ازآنجایی که اطلاعات مهم ترین سرمایه هر سازمان محسوب می شود، نگهداری اصولی اسناد و مدارک، به یک ضرورت اجتناب ناپذیر تبدیل شده است. سازمان ها، شرکت ها، نهادهای دولتی و حتی کسب وکارهای کوچک، روزانه با تولید و انتقال حجم زیادی از اسناد مانند قراردادها، نامه های اداری، فاکتورها، فرم های پرسنلی، گزارش های مالی، اطلاعات پروژه ها و… سرو کار دارند؛ که اگر این اسناد به درستی بایگانی نشوند، به مرور زمان با انبوهی از کاغذهای پراکنده، اطلاعات گمشده و سردرگمی مواجه خواهندشد.
در این مقاله، قصد داریم به صورت جامع و دقیق، به انواع روش های بایگانی اسناد و مدارک پرداخته، ویژگی های هر روش را بررسی نموده و دیدگاه بهتری برای انتخاب بهترین روش متناسب با شرایط کاری خود، در اخیار شما قرار دهیم.
بایگانی اسناد چیست و چرا اهمیت دارد؟
پیش از بررسی روش ها، ابتدا باید بدانیم که بایگانی اسناد به چه معناست. بایگانی، یعنی نگهداری سیستماتیک اسناد به گونه ای که در مواقع لزوم، به راحتی قابل بازیابی باشند. اما بایگانی فقط ذخیره سازی نیست؛ بلکه سازماندهی، طبقه بندی و حفظ امنیت اسناد را نیز شامل می شود.
بایگانی صحیح، به دلایل متعددی حائزاهمیت است:
- حفظ اطلاعات حیاتی: اسناد حقوقی، مالی و قراردادی، پایه های عملکرد صحیح سازمان هستند.
- دسترسی سریع و دقیق: وقتی سند موردنیاز در کوتاه ترین زمان ممکن پیدا شود، کارها سریع تر پیش می رود.
- پیشگیری از گم شدن مدارک: بدون بایگانی منظم، حتی مهم ترین سند نیز ممکن است در بین انبوه کاغذها گم شود.
- انطباق با قوانین: برخی اسناد، باید طبق قانون تا چند سال نگهداری شوند و در صورت بازرسی یا حسابرسی در دسترس باشند.
- حفظ امنیت و محرمانگی: اسناد حساس، باید از دسترسی های غیرمجاز و آسیب های فیزیکی به خوبی محافظت شوند.
روش های مختلف بایگانی اسناد در سازمان ها
بسته به حجم مدارک، ساختار سازمان و نوع فعالیت ها، روش های متنوعی برای بایگانی وجود دارد؛ که در این بخش، به معرفی و بررسی آن ها خواهیم پرداخت:
۱. بایگانی فیزیکی (سنتی)
بایگانی فیزیکی، متداول ترین و قدیمی ترین شیوه بایگانی است که در آن، اسناد کاغذی در پوشه ها، زونکن ها، فایل های بایگانی و کمدهای مخصوص نگهداری می شوند و هر سند، طبق یک نظم خاص، دسته بندی و در محل مشخصی قرار می گیرد. این دسته بندی، ممکن است بر اساس تاریخ، موضوع، نام شخص، شماره پرونده یا حتی محل جغرافیایی باشد.
انواع بایگانی فیزیکی:
هماتطور که گفتیم، بایگانی فیزیکی دسته بندی های متفاوتی دارد که برای نظم دهی به حجم بالای اسناد در هر سازمان، انتخاب روش مناسب، نقش بسیار مهمی در سهولت دسترسی، بازیابی سریع و مدیریت مؤثر اطلاعات ایفا می کند. متداول ترین شیوه های بایگانی فیزیکی عبارتنداز:
-
بایگانی به روش الفبایی (ساده یا ترکیبی)
در این شیوه، اسناد بر اساس حروف ابتدایی نام ها یا عناوین دسته بندی می شوند. مثلاً در واحد منابع انسانی، پرونده ها معمولاً با توجه به نام خانوادگی کارکنان مرتب می شود. این روش، یکی از ساده ترین و قدیمی ترین شیوه ها برای جستجو و دسترسی است؛ به خصوص زمانی که اسناد بر اساس نام افراد، شرکت ها یا سازمان ها طبقه بندی شوند. در نوع ترکیبی این روش، گاهی اطلاعات تکمیلی مثل تاریخ یا کد شناسایی نیز به عنوان معیار دوم در طبقه بندی در نظر گرفته می شود.
-
بایگانی بر اساس شماره گذاری ترتیبی
در این روش، هر سند هنگام ورود یا تولید، یک شماره یکتا دریافت می کند و به همان ترتیب، در فهرستی ثبت می شود که کلید اصلی دسترسی به اسناد است. کاربر ابتدا شماره سند را از فهرست پیدا کرده و سپس به محل فیزیکی یا دیجیتالی آن مراجعه می کند. این روش در سیستم های پرحجم، دقیق و کنترل شده بسیار کاربردی است؛ به خصوص زمانی که اسناد فاقد عنوان مشخص یا نام فرد باشند.
-
بایگانی بر اساس موقعیت جغرافیایی
اگر سازمانی دارای دفاتر متعدد در شهرها یا استان های مختلف باشد، بایگانی به تفکیک محل جغرافیایی می تواند بسیار مؤثر واقع شود. در این شیوه، اسناد هر شعبه یا منطقه، به صورت جداگانه و بر اساس مکان دسته بندی شده و باعث می شود حجم اسناد هر منطقه مشخص و دسترسی به اطلاعات بر اساس محل وقوع آن ها آسان گردد؛ اما چالش این روش، تکرار بعضی از اسناد برای مناطق مختلف و در نتیجه افزایش حجم بایگانی است.
-
بایگانی بر پایه موضوع (موضوعی یا ترکیبی)
یکی از روش های تخصصی بایگانی، دسته بندی اسناد بر اساس موضوع یا زمینه محتوایی آن هاست. این شیوه، در اداراتی که با پروژه های مختلف، فعالیت های متنوع یا حوزه های متعدد سروکار دارند بسیار کاربردی است؛ زیرا می توان اسناد مرتبط با یک پروژه خاص یا نامه های مرتبط با یک حوزه کاری را در کنار یکدیگر نگه داشت. در نوع پیشرفته تر بایگانی موضوعی، این روش با شماره گذاری تلفیق شده و ساختاری چندلایه برای مدیریت دقیق تر ایجاد می کند.
-
بایگانی زمان محور (بر اساس تاریخ)
در این روش، اسناد بر اساس تاریخ ثبت، دریافت یا ایجاد، طبقه بندی می شوند. مثلاً همه اسناد مربوط به یک سال یا ماه خاص در یک گروه قرار می گیرند. این شیوه زمانی مفید است که تاریخ ها نقش مهمی در بررسی، پیگیری یا انقضای اسناد داشته باشند و یکی از مزایای مهم آن، سهولت در آرشیو اسناد قدیمی و حذف اسناد غیرضروری بر اساس تاریخ انقضاست.
-
بایگانی تلفیقی (ترکیب چند روش)
در بسیاری از سازمان ها، تنها یک روش برای دسته بندی اسناد پاسخگو نیست. در چنین شرایطی، از بایگانی تلفیقی استفاده می شود؛ به عنوان مثال، ابتدا اسناد بر اساس موضوع دسته بندی شده و سپس در هر موضوع، بر اساس تاریخ یا شماره طبقه بندی می گردند؛ که انعطاف پذیری بالا و نظم دقیق تری را در آرشیو اسناد ایجاد می کند. برای مثال، در یک شرکت حقوقی ممکن است بایگانی بر اساس نام موکل انجام شود. در مقابل، در یک سازمان مالی، بایگانی معمولاً به صورت سالانه و بر اساس نوع سند (صورتحساب، قرارداد، گزارش مالی و…) تنظیم می گردد.
معایب بایگانی به روش فیزیکی:
- اشغال فضای زیاد
- دشواری در جستجوی اسناد در حجم بالا
- آسیب پذیری در برابر آتش سوزی، رطوبت و سرقت
- هزینه های بالای کاغذ، پوشه، قفسه و نگهداری
با افزایش حجم اطلاعات، این روش عملاً ناکارآمد شده و اغلب در کنار روش های دیگر استفاده می شود.
۲. بایگانی نیمه دیجیتال (ترکیبی)
در این روش، اسناد ابتدا به صورت فیزیکی دریافت یا تولید می شوند؛ اما سپس با اسکن، به فایل دیجیتال تبدیل شده و در سرور سازمان ذخیره می شوند. این شیوه، مرحله ای بین بایگانی سنتی و دیجیتال است؛ که بسیاری از سازمان هایی که به سوی دیجیتالی شدن در حرکتند، از آن استفاده می کنند.
ویژگی های بایگانی به روش نیمه دیجیتال:
- نیاز به اسکنر، سیستم و فضای ذخیره سازی
- امکان جستجوی سریع تر نسبت به بایگانی فیزیکی
- کاهش استفاده از کاغذ و فضای فیزیکی
چالش های بایگانی به روش نیمه دیجیتال:
- احتمال بی نظمی در نام گذاری فایل ها و پوشه ها
- نبود سیستم هوشمند برای مدیریت دسترسی، امنیت یا تاریخچه ویرایش
- وابستگی به حافظه کارکنان برای پیدا کردن محل دقیق فایل
در این حالت، استفاده از ابزارهایی مثل اکسل یا درایوهای ابری مرسوم است؛ اما به دلیل نبود ساختار منسجم، معمولاً با افزایش اسناد، این روش نیز به مشکلات متعددی برمی خورد.
۳. بایگانی دیجیتال (الکترونیکی)
بایگانی دیجیتال، پیشرفته ترین و بهینه ترین روش بایگانی است که در آن اسناد از ابتدا یا پس از اسکن، در نرم افزارهای تخصصی دبیرخانه و بایگانی ذخیره و مدیریت می شوند. این نرم افزارها، معمولاً دارای امکاناتی مانند تعریف دسته بندی های موضوعی، جستجوی پیشرفته، تعریف سطح دسترسی، گزارشگیری، پیوست کردن فایل، ثبت تاریخ ورود و خروج سند، هشدار انقضا، آرشیو الکترونیک و حتی اتصال به سیستم اتوماسیون اداری هستند.
مزایای بایگانی به روش دیجیتال:
- دسترسی سریع و دقیق به اسناد تنها با چند کلیک
- جستجو براساس کلمات کلیدی، شماره نامه، موضوع، فرستنده و…
- مدیریت سطح دسترسی برای واحدها و کارکنان مختلف
- امکان تهیه نسخه پشتیبان خودکار
- افزایش امنیت اطلاعات
- حذف کامل نیاز به بایگانی فیزیکی و فضای ذخیره سازی
نکته مهم: برخلاف تصور رایج، این نرم افزارها فقط مخصوص سازمان های بزرگ نیستند. امروزه حتی شرکت های کوچک یا استارتاپ ها نیز، برای مدیریت حرفه ای اسناد خود، از نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی استفاده می کنند. این ابزارها معمولاً محیط ساده ای دارند و درکنار قابلیت های متعددی که در اختیار کاربران قرار می دهند، به راحتی قابل یادگیری هستند.
چه زمانی باید از بایگانی دیجیتال استفاده کنیم؟
اگر سازمان شما یکی از شرایط زیر را دارد، وقت آن رسیده که به فکر دیجیتال سازی بایگانی خود باشید:
- اسناد زیادی دارید که مرتب گم می شوند یا پیداکردن آن ها زمان بر است.
- چندین نفر به صورت هم زمان به اسناد نیاز دارند.
- امنیت اطلاعات برایتان حائزاهمیت است.
- فضای فیزیکی محدودی در اختیار دارید.
- از هزینه های گزاف برای کاغذ، زونکن، قفسه و نیروی انسانی متعدد خسته شده اید.
- بازرسی ها، حسابرسی ها یا امور قانونی در سازمان شما رایج است.
در این شرایط، حتی یک نرم افزار ساده بایگانی نیز، می تواند ضمن افزایش دقت، هزینه ها را کاهش داده و سرعت رسیدگی به امور مختلف را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.
نقش نرم افزار دبیرخانه و بایگانی در نظم بخشی به بایگانی اسناد
همانطور که پیش تر هم اشاره کردیم، با توجه به گسترش روزافزون تبادل اطلاعات و مستندسازی در سازمان ها، دیگر نمی توان به روش های دستی و کاغذی برای مدیریت نامه ها و اسناد اکتفا کرد. یکی از راه حل های موثر در این زمینه، استفاده از نرم افزارها دبیرخانه و بایگانی است؛ که ما پس از دریافت هزاران هزار پیام رضایتمندی در طی سالیان متمادی، با افتخار واطمینان کامل، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش را به شما معرفی می کنیم؛ که درس خود را پس داده و توانسته جایگزین قابل اعتمادی برای روش های سنتی، در سازمان های متعدد و انواع شرکت های دولتی و خصوصی باشد. این نرم افزار، با فراهم کردن یک ساختار منظم و دائمی برای نگهداری اسناد، نه تنها سرعت و دقت رسیدگی به امور را افزایش داده، بلکه احتمال بروز خطا یا فراموشی در بایگانی را نیز به حداقل می رساند. به همین دلیل است که امروزه بسیاری از شرکت ها حتی با حجم متوسط اسناد، به سوی استفاده از این نرم افزارها گام برداشته اند.
لازم به ذکر است که برای انتخاب و خرید بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، باید به دنبال قابلیت های زیر بگردید:
- ثبت و مدیریت آسان نامه های وارده، صادره و داخلی بدون نیاز به سیستم اتوماسیون مجزا
- امکان ایجاد و مدیریت پرونده های بایگانی برای اشخاص، موضوعات و اسناد گوناگون
- دسته بندی و گروه بندی دقیق نامه ها و اسناد همراه با تعیین سطح دسترسی کاربران
- قابلیت پیوست کردن فایل ها در فرمت های مختلف مثل PDF، JPG، Word، ZIP و… به هر نامه یا پرونده
- جستجوی سریع و پیشرفته در میان نامه ها، پرونده ها و مخاطبین
- ثبت رونوشت، ارجاع ها و اقدامات انجام شده روی هر نامه با تاریخ و ساعت
- تهیه گزارش های دقیق و قابل چاپ از نامه ها و فعالیت های کاربران
- امکان استفاده همزمان چند کاربر از برنامه در محیط شبکه
- محیط کاربری ساده، فارسی و قابل فهم برای تمام کاربران
- آموزش های ویدیویی و متنی جهت یادگیری آسان کار با نرم افزار
- امکان اسکن مستقیم نامه ها و ذخیره در بانک اطلاعاتی نرم افزار
- سطح بالای امنیت با استفاده از قفل سخت افزاری و بانک اطلاعاتی امن
- ثبت خودکار نسخه پشتیبان برای جلوگیری از از بین رفتن اطلاعات
- قابلیت ارسال پیام درون سازمانی و استفاده از تقویم داخلی برای مدیریت زمان
این قابلیت ها، تنها بخش کوچکی از قابلیت های متنوع و کاربردی در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش است؛ که آن را به انتخاب اول بسیاری از شرکت های خصوصی و سازمان های دولتی تبدیل نموده و ضمن تسریع فرایند بایگانی و مدیریت نامه ها، روند کاری را متحول نموده و رسیدگی به امور را به شکلی مدرن و قابل اعتماد انجام می دهد.
اگر شما هم قصد ایجاد تغییر و تحولی سازنده و موثر در سازمان و یا کسب و کار خود را دارید، می توانید همین حالا با دریافت مشاوره رایگان از متخصصان ما، اولین گام موثر خود را در این مسیر بردارید.
