۱۰ مزیت مدیریت سازمان با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

تصور کنید وارد سازمانی می شوید که همه چیز سر جای خودش است؛ از نامه های ورودی و خروجی گرفته تا بایگانی های چندین سال پیش، همه با یک کلیک در دسترس اند، کارکنان در آرامش و نظم کار می کنند، مدیران در جریان تمام امور هستند و خبری از کاغذبازی های خسته کننده و مکاتبات گم شده نیست. راز این نظم شگفت انگیز چیست؟ پاسخ ساده است: نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

در این مقاله، ۱۰ مزیت شگفت انگیز استفاده از این نرم افزار را بررسی می کنیم. اگر شما نیز به فکر تحول در مدیریت سازمانی خود هستید، این مقاله را از دست ندهید.

۱. ساماندهی کامل مکاتبات ورودی و خروجی

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، تمام مکاتبات ورودی و خروجی سازمان به صورت دیجیتالی ثبت و دسته بندی می شوند. این یعنی هر نامه ای، چه فیزیکی و چه دیجیتال، همراه با مشخصات دقیق (تاریخ، موضوع، شماره پیگیری، فرستنده یا گیرنده) وارد سیستم می شود و هیچ سندی گم یا فراموش نخواهدشد. به کمک امکان جستجوی پیشرفته نیز، تنها با وارد کردن یک کلمه کلیدی یا تاریخ، به راحتی می توانید نامه موردنظر خود را پیدا کنید؛ چیزی که در روش سنتی به ساعت ها جستجو نیاز داشت.

۲. سرعت بیشتر در پاسخگویی به نامه ها و درخواست ها

وقتی تمامی اطلاعات در نرم افزار ثبت شده و دسترسی ها شفاف باشد، روند بررسی و پاسخگویی به نامه ها نیز به‌شکل چشمگیری تسریع خواهدشد. دیگر نیازی نیست نامه ها از یک اتاق به اتاق دیگر بگردند و یا برای تأیید تا هفته ها روی میز مدیر بمانند. نرم افزار با قابلیت ارجاع داخلی، روند پیگیری نامه ها را به صورت هوشمند و قابل ردیابی انجام داده و پاسخگویی سریع تر، رضایت بیشتر ارباب رجوع و افزایش اعتبار سازمان را به دنبال خواهدداشت.

۳. بایگانی الکترونیکی و حذف انبوهی از کاغذبازی ها

یکی از معضلات بزرگ سازمان ها، نگهداری از انبوهی از پرونده های کاغذی است؛ اما با وجود نرم افزار بایگانی، تمام اسناد به صورت الکترونیکی ذخیره و طبقه بندی می شوند و دیگر نیازی به انبارهای بزرگ، زونکن های فرسوده یا ترس از نابودی مدارک در اثر حوادثی مثل آتش سوزی و رطوبت نیست. هر پرونده، با یک کلیک قابل مشاهده است و حتی می توانید اسناد اسکن شده را به هر نامه یا پرونده دلخواه ضمیمه کنید.

۴. افزایش امنیت اسناد و اطلاعات سازمان

نرم افزارهای حرفه ای دبیرخانه، با استفاده از سطوح دسترسی پیشرفته، رمزنگاری داده ها و پشتیبان گیری منظم، امنیت اطلاعات سازمانی را به شکل بی نظیری تأمین می کنند. برخلاف بایگانی های فیزیکی که در معرض آسیب یا سوء‌استفاده اند، در این نرم افزارها فقط کاربران مجاز می توانند به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند. همچنین، با ثبت تمامی فعالیت ها در سیستم، هیچ اقدامی پنهان نمانده و شفافیت کاری تضمین می شود.

۵. یکپارچگی اطلاعات در سطح کل سازمان

یکی از ویژگی های مهم نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، ایجاد یک پایگاه داده یکپارچه برای تمام واحدهای سازمان است. یعنی هر واحد، چه اداری، چه حقوقی، مالی یا منابع انسانی، به اطلاعات مشترک و به روز دسترسی دارد. این یکپارچگی، منجر به هماهنگی بیشتر، کاهش دوباره کاری و جلوگیری از تناقض در اطلاعات می شود؛ چیزی که در سازمان های بزرگ به شدت حیاتی و حائزاهمیت است.

۶. صرفه جویی در زمان و منابع انسانی

وقتی مکاتبات به شکل دیجیتال ثبت و پیگیری شوند، کارهای اداری که پیش تر روزها زمان می بردند، در عرض چند دقیقه انجام خواهندشد. این یعنی صرفه جویی در زمان، کاهش فشار کاری کارکنان و حتی کاهش نیاز به نیروی انسانی در بعضی بخش ها. علاوه بر این، امکان تعریف فرآیندهای خودکار مانند ارجاع اتوماتیک نامه ها، ارسال اعلان ها و ثبت خودکار سوابق، باعث می شود حجم کارهای دستی به حداقل برسد.

۷. امکان گزارشگیری هوشمند و تحلیلی

تصور کنید می خواهید بدانید در سه ماه گذشته چند نامه در واحد IT دریافت شده، میانگین زمان پاسخگویی چقدر بوده و چه نامه هایی هنوز پاسخ داده نشده اند. در سیستم های سنتی، تهیه چنین گزارشی تقریباً غیرممکن یا بسیار زمان بر است؛ اما با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، فقط با جستجو در فیلدهای موردنظر خود، می توانید گزارش های تحلیلی و دقیق تهیه کنید؛ گزارشی که به تصمیم گیری هوشمندانه و بهبود روندهای سازمانی کمک شایانی می کند.

۸. بهبود ارتباط با مشتریان و ذی نفعان

وقتی سازمانی در پاسخگویی دقیق و سریع عمل می کند، طبیعی است که مشتریان، شرکا و سایر ذی نفعان رضایت بیشتری خواهند داشت. نرم افزار دبیرخانه و بایگانی با ایجاد نظم در مکاتبات، تاریخچه ارتباطات را ثبت کرده و امکان پیگیری پرسرعت تری را فراهم می سازد. حتی می توان با استفاده از امکاناتی مانند کد رهگیری، وضعیت پاسخگویی به درخواست ها را برای مخاطبان قابل مشاهده کرده و اعتماد و وفاداری آنان را افزایش داد.

۹. آمادگی کامل برای حسابرسی، بازرسی و ممیزی

هیچ مدیری دوست ندارد روز حسابرسی یا بازرسی درگیر سردرگمی و آشفتگی شود. با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، شما می توانید به راحتی هر نامه، سند یا سابقه ای را به صورت مرتب و دقیق در اختیار حسابرسان بگذارید. قابلیت آرشیو خودکار، ثبت کامل گردش مکاتبات، زمان بندی دقیق پاسخگویی و مستندات شفاف، باعث می شود روند ممیزی بدون تنش، با اطمینان و اعتماد به نفس کامل انجام شود.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب چه شرکت هایی است؟

شاید با خودتان فکر کنید که نرم افزار دبیرخانه و بایگانی فقط در سازمان های خیلی بزرگ و پرمشغله کاربرد دارد، اما واقعیت این است که هر کسب وکاری که با نامه، سند، پرونده یا پیگیری مکاتبات سر و کار دارد، می تواند از مزایای این نرم افزارها بهره مند شود. برخی از این شرکت ها عبارتنداز:

•  شرکت های متوسط و بزرگ با حجم بالای مکاتبات اداری
• سازمان های دولتی و نیمه دولتی
• مؤسسات آموزشی، دانشگاه ها و مدارس غیرانتفاعی
• شرکت های حقوقی، بیمه ای و مالیاتی
• کارخانجات و شرکت های صنعتی
• شرکت های پیمانکاری و مهندسی
• استارتاپ ها و کسب وکارهای رو به رشد
• شرکت های چند شعبه ای یا با ساختار سازمانی پیچیده

زیرسیستم های اصلی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، معمولاً به صورت یک راهکار جامع طراحی می شود که از چند زیرسیستم (ماژول) تشکیل شده و هر یک از این زیرسیستم ها، بخشی از فرآیندهای اداری و مکاتباتی سازمان را پوشش می دهند. در این بخش، مهم ترین زیرسیستم های مرتبط با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی را معرفی می کنیم:

• زیرسیستم ثبت نامه های وارده

برای ثبت، طبقه بندی و اسکن نامه های ورودی سازمان از منابع مختلف (فیزیکی، ایمیل و …)

• زیرسیستم ثبت نامه های صادره

مخصوص ثبت و پیگیری نامه هایی که از طرف سازمان ارسال می شود؛ با قابلیت شماره دهی خودکار و الصاق امضا و مهر دیجیتال.

• زیرسیستم گردش مکاتبات

امکان ارجاع هوشمند، پیگیری، مشاهده وضعیت و تاریخچه کامل یک نامه از لحظه ورود تا بایگانی نهایی.

• زیرسیستم بایگانی دیجیتال (آرشیو اسناد)

برای نگهداری امن و ساختارمند اسناد و مکاتبات، با قابلیت جستجوی پیشرفته، فیلتر، دسته بندی و تعیین سطوح دسترسی.

• زیرسیستم شماره دهی و ثبت خودکار نامه ها

سیستم های حرفه ای، معمولاً شماره گذاری منظم، سریال دهی خودکار و تعیین کد طبقه بندی را نیز پشتیبانی می کنند.

• زیرسیستم گزارشگیری

تهیه گزارش های متنوع (تعداد نامه ها، عملکرد کاربران، سرعت پاسخگویی، نامه های در حال پیگیری و…) با قابلیت خروجی گرفتن.

• زیرسیستم اسکن و الصاق فایل

امکان اسکن مستقیم از درون نرم افزار و ضمیمه سازی فایل های PDF، تصویر،  Word و… به نامه یا پرونده.

• زیرسیستم یادآوری و هشدار خودکار

هشدار برای نامه های پاسخ داده نشده، زمان رسیدگی، سررسید پاسخ و سایر رویدادهای مهم برای جلوگیری از فراموشی.

• زیرسیستم ثبت مکاتبات داخلی

مخصوص ثبت و پیگیری نامه های داخلی بین واحدها، با قابلیت ارجاع، پیوست، نظردهی و ردیابی آسان.

• زیرسیستم تعییین سطح دسترسی کاربران

تعریف نقش ها و سطوح مختلف دسترسی برای کاربران، جهت حفظ امنیت اطلاعات و جلوگیری از دسترسی های غیرمجاز.

• زیرسیستم امضای دیجیتال (در صورت نیاز)

برای تأیید، امضا و ارسال امن نامه های رسمی به صورت تمام دیجیتال، مخصوصاً در سازمان های دولتی و حقوقی.

آماده ای مدیریت سازمانت را متحول کنی؟

از آنجایی که مدیریت سنتی دیگر نمی تواند پاسخگوی نیازهای امروز سازمان ها باشد، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ابزاری است که لزوم وجود آن در سازمان ها روز به روز پررنگ تر می شود. این ۱۰ مزیتی که گفتیم، تنها بخشی از امکاناتی هستند که با پیاده سازی یک نرم افزار مناسب می توانید تجربه کنید؛ اما اگر هنوز در انتخاب یا راه اندازی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مردد هستی، نگران نباش! مشاوران خبره ما می توانند باتوجه به نیاز سازمان، بهترین گزینه را به شما معرفی کنند. کافیست از مشاوره رایگان ما بهره مند شوید.