وقتی به پشت صحنه سازمان ها و کسب وکارهای موفق نگاه می کنیم، چیزی فراتر از محصول خوب یا تیم توانمند می بینیم؛ یک سیستم سازی اصولی. سیستمی که بدون وابستگی به حضور مداوم مدیر یا افراد خاص مجموعه، مثل یک موتور منظم کار می کند. همین تفاوت کوچک، مرز باریک میان یک کسب وکار معمولی و یک سازمان ماندگار است؛ اما پرسش مهم اینجاست: سیستم سازی کسب و کار چیست و برای پیاده سازی آن به چه ابزارهایی نیاز داریم؟
سیستم سازی در کسب وکار به چه معناست؟
سیستم سازی، به معنای طراحی یک ساختار منظم از فرآیندها، ابزارها و دستورالعمل هاست که باعث می شود سازمان یا کسب وکار شما، مستقل از افراد کلیدی، با همان کیفیت و سرعت همیشگی کار کند. در یک کسب وکار سیستم سازی شده:
- وظایف مشخص و قابل تکرارند.
- جریان اطلاعات شفاف و قابل پیگیری است.
- تصمیم گیری ها بر پایه داده ها صورت می گیرند؛ نه صرفاً سلیقه افراد.
به زبان ساده، سیستم سازی یعنی تبدیل کسب وکار شما به ماشینی دقیق و قابل اعتماد که همیشه عملکردی ثابت داشته باشد؛ حتی اگر مدیران مجموعه حضور نداشته باشند.
چرا سیستم سازی برای رشد سازمان ضروری است؟
تمام کسب وکارها، در مسیر رشد با برخی موانع مواجه می شوند؛ مثلا:
- کارها روی هم تلنبار می شود.
- اطلاعات پراکنده و مفقودی هزینه ساز می شوند.
- تصمیم گیری ها زمان بر و پر از خطا هستند.
اگر همه چیز روی شانه های یک یا دو نفر باشد، مسلماً توسعه غیرممکن خواهد شد. سیستم سازی کمک می کند تا:
- بهره وری افزایش پیدا کند؛ چون هرکس دقیقاً می داند چه وظیفه ای دارد.
- کیفیت خدمات ثابت بماند؛ حتی وقتی کارکنان جابه جا می شوند.
- مدیر از کارهای روزمره رها شود و بتواند روی استراتژی و رشد تمرکز کند.
- و هزینه های ناشی از دوباره کاری و بی نظمی ها کاهش یابد.
اشتباه رایج مدیران در سیستم سازی
برخی مدیران فکر می کنند سیستم سازی یعنی خرید چند نرم افزار و استخدام افراد جدید. در حالی‌که اصل ماجرا در هماهنگی این ابزارها و اجرای دقیق فرآیندهاست. برای مثال، اگر یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خریداری شود اما کارمندان آموزش نبینند یا به درستی از آن استفاده نکنند، نتیجه همان بی نظمی سابق، مازاد بر هزینه خرید نرم افزار خواهد بود.
ابزارهای موردنیاز برای سیستم سازی کسب وکار
سیستم سازی، فقط یک شعار نیست و به ابزارهایی نیاز دارد که نظم و انسجام موردنظر را ایجاد و حفظ کنند. برخی از مهم ترین این ابزارها عبارتنداز:
· نرم افزار مدیریت پروژه
برای تعیین و تقسیم وظایف، زمان بندی، پیگیری پیشرفت و جلوگیری از فراموش شدن کارها.
· نرم افزارهای ارتباطی داخلی
کانال های مشخص برای گفتگو و انتقال اطلاعات و همچنین جلوگیری از گم شدن پیام ها و مکاتبات در پیام رسان های شخصی.
· نرم افزار حسابداری و مالی
برای شفافیت در گردش مالی، گزارشگیری و تصمیم گیری های دقیق تر.
· نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
برای ثبت و شماره گذاری دقیق مکاتبات، آرشیو الکترونیکی اسناد، جستجوی سریع اطلاعات و مدیریت گردش نامه ها و قراردادها به صورت منظم و قابل پیگیری.
نقش نرم افزار دبیرخانه و بایگانی در سیستم سازی سازمانی
هیچ کسب وکاری بدون مدیریت صحیح اطلاعات و مستندات، نمی تواند سیستم سازی واقعی داشته باشد. همانطور که می دانید، روزانه صدها نامه، قرارداد، صورت جلسه و فایل در یک شرکت یا سازمان تولید می شود؛ که اگر به درستی مدیریت نشوند، نتیجه چیزی جز بی نظمی، اتلاف وقت و حتی خسارت های مالی نخواهد بود.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، دقیقاً برای حل همین مشکل طراحی شده است. این نرم افزار:
- ثبت و شماره گذاری خودکار مکاتبات را انجام می دهد.
- امکان جستجوی سریع اسناد را فراهم می کند.
- دسترسی افراد مختلف را بر اساس سطح مجاز مشخص می سازد.
- آرشیو الکترونیکی ایجاد می کند تا مدارک گم نشوند.
- و مسیر ارجاع و گردش نامه ها را شفاف می کند.
تصور کنید در یک سازمان، پیدا کردن یک قرارداد فقط چند ثانیه زمان ببرد نه چند ساعت. همین یک تغییر کوچک، یعنی صرفه جویی در هزینه، افزایش سرعت تصمیم گیری و بالا رفتن اعتبار شرکت نزد مشتریان.
پیوند نرم افزار دبیرخانه با سایر ابزارهای سیستم سازی
قدرت اصلی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی زمانی آشکار می شود که با دیگر ابزارهای مدیریتی پیوند بخورد. برای مثال:
- وقتی با نرم افزار مدیریت پروژه یکپارچه شود، اسناد پروژه کاملا ًدقیق و قابل پیگیری خواهند بود.
- وقتی با سیستم حسابداری همگام شود، اسناد مالی و قراردادها همیشه در دسترس واحد مالی قرار می گیرند.
- وقتی با اتوماسیون اداری ترکیب شود، دیگر نیازی به تکرار کارها در چند نرم افزار مختلف نخواهد بود.
به همین دلیل است که کارشناسان مدیریت معتقدند بدون یک سیستم بایگانی و دبیرخانه قدرتمند، هیچ کسب وکاری نمی تواند واقعاً سیستم سازی کند.
نقش نرم افزار حسابداری در سیستم سازی سازمانی
هیچ سیستمی بدون مدیریت درست مالی معنا پیدا نمی کند. حتی اگر فرآیندها، بایگانی و ارتباطات شما منظم باشد، در نهایت همه چیز به عدد و رقم گره می خورد. سود، زیان، هزینه ها، بدهی ها و طلب ها، زبان واقعی سلامت یک کسب وکار هستند. اگر این بخش به صورت سنتی و دستی مدیریت شود، احتمال خطا، تأخیر و تصمیم گیری اشتباه بسیار زیاد خواهد بود. اینجاست که نرم افزار حسابداری به عنوان یک ابزار کلیدی در سیستم سازی وارد میدان شده و ضمن ایجاد شفافیت کامل، سرعت و دقت امور مالی را نیز بالا افزایش می دهد. برخی از قابلیت های مهم این نرم افزار عبارتنداز:
- ثبت خودکار و دقیق تراکنش ها
دیگر خبری از خطاهای انسانی در دفاتر کاغذی نیست.
- ارائه گزارش های فوری
مدیر می تواند تنها با چند کلیک، وضعیت مالی شرکت را ببیند.
- مدیریت نقدینگی و جریان پول
جلوگیری از کمبود سرمایه در گردش، که شایع ترین مشکل کسب وکارهاست.
- یکپارچگی با سایر سیستم ها
وقتی نرم افزار حسابداری به نرم افزار دبیرخانه و بایگانی متصل شود، قراردادها، فاکتورها و اسناد مالی به صورت منظم در دسترس و در یک محیط یکپارچه قرار دارند.
به بیان ساده، نرم افزار حسابداری مغز مالی سیستم سازی است و بدون آن، تصمیم گیری ها کورکورانه خواهد بود؛ اما با داشتن چنین ابزاری، مدیر می تواند ضمن پیشبینی آینده مالی شرکت، هزینه ها را کنترل نموده و مسیر رشد را با اطمینان بیشتری طی کند.
چگونه سیستم سازی را شروع کنیم؟
- مستند کنید: ابتدا فرآیندهای فعلی سازمانتان را بنویسید.
- ضعف ها را شناسایی کنید: کجا وقت زیادی تلف می شود؟ کجا اطلاعات گم می شوند؟
- ابزار مناسب انتخاب کنید: مثل نرم افزار دبیرخانه برای مدیریت اسناد
- کارکنان را آموزش دهید: همانطور که گفتیم، حتی بهترین نرم افزار هم بدون کاربر آموزش دیده بی فایده است.
- اندازه گیری و اصلاح کنید: همیشه به یاد داشته باشید که سیستم سازی یک پروسه یکباره نیست و باید دائماً بهبود یابد.
کلام آخر
سیستم سازی، فقط یک انتخاب نیست بلکه لازمه بقا و رشد هر کسب وکاری است و بدون وجود آن، شرکت ها گرفتار روزمرگی، دوباره کاری و آشفتگی می شوند. ابزارهای زیادی برای سیستم سازی اصولی وجود دارد؛ که در صدر آن ها، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و نرم افزار حسابداری قرار دارند؛ چرا که مدیریت درست اطلاعات، حساب و کتاب اصولی و گزارشگیری صحیح، ستون اصلی هر سیستم پایدار است.
اگر می خواهید کسب وکار شما نیز از مرحله وابستگی به افراد عبور کرده و به سازمانی قدرتمند، منظم و قابل توسعه تبدیل شود، از همین امروز به سراغ خرید ابزارهای اصولی بروید و اجازه دهید سیستم ها به جای شما کار کنند.
