر را بخوانید. چه در سایت های معتبر، چه در شبکه های اجتماعی و یا حتی پرس و جو از همکاران. تجربه های واقعی کسانی که پیش از شما از آن نرم افزار استفاده کرده اند، می تواند بهترین راهنما باشد. به عنوان مثال:

• آیا کاربران از پایداری و سرعت نرم افزار رضایت دارند؟
• پشتیبانی فنی چگونه است؟ آیا در مواقع بحرانی، پاسخگو و مؤثر هستند؟
• چه مدت است از نرم افزار استفاده می کنند و آیا همچنان به استفاده از آن ادامه می دهند یا نرم افزار خود را تغییر داده اند؟
• روند یادگیری و آموزش اولیه نرم افزار برای تیمشان چگونه بوده است؟
• آیا نرم افزار باگ یا اشکالات تکرارشونده دارد؟ اگر دارد، آیا تیم توسعه به موقع آن را رفع کرده است؟
• آیا امکانات وعده داده شده، در عمل هم مفید و کاربردی بوده اند؟
• در صورت نیاز به شخصی سازی، آیا نرم افزار انعطاف پذیر بوده است؟
• در مقایسه با نرم افزارهای دیگر، چه مزایا یا معایبی دارند که فقط در تجربه بلندمدت مشخص می شود؟

نسخه آزمایشی نرم افزار را امتحان کنید

بسیاری از نرم افزارهای حسابداری، نسخه آزمایشی یا دمو ارائه می دهند. این یک فرصت عالی است تا قبل از خرید، محیط و امکانات نرم افزار را به صورت کامل بررسی کرده، با روند کار آشنا شوید و ببینید آیا با نیازها و روحیات شما و سازمانتان سازگار است یا خیر.

از اتصال نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان مالیاتی مطمئن شوید

با اجرای قوانین جدید سازمان امور مالیاتی، اتصال نرم افزارهای حسابداری به سامانه مودیان مالیاتی برای بسیاری از کسب وکارها اجباری شده است. اگر کسب وکار شما نیز در گروه های مشمول قرار دارد، حتما می دانید که باید اسناد و فاکتورهای فروش خود را به صورت سیستمی و الکترونیکی ارسال کنید. اما نکته مهم تر اینجاست:

برخی از نرم افزارهای حسابداری یا همان نرم افزار مودیان مالیاتی، این قابلیت را بدون نیاز به خرید افزونه های اضافه یا پرداخت هزینه های گزاف، به صورت درون سیستمی و بسیار ساده تر در اختیار شما قرار می دهند.

این اتصال خودکار، چند مزیت بسیار مهم را با خود به همراه دارد:

• صرفه جویی در زمان و کاهش کاغذبازی
• حذف نیاز به بارگذاری دستی فاکتورها در سامانه
• کاهش ریسک جرائم مالیاتی به دلیل ارسال نادرست یا ناقص اطلاعات
• هماهنگی کامل با الزامات قانونی

بنابراین پیشنهاد می کنیم هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، حتماً از پشتیبانی آن برای اتصال خودکار و آسان به سامانه مودیان مطمئن شوید تا خیالتان از بابت گزارشگیری و ارسال صحیح و به موقع اطلاعات، آسوده گردد.

قیمت نرم افزار حسابداری

وقتی صحبت از قیمت نرم افزار حسابداری به میان می آید، بسیاری در اولین نگاه فقط به عددی که باید پرداخت کنند توجه می کنند؛ اما بیایید کمی عمیق تر نگاه کنیم. خرید نرم افزار حسابداری، یک هزینه نیست؛ درواقع یک سرمایه گذاری بلندمدت است که بازدهی آن در آینده، چندین برابر خواهد بود. نکته مهم اینجاست که قیمت نرم افزار، تنها در عدد پرداختی اولیه خلاصه نمی شود و باید در هنگام خرید، به سؤالات و موارد زیر نیز توجه نمود:

• آیا پشتیبانی و به روزرسانی رایگان دارد؟
• آیا در ازای مبلغی که پرداخت می کنید، امکانات و کیفیت مناسبی دریافت می کنید؟
• آیا نیاز به پرداخت های دوره ای (مثلاً سالانه) دارید یا فقط یک بار هزینه می کنید؟
• آیا خدمات جانبی مثل آموزش، نصب و راه اندازی هم در قیمت اولیه لحاظ شده است؟

در نتیجه، به جای تمرکز صرف بر عدد، روی ارزش واقعی نرم افزار تمرکز کنید. گاهی یک نرم افزار ارزان، ممکن است در آینده هزینه های پنهان زیادی را به شما تحمیل کند؛ در حالی که یک گزینه باکیفیت تر همراه با پشتیبانی قوی، قطعاً در طول زمان مقرون به صرفه تر خواهد بود.

کلام آخر

خرید نرم افزار حسابداری، مانند انتخاب یک همکار مالی دائمی برای کسب وکار شماست؛ که باید دقیق، مطمئن و متناسب با نیازهایتان باشد. فرقی نمی کند کسب وکارتان کوچک است یا در مسیر رشد؛ یک نرم افزار مناسب، همیشه می تواند سکوی پرتاب شما باشد. پس وقت بگذارید، تحقیق کنید، نیازها را مشخص کنید، امتحان کنید و بعد تصمیم بگیرید. این یعنی یک سرمایه گذاری درست و پربازده.