وقتی سرعت و دقت در انجام امور اداری حرف اول را می زند، استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه ضرورتی انکارناپذیر است؛ اما نکته مهم اینجاست که بسیاری از سازمان ها، هنگام خرید این نرم افزارها، دچار اشتباهاتی می شوند که نه تنها کارشان را آسا تر نمی کند، بلکه خود به منبعی از دردسرهای جدید تبدیل می شود. در این مقاله، قصد داریم رایج ترین اشتباهات شرکت ها در انتخاب نرم افزار دبیرخانه و بایگانی را بررسی کنیم؛ تا با شناخت آن ها، بتوانید با دیدی روشن تر و تصمیمی هوشمندانه تر مسیر دیجیتالی سازی سازمان خود را طی کنید.
۱. نیازسنجی نکردن؛ خرید بر پایه حدس و گمان
اولین و شاید مهم ترین اشتباه، نبود تحلیل دقیق نیازهای سازمان است. بسیاری از مدیران تنها با دیدن تبلیغات یا شنیدن توصیه دوستان، اقدام به خرید نرم افزار می کنند. در حالی‌که هر سازمان، ویژگی ها، ساختار، حجم مکاتبات و گردش اسناد خاص خود را دارد. یک شرکت کوچک با تنها چند پرسنل، قطعاً نیازی به نرم افزار پیشرفته ای ندارد که برای نهادهای دولتی بزرگ طراحی شده است. در مقابل، انتخاب نرم افزاری ساده برای سازمان های بزرگ، می تواند باعث ناکارآمدی سیستم شود. تحلیل دقیق نیازها، بررسی حجم اسناد، نوع مکاتبات، تعداد کاربران و حتی میزان دسترسی ها، باید پیش از هر اقدامی صورت گیرد.
۲. بی توجهی به قابلیت های بایگانی دیجیتال و جستجوی سریع
دومین خطای پرتکرار، نادیده گرفتن امکانات بایگانی دیجیتال است. بعضی شرکت ها به اشتباه تصور می کنند که نرم افزار دبیرخانه، فقط برای ثبت نامه های وارده و صادره طراحی شده است. در حالی‌که یکی از مهم ترین کارکردهای آن، امکان آرشیو الکترونیکی اسناد، بارگذاری فایل ها، تعیین دسته بندی و استفاده از فیلترهای جستجو است. نرم افزاری که نتواند اسناد را با سرعت، دقت و ساختار مناسب بازیابی کند، در واقع نقش بایگانی را به درستی ایفا نکرده و بعد از مدتی به یک سردرگمی دیجیتال منتهی می شود.
۳. بی اهمیت دانستن امنیت اطلاعات و سطح دسترسی کاربران
یکی دیگر از اشتباهات رایج، کم اهمیت جلوه دادن امنیت نرم افزار است. اطلاعات ثبت شده در دبیرخانه، گاه دارای ارزش حقوقی یا محرمانه اند. بدون وجود قابلیت تعیین سطح دسترسی، رمزنگاری اطلاعات و ثبت وقایع، این داده ها به راحتی در معرض خطر سوء‌استفاده یا حذف غیرعمدی قرار می گیرند. در برخی شرکت ها، هنوز هم تنها یک کاربر به تمام نامه ها و اسناد دسترسی دارد که این رویه، نه تنها غیرحرفه‌ای است، بلکه می تواند باعث بروز خطاهای جبران ناپذیر شود.
۴. خرید نرم افزار بدون توجه به یکپارچگی با سایر سیستم های شرکت
امروزه هیچ سازمانی تنها با یک نرم افزار اداره نمی شود. واحدهای مختلف مانند منابع انسانی، مالی، فروش و پشتیبانی، هرکدام سیستم خاص خود را دارند. اگر نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نتواند با این سیستم ها ارتباط برقرار کند، جریان اطلاعات دچار اختلال شده و شاهد تکرار داده ها یا ناهماهنگی در ثبت و پیگیری خواهیم بود. یک نرم افزار مناسب، باید بتواند با سایر نرم افزارهای سازمان نیز تعامل داشته باشد.
۵. نادیده گرفتن خدمات پشتیبانی و آموزش
بسیاری از سازمان ها در زمان خرید، بیشتر توجه و تمرکزشان را بر امکانات نرم افزار معطوف می کنند؛ غافل از اینکه خدمات پس از فروش، کلید موفقیت در استفاده بلندمدت از نرم افزار است. چه بسیار شرکت هایی که بعد از خرید، به دلیل ضعف در پشتیبانی یا نبود آموزش کافی، نرم افزار را به حال خود رها کرده اند. یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی حرفه ای، باید پشتوانه ای مطمئن از کارشناسان فنی و آموزش دهندگان حرفه ای داشته باشد تا در زمان نیاز، شما را تنها نگذارد.
۶. بی توجهی به تجربه و نظر کاربران دیگر
این یکی از آن اشتباهاتیست که اغلب به دلیل شتاب در خرید اتفاق می افتد. شرکت ها به جای تحقیق و بررسی عملکرد نرم افزار در سازمان های مشابه، تنها به اطلاعات سایت شرکت تولیدکننده یا دموهای تبلیغاتی اکتفا می کنند. در حالی‌که پرسش از مشتریان فعلی، مطالعه نظرات کاربران یا بررسی مطالعات موردی، می تواند بسیاری از زوایای پنهان نرم افزار را روشن کند.
۷. نادیده گرفتن به روزرسانی و آینده نگری
برخی شرکت ها در زمان خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، فقط به نیازهای فعلی خود فکر می کنند، نه آینده. نرم افزاری که قابلیت ارتقا و توسعه ندارد، در چند سال آینده به جای ابزار، به مانع تبدیل خواهد شد. شرکت ها باید بررسی کنند که آیا نرم افزار مورد نظر از نظر فنی قابل به روزرسانی است؟ آیا تیم توسعه آن فعال است؟ آیا نسخه های جدید منظم منتشر می شود؟ این ها سوالاتیست که نباید بی پاسخ بمانند.
۸. عدم بررسی طراحی رابط کاربری (UI/UX)
حتی بهترین نرم افزار هم اگر کاربرپسند نباشد، محکوم به فراموشی است. نرم افزار دبیرخانه ای که رابط کاربری ساده، روان، قابل فهم و جذابی نداشته و در عوض از طراحی های پیچیده و غیربهینه استفاده شده باشد، کاربران را سردرگم کرده و اغلب جدی گرفته نخواهد شد. تجربه کاربری، نقش بسیار مهمی در پذیرش و استفاده مستمر از نرم افزار ایفا می کند.
۹. خرید نرم افزار صرفاً به دلیل ارزان یا رایگان بودن
در برخی موارد، سازمان ها تنها ملاک خود را قیمت نرم افزار قرار می دهند و سراغ گزینه های ارزان یا رایگان می روند؛ اما باید بدانیم که نرم افزار رایگان الزاماً رایگان باقی نمی ماند! هزینه هایی مانند نبود پشتیبانی، امکانات محدود، عدم امنیت و ضعف در عملکرد، به مرور زمان خود را نشان می دهد و ممکن است هزینه های چندبرابری را به سازمان تحمیل کند. بنابراین، انتخاب نرم افزار، باید بر پایه کیفیت، کارایی و پایداری باشد؛ نه صرفاً قیمت.
چه امکاناتی از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ایده آل انتظار می رود؟
در میان انبوه نرم افزارهای موجود در بازار، تنها برخی از آن ها می توانند واقعاً پاسخگوی نیازهای سازمان ها باشند؛ اما سوال مهم اینجاست: نرم افزار ایده آل دبیرخانه و بایگانی باید دقیقاً چه امکاناتی داشته باشد؟ در ادامه، به مهم ترین قابلیت هایی که چنین نرم افزاری را از سایرین متمایز می کند، اشاره می کنیم:
- ثبت و مدیریت کامل مکاتبات وارده، صادره و داخلی
امکان دسته بندی، شماره گذاری اتوماتیک و تعیین مسیر گردش مکاتبات.
- امکان آرشیو الکترونیکی و بارگذاری فایل ها
بایگانی اسناد به صورت دیجیتال همراه با قابلیت افزودن پیوست، اسکن و نگهداری امن اطلاعات.
- سیستم جستجوی پیشرفته و فیلتر هوشمند
بازیابی سریع اسناد با استفاده از کلیدواژه ها، تاریخ، شماره نامه، نام فرستنده و سایر فیلترها.
- تعیین سطح دسترسی کاربران بر اساس نقش سازمانی
تعریف سطوح دسترسی برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز یا حذف ناخواسته اطلاعات.
- گزارشگیری دقیق و متنوع
ارائه گزارش های مدیریتی از نامه های دریافتی، ارسال شده، اسناد آرشیوی و میزان بهره وری کاربران.
- قابلیت اتصال و یکپارچه سازی با سایر سیستم ها
هماهنگی با سیستم های اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی یا ERP برای جلوگیری از دوباره کاری.
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
طراحی بصری مناسب که موجب شود کاربر با کم ترین آموزش بتواند از نرم افزار استفاده کند.
- قابلیت به روزرسانی و پشتیبانی فعال
امکان افزودن ماژول های جدید، به روزرسانی دوره ای و پاسخگویی سریع تیم پشتیبانی.
کلام آخر
خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، تصمیمی فوق العاده حائزاهمیت است که نباید با شتاب یا بدون بررسی انجام شود. پیش از خرید، حتماً نیازسنجی دقیق داشته باشید، دموهای مختلف را بررسی کنید، با کاربران دیگر مشورت کنید و از خدمات پشتیبانی و توسعه نرم افزار مطمئن شوید. به یاد داشته باشید که یک انتخاب آگاهانه، نه تنها در زمان و هزینه شما صرفه جویی می کند، بلکه آینده دیجیتال سازمانتان را نیز تضمین خواهد کرد.
