در بسیاری از مطب ها و کلینیک ها، تمرکز اصلی بر رسیدگی به بیماران و ارتقای کیفیت خدمات درمانی است؛ اما در پسِ این خدمات حرفه ای، بخشی مهم و ضروری به نام «مدیریت مالی» وجود دارد که بدون آن، نظم مالی از بین رفته و حتی بهترین مراکز درمانی هم دچار سردرگمی و بی نظمی می شوند. سؤال مهم اینجاست: آیا برای مدیریت امور مالی مطب، باید نرم افزار حسابداری جداگانه خریداری کرد؟
خیر! با استفاده از یک نرم افزار مدیریت مطب جامع، می توان تمام بخش های مالی، صندوق، حسابداری، نوبت دهی، ثبت پرونده بیماران و حتی انبارداری را نیز، در یک سیستم یکپارچه به راحتی مدیریت کرد. در ادامه این مقاله، دقیق تر بررسی می کنیم که این نرم افزار چگونه به شما کمک می کند تا یک مدیریت مالی حرفه ای، ساده و بی دردسر در مطب یا کلینیک خود داشته باشید.
چرا مدیریت مالی در مطب ها اهمیت زیادی دارد؟
همانطور که گفتیم، وقتی صحبت از یک مطب یا کلینیک به میان می آید، بسیاری فقط به بخش درمان فکر می کنند؛ درصورتی که در عمل، این مراکز کوچک درمانی نیز مانند هر کسب وکار دیگری، هزینه و درآمد دارند، حقوق پرداخت می کنند، با بیمه ها تسویه می کنند و نیاز به گزارش های مالی شفاف دارند. اگر امور مالی مطب با دقت مدیریت نشود، مشکلات زیادی از جمله عدم تطابق بین درآمد و هزینه، سردرگمی در پرداختی بیماران یا بدهی ها، فراموشی چک ها یا اقساط، بی نظمی در گزارش گیری، محاسبات و موارد بسیاری از این قیبل به وجود می آید. بنابراین، داشتن یک سیستم دقیق برای مدیریت صندوق و حساب ها، ضرورتی غیرقابل انکار است.
چالش های رایج در مدیریت مالی مطب ها و کلینیک ها
فرقی نمی کند کلینیک بزرگ چند تخصصی دارید یا یک مطب کوچک با تعداد بیماران محدود؛ وقتی پای مدیریت مالی به میان می آید، داستان همیشه پیچیده تر از آن چیزی است که به نظر می رسد. در بسیاری از مراکز درمانی، هنوز هم فرآیندهای مالی به صورت دستی یا با ابزارهای پراکنده و غیریکپارچه انجام می شوند. نتیجه؟ حجم بالایی از خطا، دوباره کاری و سردرگمی…
برخی از دردسرهای آشنایی که مدیران مطب ها و کلینیک ها روزانه با آن دست و پنجه نرم می کنند عبارتنداز:
- ثبت ناقص یا اشتباه دریافتی ها و پرداخت ها
- ناتوانی در پیگیری دقیق وضعیت مالی هر بیمار
- نبود گزارش‌های دقیق برای بیمه، مالیات یا مدیریت داخلی
- استفاده از چند نرم‌افزار ناهماهنگ برای نوبت‌دهی، حسابداری، انبارداری و …
- وابستگی شدید به یک نیروی خاص (مثل منشی یا حسابدار)
در حال حاضر، بهترین و کارآمدترین روش مطرح برای حل چنین مشکلاتی در مراکز درمانی، استفاده از نرم افزارهای مدیریتی است؛ اما جالب است بدانید که برخی کلینیک ها و مطب ها با وجود استفاده از این نرم افزارها نیز، همچنان به همان شیوه ی پیچیده و نامنظم سابق اداره می شوند. به نظر شما علت چیست؟
چرا برخی مطب ها با وجود استفاده از نرم افزارهای مدیریتی، هنوز بی نظم و کم بازده اند؟
همانطور که گفتیم، برخی کلینیک ها و مطب ها باوجود استفاده از نرم افزارهای به روز، هنوز هم بازدهی موردنیاز را نداشته و با هرج و مرج، بی نظمی در امور مالی و اتلاف وقت دست و پنجه نرم می کنند. دلیل این موضوع این است که در بسیاری از مطب ها، برای رسیدگی به هر بخش، از نرم افزار جداگانه ای استفاده می شود؛ یکی برای نوبت دهی، یکی برای پرونده بیماران، یکی برای حسابرسی و پرداخت مالیات، یکی برای انبار دارو، یکی برای حسابداری و … و طبیعی است که هماهنگ سازی تمام این نرم افزارها با یکدیگر، مثل کنار هم چیدن تکه های پازل ناسازگار است.
پس راه حل چیست؟
برای فرار از این چرخه تکراری، تنها یک راهکار واقعی وجود دارد: استفاده از یک نرم افزار جامع، که با دیدگاهی یکپارچه طراحی شده باشد. شاید بپرسید طراحی یکپارچه یعنی چی؟
طراحی یکپارچه، یعنی طراحی نرم افزاری که نه تنها امکان نوبت دهی، ثبت پرونده بیماران، انبارداری و ضمیمه سازی اسناد را دارد، بلکه در دل خود یک سیستم مالی دقیق، شفاف و هوشمند را نیز جای داده باشد. با چنین ابزاری، دیگر نیازی نیست برای مدیریت صندوق و امور مالی، نرم افزار جداگانه ای بخریم یا رسیدگی به امور مالی را به صورت دستی انجام دهیم و این دقیقاً همان جاییست که نرم افزار مدیریت مطب وارد میدان می شود.
نرم افزار مدیریت مطب؛ راه حلی کامل برای مدیریت مالی
یک نرم افزار مطب حرفه ای، فقط برای نوبت دهی و تشکیل پرونده بیماران طراحی نشده و بسیاری از این نرم افزارها، امروزه به ابزارهایی قدرتمند برای مدیریت مالی تبدیل شده اند. اگر نرم افزاری که در مطب خود استفاده می کنید قابلیت های زیر را دارد، دیگر نیازی به خرید نرم افزار حسابداری جداگانه نخواهید داشت:
- تعریف انواع روش های پرداختی: نقدی، کارت خوان، چک، اقساط
- ثبت هزینه ها و درآمدهای روزانه
- مدیریت صندوق و گزارش مالی روزانه/هفتگی/ماهیانه
- ثبت و پیگیری بدهی ها و بستانکاری ها
- صدور قبض، رسید و تسویه حساب بیماران
- امکان طراحی و چاپ قبض به شیوه دلخواه
- گزارش گیری برای بیمه، مالیات و …
- گزارش پرداختی بیماران، کارکرد پزشکان، پرسنل و اپراتور ها به صورت جداگانه
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت مطب در رسیدگی به امور مالی
۱. کاهش چشمگیر خطای انسانی
ثبت دستی پرداخت ها، چک ها، هزینه ها و تخفیف ها، همیشه با ریسک خطا همراه است؛ اما وقتی همه چیز به‌صورت دیجیتالی و خودکار ثبت شود، احتمال بروز خطا به صورت چشمگیری کاهش می یابد و حتی اگر منشی جدیدی استخدام شود، روند مالی مطب به دلیل استاندارد بودن سیستم، دچار اختلال نخواهدشد.
۲. دسترسی سریع به گزارش های مالی متنوع
فرقی نمی کند دنبال چه گزارشی باشید؛ درآمدهای ماهانه، دریافتی ها بر اساس پزشک یا نوع خدمات، هزینه های مصرفی کلینیک و هر فیلتر دیگری که مدنظر داشته باشید، در کم تر از چند ثانیه، می توانید گزارش مورد نظر را به صورت نموداری یا جدولی دریافت نموده و تصمیم های دقیق تری بگیرید.
۳. یکپارچگی کامل بین اطلاعات پزشکی و مالی
فرض کنید بیمار شما هزینه ویزیت را به صورت اقساط پرداخت می کند. در یک نرم افزار یکپارچه، این اطلاعات دقیقاً در کنار پرونده پزشکی بیمار ثبت می شود و در هر لحظه با باز کردن پرونده موردنظر، می توانید تاریخچه مالی او را در کنار تمامی اطلاعات و سوابق موجود، مشاهده و بررسی نمایید.
۴. کاهش هزینه ها با حذف نرم افزارهای جانبی
با یک نرم افزار همه کاره، دیگر نیازی به خرید نرم افزار حسابداری، صدور فاکتور، انبارداری یا حتی گزارش گیری مجزا نخواهدبود. تمامی امکانات موردنیاز، در یک پلتفرم جمع آوری شده که هم مقرون به صرفه است و هم برای آموزش کاربران ساده تر خواهدبود.
۵. افزایش سرعت در خدمت رسانی
هنگامی که تمامی امور مختلف مطب در یک نرم افزار انجام شوند، منشی یا مسئول پذیرش، دیگر نیازی به جابه جایی بین چند سیستم مختلف و یا انتقال اطلاعات از سیتمی به سیستم دیگر را نخواهدداشت. ثبت و تسویه حساب نیز، فقط چند ثانیه طول می کشد و این یعنی زمان بیشتر برای رسیدگی به بیماران.
۶. بهبود تجربه بیمار
بیمارانی که خدمات مالی خود را شفاف و بی معطلی دریافت می کنند، حس بهتری از مراجعه به مطب خواهندداشت. صدور قبض دقیق، ارائه رسید پرداخت، اطلاع رسانی درباره اقساط یا بدهی ها و … همه باعث می شود تجربه مالی بیمار به اندازه تجربه درمانی او رضایت بخش باشد.
۷. اطمینان از امنیت اطلاعات مالی
اطلاعات مالی، یکی از حساس ترین بخش های هر مطب یا کلینیک است. یک نرم افزار مدیریت مطب حرفه ای، با رمزنگاری اطلاعات و بک آپ گیری منظم، خیال شما را ازبابت امنیت اطلاعات راحت می کند.
کلام آخر
مدیریت موفق یک مطب یا کلینیک، فقط در تشخیص های درست یا خدمات درمانی باکیفیت خلاصه نمی شود. نظم مالی، شفافیت در دریافتی ها و کنترل دقیق بر هزینه ها نیز، به همان اندازه حائزاهمیت است. خبر خوب این که برای این کار، نیازی به ابزارهای پیچیده یا خرید چندین نرم افزار مختلف نخواهید داشت. فقط کافیست نرم افزار مدیریت مطب یا کلینیکی را انتخاب کنید که علاوه بر نوبت دهی و پرونده بیماران، بخش مالی شما را نیز به صورت کامل پوشش دهد.
نرم افزار مطب سینا، دقیقاً یکی از همین ابزارهای همه کاره است. این نرم افزار با طراحی یکپارچه، تمام امکانات موردنیاز برای مدیریت کامل یک مطب یا کلینیک را در اختیارتان قرار داده و علاوه بر قابلیت های پایه، امکان سفارشی سازی کامل را نیز به کاربران خود ارائه می دهد؛ یعنی هر ویژگی خاصی که متناسب با نوع فعالیت، تخصص یا سبک کاری شما نیاز باشد، تیم پشتیبانی سیناپردازش آماده طراحی آن است. با مطب سینا، شما فقط یک نرم افزار خریداری نمی کنید، بلکه یک شریک هوشمند در مسیر رشد، نظم و بهر وری مطب خود خواهیدداشت. برای مشاوره رایگان و دریافت اطلاعات بیشتر، می توانید همین حالا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
