ارسال صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه مودیان، یکی از مهم ترین تکالیف مالیاتی برای کسب وکارهاست؛ با این حال، بسیاری از مودیان به دلیل خطاها و ناهماهنگی های فنی یا فرآیندی، با مشکلاتی مواجه می شوند که می تواند منجر به تأخیر، برگشت وجوه یا حتی جریمه شود. در این مقاله، با تمرکز بر مهم ترین اشتباهاتی که در ارسال صورتحساب الکترونیکی رخ می دهند + راه حل های کاربردی آن ها، ضمن تشریح نقش ابزارهایی مانند « نرم افزار واسط سامانه مودیان» و « نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیکی»، به شما کمک می کنیم با خیال آسوده تر این فرآیند را پیش ببرید.
۱. ورود اطلاعات مالیاتی یا اطلاعات مشتری به صورت نادرست
اولین و شاید رایج ترین خطا، ثبت اشتباه در اطلاعات پایه است. شماره اقتصادی خریدار، شناسه ملی فروشنده یا شناسه یکتای صورتحساب اگر حتی یک رقم نادرست داشته باشند، سامانه خطا می دهد و ارسال را نمی پذیرد. خطاهایی مثل «مقدار فیلد شماره اقتصادی خریدار با اطلاعات سامانه منطبق نیست» نمونه ای از این مورد است.
راه حل: قبل از هر ارسال، داده های مشتریان و فروشندگان را با اطلاعات سامانه تطبیق دهید. استفاده از نرم افزاری که امکان استعلام شماره اقتصادی را به صورت خودکار داشته باشد، خطا را به حداقل می رساند. هنگام جستجو برای دانلود نرم افزار سامانه مودیان، به این ویژگی دقت کنید؛ چون این یکی از امکانات کلیدی نسخه های حرفه ای است.
۲. محاسبه نادرست مبلغ یا مالیات بر ارزش افزوده
اشتباه در جمع مبالغ، محاسبه تخفیف یا نرخ مالیات، یکی دیگر از خطاهای متداول در ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان است. در بسیاری از موارد، مبلغ نهایی یا مالیات بر ارزش افزوده به درستی محاسبه نمی شود و صورتحساب از سوی سامانه رد می گردد.
راه حل: نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیکی، باید امکان کنترل خودکار محاسبات را داشته باشد. برخی از نسخه های تجاری، ماژول «بررسی فرمول و نرخ مالیات» دارند که قبل از ارسال، خطاهای موجود را هشدار می دهد. هنگام مقایسه قیمت نرم افزار سامانه مودیان، دقت کنید که این ماژول، در بسته انتخابی شما وجود داشته باشد.
۳. انتخاب الگوی صورتحساب یا نوع صورتحساب اشتباه
در سامانه مودیان، الگوی صورتحساب متناسب با نوع فعالیت (خرد، عمده، صادراتی، خدماتی و…) تعیین می شود. استفاده از الگوی نادرست، خطاهای متعدد ایجاد می کند؛ مثلاً صدور صورتحساب صادراتی با نرخ مالیات مثبت، باعث رد فاکتور شما می شود.
راه حل: بهترین نرم افزار واسط سامانه مودیان به شما این امکان را می دهد تا الگو را به صورت خودکار انتخاب کنید. کافیست هنگام تنظیم، نوع فعالیت را مشخص کنید تا نرم افزار قالب، نرخ مالیات و فیلدهای مرتبط را بر اساس آن تطبیق دهد.
۴. ارسال دیرهنگام یا در بازه زمانی نامناسب
تأخیر در ارسال یا ارسال در زمان هایی که سامانه با ترافیک بالا روبه روست، باعث توقف یا برگشت صورتحساب می شود. در این حالت، وضعیت ارسال روی «در انتظار» یا «رد شده» باقی می ماند.
راه حل: نرم افزارهایی که امکان زمان بندی ارسال دارند، از بروز این مشکل جلوگیری می کنند. قابلیت ارسال دسته ای (Batch) نیز باعث می شود در بازه های خلوت تر، تمام فاکتورها یک جا ارسال شوند.
۵. ناسازگاری نرم افزار واسط مودیان با نسخه جدید سامانه
یکی از مشکلات پنهان اما مهم، استفاده از نرم افزارهایی است که با نسخه های جدید سامانه مودیان هماهنگ نیستند. این ناسازگاری ها، گاهی بدون هشدار قبلی باعث خطا در ارسال صورتحساب می شوند.
راه حل: پیش از نصب یا استفاده از نرم افزار واسط سامانه مودیان رایگان یا پولی، مطمئن شوید که شرکت توسعه دهنده، پشتیبانی منظم و به روزرسانی های مستمر ارائه می دهد. در نگاه اول نسخه های رایگان به صرفه اند، اما نبود پشتیبانی فنی می تواند خسارت های بیشتری ایجاد کند.
۶. خطا در شناسه کالا یا خدمات
اگر شناسه کالا یا خدمات اشتباه باشد یا در فهرست رسمی مالیات ثبت نشده باشد، سامانه خطا می دهد و معمولاً پیام هایی مانند «شناسه کالا معتبر نیست» یا «کالا در فهرست وجود ندارد» ظاهر می شود.
راه حل: نرم افزار واسطی انتخاب کنید که به پایگاه شناسه کالا متصل باشد و هنگام ورود، امکان جستجو و انتخاب از فهرست رسمی را بدهد.
۷. خطا در نوع روش تسویه یا وضعیت پرداخت
ثبت اشتباه در روش پرداخت (مثلاً ترکیب نقدی و اعتباری در یک ردیف) باعث خطای سیستمی در سامانه می شود.
راه حل: برای هر روش پرداخت، ردیف جداگانه ثبت کنید. نرم افزارهای پیشرفته این تفکیک را به صورت خودکار انجام می دهند و از بروز خطا جلوگیری می کنند.
۸. خطا در اتصال به وب سرویس یا سامانه جمع آوری
قطع موقت ارتباط میان نرم افزار واسط و سرور سازمان امور مالیاتی، گاهی باعث بروز خطای «Timeout» یا «عدم اتصال به وب سرویس» می شود.
راه حل: اگر این پیام ها تکرار شد، نرم افزار را به روزرسانی کنید یا از نسخه هایی استفاده کنید که ارتباط خودکار مجدد دارند. در نسخه های قدیمی یا رایگان، این مشکل بیشتر دیده می شود.
۹. خطا در امضای الکترونیکی یا گواهی امضا
اگر گواهی امضا منقضی شده یا در نرم افزار به درستی تعریف نشده باشد، صورتحساب رد می شود.
راه حل: تاریخ اعتبار گواهی امضا را پیش از ارسال بررسی کنید و از نرم افزاری استفاده کنید که ماژول امضای دیجیتال داخلی داشته باشد تا نیازی به تنظیم دستی نداشته باشید.
۱۰. خطا در شناسه یکتا یا قرارداد با شرکت معتمد
گاهی شناسه یکتا تکراری است یا قرارداد با شرکت معتمد منقضی شده است.
راه حل: وضعیت قرارداد را از داخل سامانه بررسی کنید. نرم افزارهای معتبر، شناسه یکتا را به صورت خودکار تولید می کنند و احتمال بروز چنین خطایی را از بین می برند.
۱۱. خطا در قالب داده های XML
سامانه مودیان، فقط فایل هایی را می پذیرد که ساختار XML آن ها مطابق استاندارد تعریف شده باشد و کوچک ترین تغییر در تگ ها یا ترتیب داده ها، باعث خطا می شود.
راه حل: هیچ وقت فایل XML را دستی ویرایش نکنید. در هنگام انتخاب و دانلود نرم افزار سامانه مودیان، مطمئن شوید خروجی XML آن استاندارد و معتبر است.
۱۲. خطا در تاریخ و زمان صورتحساب
اگر زمان صدور صورتحساب با زمان ثبت در سامانه مغایرت داشته باشد، ارسال فاکتور پذیرفته نمی شود.
راه حل: از نرم افزارهایی استفاده کنید که زمان سیستم را با سرور سامانه همگام می کنند تا هیچ مغایرتی در تاریخ رخ ندهد.
۱۳. خطا در نحوه محاسبه تخفیف ها یا مجموع فاکتور
ثبت هم زمان تخفیف عددی و درصدی، باعث بروز خطا در جمع کل فاکتور می شود.
راه حل: فقط یکی از انواع تخفیف را برای هر ردیف انتخاب کنید. نرم افزارهای واسط سامانه مودیان، وجود مغایرت در تخفیف ها را پیش از ارسال هشدار می دهند.
۱۴. خطاهای ناشی از به روزرسانی ناقص نرم افزار
گاهی فایل های نسخه قبلی، بعد از به روزرسانی کامل پاک نمی شوند و تداخل ایجاد می کنند.
راه حل: پیش از نصب نسخه جدید، نسخه قبلی را کامل حذف کنید و از اطلاعات خود پشتیبان بگیرید. ضمناً نرم افزارهایی را انتخاب کنید که قابلیت به روزرسانی خودکار و ایمن دارند.
کلام آخر
بررسی این خطاها، نشان می دهد که بخش زیادی از مشکلات ارسال صورتحساب الکترونیکی، نه از پیچیدگی سامانه، بلکه از ابزارها و فرآیندهای ناهماهنگ به وجود می آید. برای کاهش خطا و صرفه جویی در زمان، سه گام کلیدی را همیشه به خاطر بسپارید:
- دقت در وارد کردن داده های پایه (مشتری، کالا، شناسه ها)
- استفاده از نرم افزار واسط مطمئن و به روز
- آموزش مستمر کاربران و کنترل دوره ای فرآیند ارسال.
اگر باز هم سوالی درباره خطاهای موجود در سامانه مودیان، روش حل آن ها، انتخاب نرم افزار، مقایسه گزینه ها یا قیمت نرم افزار سامانه مودیان دارید، می توانید همین حالا با تیم پشتیبانی سیناپردازش تماس حاصل فرمایید.
