امنیت اطلاعات بیماران یکی از مهم ترین مسئولیت های هر مطب و کلینیک است. با دیجیتالی شدن پرونده های پزشکی، خطر نشت یا از بین رفتن اطلاعات نیز افزایش یافته است. جالب اینکه بسیاری از این مشکلات نه به دلیل هک شدن سیستم، بلکه بر اثر خطاهای انسانی، سطح دسترسی نامناسب یا نبود نسخه پشتیبان رخ می دهند.
حفاظت از اطلاعات بیماران فقط به خرید یک نرم افزار محدود نمی شود؛ بلکه به رعایت مجموعه ای از اصول امنیتی و مدیریتی وابسته است.
چرا امنیت اطلاعات بیماران اهمیت زیادی دارد؟
پرونده پزشکی تنها شامل نام و شماره تماس بیمار نیست. این پرونده ممکن است سوابق بیماری، نسخه های درمانی، تصاویر پزشکی، نتایج آزمایش، اطلاعات بیمه، پرداخت ها و حتی فایل های شخصی بیمار را در خود نگهداری کند. افشای هر کدام از این اطلاعات می تواند پیامدهای جدی برای بیمار و مرکز درمانی داشته باشد.
از طرف دیگر، اعتماد بیماران یکی از مهم ترین سرمایه های هر مطب است. اگر بیماران احساس کنند اطلاعات آنها به راحتی در دسترس افراد غیرمجاز قرار می گیرد، احتمال بازگشت آنها کاهش پیدا می کند.
به همین دلیل، امنیت اطلاعات بیماران باید از همان ابتدای انتخاب نرم افزار و طراحی فرآیندهای کاری مورد توجه قرار گیرد؛ نه زمانی که یک مشکل امنیتی رخ داده باشد.
مهم ترین عواملی که اطلاعات بیماران را تهدید می کنند
بسیاری تصور می کنند تنها خطر موجود، هک شدن سیستم است؛ در حالی که واقعیت چیز دیگری است. در بسیاری از مراکز درمانی، عامل اصلی نشت اطلاعات، اشتباهات داخلی است.
استفاده مشترک از یک حساب کاربری
گاهی همه کارکنان با یک نام کاربری وارد نرم افزار می شوند. در این شرایط مشخص نیست چه کسی اطلاعاتی را مشاهده، ویرایش یا حذف کرده است.
داشتن حساب کاربری اختصاصی برای هر پزشک، منشی یا اپراتور، یکی از پایه های اصلی امنیت اطلاعات بیماران محسوب می شود.
سطح دسترسی نامناسب کاربران
همه کارکنان نباید به تمام اطلاعات دسترسی داشته باشند.
برای مثال:
- منشی به اطلاعات پذیرش و نوبت دهی نیاز دارد.
- حسابدار به اطلاعات مالی نیاز دارد.
- پزشک باید به پرونده پزشکی دسترسی داشته باشد.
- مدیر مجموعه باید گزارش های مدیریتی را مشاهده کند.
تعریف دقیق سطوح دسترسی کاربران باعث می شود حتی در صورت بروز اشتباه انسانی، حجم اطلاعات قابل دسترس محدود باشد.
استفاده از رمزهای عبور ضعیف
رمزهایی مانند:
- ۱۲۳۴۵۶
- admin
- شماره موبایل
- تاریخ تولد
هنوز هم در بسیاری از مراکز درمانی استفاده می شوند.
استفاده از رمزهای قوی، تغییر دوره ای رمز عبور و فعال کردن احراز هویت چند مرحله ای (در صورت وجود)، احتمال دسترسی غیرمجاز را به شکل قابل توجهی کاهش می دهد.
چگونه خطاهای انسانی را کاهش دهیم؟
بخش بزرگی از مشکلات امنیتی، نه به دلیل ضعف نرم افزار، بلکه به دلیل اشتباه کاربران ایجاد می شود.
نمونه هایی از این خطاها عبارتند از:
- باز گذاشتن سیستم هنگام ترک میز کار
- ارسال فایل بیمار در پیام رسان اشتباه
- ذخیره اطلاعات روی فلش شخصی
- اشتراک گذاری رمز عبور با سایر کارکنان
- باز کردن فایل های ناشناس یا مشکوک
به همین دلیل، آموزش کارکنان باید بخشی ثابت از برنامه مدیریت مطب باشد. حتی بهترین نرم افزار نیز بدون آموزش صحیح کاربران نمی تواند امنیت اطلاعات بیماران را تضمین کند.
استفاده از پیام رسان های شخصی برای انتقال اطلاعات بیماران می تواند ریسک نشت اطلاعات را افزایش دهد. در مقاله ارتباط داخلی در مطب و کلینیک راهکار مناسب این موضوع را توضیح داده ایم.
ثبت لاگ فعالیت کاربران؛ ابزاری برای افزایش شفافیت
لاگ فعالیت چیست؟
یکی از قابلیت هایی که بسیاری از مدیران هنگام خرید نرم افزار به آن توجه نمی کنند، ثبت لاگ فعالیت کاربران است.
در این قابلیت، سیستم تمام فعالیت های مهم را ثبت می کند؛ مانند:
- ورود کاربران
- ویرایش پرونده
- حذف اطلاعات
- چاپ پرونده
- تغییر تنظیمات
- ثبت یا حذف اسناد
در صورت بروز مشکل، مدیر مجموعه می تواند بررسی کند چه عملی، در چه زمانی و توسط چه کاربری انجام شده است.
این قابلیت علاوه بر افزایش امنیت اطلاعات بیماران، باعث افزایش مسئولیت پذیری کارکنان نیز می شود.
رمزگذاری اطلاعات؛ اولین خط دفاعی در برابر دسترسی غیرمجاز
رمزگذاری (Encryption) یکی از موثرترین روش های محافظت از اطلاعات دیجیتال است. در این روش، اطلاعات به شکلی ذخیره یا منتقل می شوند که بدون کلید رمزگشایی قابل خواندن نباشند.
برای مثال، اگر هارد دیسک یک رایانه سرقت شود یا اطلاعات در مسیر انتقال رهگیری شوند، داده های رمزگذاری شده برای افراد غیرمجاز قابل استفاده نخواهند بود.
البته رمزگذاری به تنهایی کافی نیست. این قابلیت زمانی بیشترین تاثیر را دارد که در کنار مدیریت صحیح کاربران، رمزهای عبور مناسب و نسخه پشتیبان استفاده شود.
رمزگذاری هنگام انتقال اطلاعات
در بسیاری از مطب ها، پرونده ها بین رایانه های مختلف، نسخه تحت وب یا سرور جابه جا می شوند. اگر این انتقال بدون پروتکل های امن انجام شود، احتمال رهگیری اطلاعات وجود دارد.
استفاده از ارتباطات رمزگذاری شده، به ویژه در نرم افزارهای تحت وب، یکی از الزامات افزایش امنیت اطلاعات بیماران است.
نسخه پشتیبان؛ راهکاری برای جلوگیری از دست رفتن اطلاعات
بسیاری از مدیران تصور می کنند نسخه پشتیبان فقط زمانی کاربرد دارد که سیستم خراب شود؛ در حالی که حذف اشتباهی اطلاعات، خرابی هارد، آلودگی به باج افزار یا حتی خطای کاربران نیز می تواند باعث از بین رفتن پرونده های بیماران شود.
داشتن یک برنامه منظم برای تهیه نسخه پشتیبان باعث می شود اطلاعات در چنین شرایطی قابل بازیابی باشند.
یک نسخه پشتیبان کافی نیست
برای کاهش ریسک، بهتر است نسخه های پشتیبان در چند محل مختلف نگهداری شوند؛ برای مثال:
- نسخه روی سرور داخلی
- نسخه روی هارد اکسترنال
- نسخه خارج از محل مطب (در صورت استفاده از زیرساخت مناسب)
همچنین باید فرآیند بازیابی اطلاعات نیز به صورت دوره ای آزمایش شود. نسخه پشتیبانی که قابل بازیابی نباشد، عملا ارزشی نخواهد داشت.
امنیت شبکه داخلی مطب را دست کم نگیرید
حتی اگر بهترین نرم افزار را تهیه کرده باشید، یک شبکه ناامن می تواند تمام تلاش های شما را بی اثر کند.
چند اقدام ساده اما مهم عبارتند از:
- به روز نگه داشتن سیستم عامل
- استفاده از آنتی ویروس معتبر
- فعال بودن فایروال
- تغییر رمز پیش فرض مودم
- محدود کردن دسترسی دستگاه های ناشناس به شبکه
- استفاده از شبکه مجزا برای مراجعه کنندگان در صورت ارائه اینترنت مهمان
فایل های ضمیمه پرونده بیماران نیز باید محافظت شوند
پرونده الکترونیکی بیمار فقط شامل اطلاعات متنی نیست. بسیاری از مراکز درمانی فایل هایی مانند:
- تصاویر رادیولوژی
- نتایج آزمایش
- فایل PDF
- تصاویر قبل و بعد از درمان
- نسخه های اسکن شده
را نیز در پرونده بیماران ذخیره می کنند.
اگر این فایل ها خارج از نرم افزار و در پوشه های معمولی رایانه نگهداری شوند، احتمال دسترسی یا کپی شدن آنها افزایش پیدا می کند.
بهتر است تمام فایل های مرتبط، مستقیما داخل پرونده بیمار ذخیره شوند تا همراه با سایر اطلاعات، تحت سیاست های امنیتی سیستم قرار بگیرند.
چگونه از حملات باج افزار جلوگیری کنیم؟
یکی از بزرگ ترین تهدیدهای سال های اخیر برای مراکز درمانی، باج افزارها هستند. این بدافزارها پس از ورود به سیستم، فایل ها را رمزگذاری کرده و برای بازگرداندن آنها درخواست پول می کنند.
برای کاهش این خطر:
- از باز کردن فایل های ناشناس خودداری کنید.
- نرم افزارها را به روز نگه دارید.
- از آنتی ویروس معتبر استفاده کنید.
- دسترسی کاربران را محدود کنید.
- نسخه پشتیبان منظم تهیه کنید.
در بسیاری از موارد، وجود نسخه پشتیبان سالم باعث می شود نیازی به پرداخت باج نباشد.
ویژگی های یک نرم افزار مطب امن چیست؟
امنیت یک نرم افزار مطب فقط به داشتن رمز عبور محدود نمی شود. یک نرم افزار حرفه ای باید مجموعه ای از قابلیت های امنیتی را در اختیار پزشک و مدیر مطب قرار دهد تا از امنیت اطلاعات بیماران در شرایط مختلف محافظت شود.
مهم ترین ویژگی هایی که باید هنگام انتخاب نرم افزار به آنها توجه کنید عبارتند از:
- امکان تعریف سطح دسترسی برای پزشک، منشی، حسابدار و سایر کاربران
- ثبت لاگ فعالیت کاربران برای بررسی تغییرات و جلوگیری از سوء استفاده
- تهیه و بازیابی نسخه پشتیبان به صورت ساده و مطمئن
- رمزگذاری اطلاعات هنگام ذخیره سازی یا انتقال داده ها
- امکان به روزرسانی منظم نرم افزار برای رفع آسیب پذیری های امنیتی
- ارائه پشتیبانی فنی سریع در صورت بروز مشکلات امنیتی
هرچه این قابلیت ها کامل تر باشند، احتمال از بین رفتن یا افشای اطلاعات بیماران نیز کمتر خواهد بود. بنابراین، هنگام انتخاب نرم افزار، فقط به امکانات مدیریتی یا قیمت آن توجه نکنید؛ قابلیت های امنیتی نیز باید یکی از مهم ترین معیارهای تصمیم گیری شما باشند.
کلام آخر
امنیت اطلاعات بیماران موضوعی نیست که بتوان آن را فقط با نصب یک نرم افزار حل کرد. امنیت واقعی زمانی ایجاد می شود که زیرساخت مناسب، آموزش کارکنان، مدیریت سطح دسترسی، رمزگذاری اطلاعات، ثبت لاگ فعالیت ها و تهیه نسخه پشتیبان در کنار هم اجرا شوند.
هرچه تعداد پرونده های دیجیتال بیشتر شود، اهمیت محافظت از آنها نیز افزایش پیدا می کند. بنابراین، مدیران مراکز درمانی بهتر است پیش از وقوع مشکلات امنیتی، برای حفاظت از اطلاعات برنامه ریزی کنند. این رویکرد علاوه بر حفظ محرمانگی اطلاعات، اعتماد بیماران را نیز تقویت خواهد کرد.
