فرض کنید وارد انباری می شوید که صدها کالا در آن انباشته شده؛ اما هیچکس دقیق نمی داند چه چیزی کجا قرار دارد، چقدر از آن باقی مانده یا اصلاً آخرین بار کی وارد یا خارج شده است… نتیجه؟؟ اشتباه در ثبت سفارش، نارضایتی مشتری، کسری یا انباشت بی مورد کالا و هزینه هایی که بی صدا اما پیوسته، سود کسب وکار شما را می بلعند.
برای اینکه جایگاه خود را در میدان رقابت حفظ نموده و بتوانید با چابکی تصمیم بگیرید، باید با ابزارهای روز دنیا همگام شوید. نرم افزار انبارداری، دقیقاً همان ابزاری است که نظم، سرعت و شفافیت را وارد سیستم انبار شما می کند. با وجود این نرم افزارها، اطلاعات موجودی در لحظه قابل دسترسی است، خطاهای انسانی به حداقل رسیده و فرآیندهای مختلف انبار نیز، با دقت و سرعت بالاتری انجام می شوند.
انبارداری سنتی چه مشکلاتی دارد؟
قبل از آنکه به فواید استفاده از نرم افزار انبارداری بپردازیم، اجازه بدهید نگاهی به چالش های روش های سنتی بیندازیم:
- خطای انسانی؛ مشکل همیشگی
نوشتن دستی اطلاعات یا ثبت آن در فایل های پراکنده اکسل، زمینه ساز خطاهای رایج و بسیاری است. فراموشی، دوباره کاری، اشتباه در اعداد و ارقام و عدم همگام سازی اطلاعات، از جمله مشکلات متداول در این زمینه هستند.
- نبود دید کلی و شفافیت در موجودی
تا به حال چند بار برایتان پیش آمده که سفارش مشتری ثبت شده، اما کالا موجود نبوده؟ یا بالعکس، محصولی در انبار خاک خورده چون هیچکس از وجودش خبر نداشته؟
- زمان بر بودن گزارشگیری
در شیوه های سنتی، گزارش های آماری و تحلیلی باید به صورت دستی جمع آوری شوند که این کار، هم زمان بر و هم پر از خطاهای ریز و کوچک است و این موضوع، تصمیم گیری های مدیریتی را کند و غیرقابل اعتماد می کند.
- مغایرت های مکرر در موجودی کالا
تطبیق دادن موجودی واقعی با اطلاعات ثبت شده، معمولاً با چالش های زیادی همراه است و می تواند باعث خسارات مالی و حتی بی اعتمادی میان بخش ها شود.
پس راه حل چیست؟
نرم افزار انبارداری چیست و چه قابلیت هایی دارد؟
نرم افزار انبارداری، ابزاری تخصصی برای مدیریت هوشمند، سریع و دقیق تمامی فرآیندهای مرتبط با انبار است. این نرم افزار، با هدف کاهش خطا، افزایش سرعت و ایجاد شفافیت در فرآیندهای انبارداری طراحی شده و می تواند بخش عمده ای از فعالیت های دستی و زمان بر را اتوماتیک کند.
علاوه بر ثبت ورود و خروج کالا و گزارش گیری، نرم افزارهای انبارداری امکانات و قابلیت های متنوع تری را نیز ارائه می دهند؛ که مهم ترین آن ها عبارتنداز:
-
مدیریت چند انبار به صورت همزمان
امکان تعریف چندین انبار فیزیکی یا مجازی و مدیریت آن ها در یک سیستم متمرکز.
-
تعریف ساختار کالا و دسته بندی پیشرفته
قابلیت دسته بندی کالاها بر اساس نوع، برند، گروه، کد کالا، بارکد، سری ساخت، تاریخ انقضا و…
-
پشتیبانی از بارکدخوان و QR Code
برای ثبت و جستجوی سریع تر کالاها و کاهش خطاهای انسانی.
-
ثبت اسناد ورود و خروج کالا با جزئیات کامل
مانند فاکتور خرید، حواله انبار، رسید انتقال، برگه مرجوعی و…
-
مدیریت سطوح دسترسی کاربران
امکان تعریف نقش ها و سطوح دسترسی مختلف برای کاربران نرم افزار، بر اساس وظایف آن ها.
-
گزارشگیری پیشرفته و قابل تنظیم
ارائه گزارش هایی دقیق از میزان موجودی، گردش کالا، کالاهای پرمصرف یا بدون گردش، سطح سفارش مجدد و…
-
مدیریت کالاهای تاریخ دار یا سری ساخت دار
مناسب برای صنایع دارویی، غذایی و تولیدی که به پیگیری دقیق سری ساخت و تاریخ انقضا نیاز دارند.
-
اتصال به سایر نرم افزارهای سازمانی
مانند حسابداری، فروش، خرید، خزانه داری و … برای یکپارچه سازی فرآیندهای سازمان.
-
امکان کنترل سطح موجودی و هشدار موجودی حداقل یا حداکثر
برای جلوگیری از کسری یا انباشت بیش ازحد.
-
پشتیبانی از نسخه تحت وب یا اپلیکیشن موبایل
برای مشاهده گزارش ها، ثبت اطلاعات یا مدیریت انبار از راه دور.
تمامی این امکانات، باعث شده اند که نرم افزار انبارداری، به عنوان ابزاری کلیدی در افزایش بهره وری و کاهش خطا در مدیریت کالاها نقش آفرینی کند.
مزایای استفاده از نرم افزار انبارداری
- دقت بالا و خداحافظی با اشتباهات رایج
با حذف ثبت دستی اطلاعات، خطاهای انسانی به حداقل رسیده و همه چیز دقیق، شفاف و قابل ردیابی است.
صرفه جویی در زمان و هزینه
فرآیندهایی که قبلاً ساعت ها زمان می برد، حالا در عرض چند دقیقه انجام می شوند و این صرفه جویی در زمان، مستقیماً به کاهش هزینه های عملیاتی منجر خواهدشد.
- اطلاع رسانی دقیق از موجودی کالا
شما در هر لحظه، می دانید که چه کالایی در انبار دارید، چه مقدار از آن باقی مانده و چه زمانی باید برای تأمین مجدد آن اقدام نمایید.
- مدیریت سریع سفارشات و تأمین به موقع
با داشتن دید کامل نسبت به موجودی، می توانید فرایند تأمین کالا را دقیق تر برنامه ریزی نموده و از کمبود یا انباشت بیش ازحد جلوگیری کنید.
- بهبود بهره وری تیم انبار
کارکنان انبار نیز، با استفاده از یک سیستم شفاف و ساده، بهتر و سریع تر وظایف خود را انجام داده، سردرگمی کم تر و بهره وری بیشتر می شود.
- کاهش مغایرت های انبار
ثبت دقیق تراکنش های ورودی و خروجی، باعث می شود که مغایرت بین موجودی واقعی و موجودی ثبت شده در سیستم به حداقل برسد.
- ارائه گزارش های تحلیلی برای تصمیم گیری بهتر
مدیران سازمان ها و شرکت ها به راحتی می توانند با استفاده از گزارش های کاربردی، کالاهای پرمصرف، کالاهای بدون گردش یا موجودی در آستانه اتمام را شناسایی کرده و تصمیمات دقیق و به موقع تری بگیرند.
- افزایش رضایت مشتریان
وقتی سفارش مشتری به موقع، دقیق و بدون اشتباه ارسال می شود، تجربه کاربری او بهبود یافته و احتمال بازگشت مجدد افزایش پیدا می کند.
- حذف شمارش های دستی و زمان بر
با استفاده از ماژول انبارگردانی، نیازی به شمارش های فیزیکی و پراشتباه نیست. نرم افزار انبارداری همه چیز را برای شما ثبت و به روزرسانی می کند.
- صدور راحت و سریع صورتحساب
نرم افزار انبارداری جامعی که بدون نیاز به نرم افزارهای مالی، امور مربوط به صدور فاکتور را نیز انجام دهد، علاوه بر کاهش هزینه ها، در زمان صرف شده نیز صرفه جویی هنگفتی را رقم خواهدزد.
- آماده برای رشد و گسترش کسب وکار
فرقی نمی کند که بخواهید چند انبار دیگر اضافه کنید، به شعب جدید گسترش پیدا کنید و یا همزمان با گسترش سازمان خود قابلیت های جدید و سفارشی را به ابزار انباراری خود بیفزایید؛ نرم افزار انبارداری این قابلیت را دارد که همراه با توسعه کسب وکار شما رشد کند.
چه کسب وکارهایی به نرم افزار انبارداری نیاز دارند؟
تقریباً تمام کسب‌وکارهایی که با کالا سروکار دارند، به نرم‌افزار انبارداری نیاز دارند. از جمله:
- کارخانه ها و واحدهای تولیدی
- فروشگاه ها و سوپرمارکت ها
- شرکت های پخش و توزیع
- داروخانه ها و مراکز درمانی
- مطب ها و کلینیک های زیبایی
- انبارهای لجستیکی و مراکز نگهداری کالا و …
با خرید نرم افزار انبارداری مدیریت انبار خود را متحول کنید
در دنیایی که تصمیم گیری سریع، کاهش هزینه و افزایش رضایت مشتری رمز بقاست، مدیریت انبار دیگر نمی تواند بر پایه حدس و گمان یا ابزارهای سنتی پیش برود. امروز، کسب وکارهایی موفق اند که به جای اتکا به حافظه انسانی، از داده های دقیق، سیستم های هوشمند و فناوری های روز بهره می برند.
نرم افزار انبارداری، نه یک ابزار لوکس، بلکه یک نیاز مفید برای هر کسب وکاری است که می خواهد دقیق، منظم، قابل پیش بینی و سودآور عمل کند. فرقی نمی کند انبار شما کوچک باشد یا اینکه چندین انبار بزرگ در شهرهای مختلف داشته باشید؛ یک نرم افزار انبارداری مناسب، می تواند همه چیز را زیر یک سقف مدیریتی بیاورد. اگر فکر می کنید زمان آن رسیده که شما هم وضعیت انبار خود را متحول کنید، می توانید همین حالا با کارشناسان تیم سیناپردازش در ارتباط باشید.
