نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش، نرم افزاری جامع برای ثبت نامه های وارده و صادره، بایگانی اسناد و تمامی ضمائم آنها است.
از امکانات قابل توجه این برنامه می‌توان به قابلیت طبقه‌بندی در بخش‌های مختلف، جستجوی پیشرفته، گزارشگیری آسان و جامع در تمامی قسمت ها، تعیین دسترسی و تعریف کاربران مختلف برای ایجاد امنیت، اسکن نامه ها، کارتابل، امضاء دیجیتال، ارسال پیامک و ارجاع نامه در بین کاربران شبکه اشاره نمود.
برای آشنایی با امکانات هر نسخه کافی است روی مقایسه نسخه ها کلیک کنید.
تومان۴,۵۰۰,۰۰۰ – تومان۱۶,۱۰۰,۰۰۰
معرفی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش
امکانات و دمو نرم افزار دبیرخانه
با توجه به حجم انبوه اطلاعات در دنیای مدرن، کسب‌و‌کارهای مختلف نیازمند سیستم دقیق و جامعی برای ثبت و گزارشگیری از اطلاعات هستند. بی‌شک بدون داشتن یک سیستم بایگانی هدفمند و سیستماتیک نمی‌توان اطلاعات را طبقه‌بندی کرد و در مواقع ضروری به اطلاعات ثبت شده دسترسی پیدا کرد.
مجمع شهرداران کلانشهر های ایران حدود ۱۲ سال است که از نرم افزار بایگانی سیناپردازش برای ثبت و بایگانی اسناد استفاده می کند. از محاسن این سیستم کاربری آسان و پرسرعت و از همه مهمتر پشتیبانی خیلی خوب می باشد. امید آنکه موفق و موید باشید.
دبیرخانه شهرداری کلانشهرهاخانم سلطان خواه
باسلام و وقت بخیر.
شرکت در رابطه با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شرکت سیناپردازش و سایر مسائل مربوط به نرم افزار ارائه شده رضایت کامل دارد.
شرکت تهران ستورزآقای افراشپور
ثبت نامه در دبیرخانه
در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش امکان ثبت نامه های وارده، صادره و داخلی به همراه جستجوی آسان نامه ها تعریف شده است. همچنین فایل های تصویری، صوتی، عکس یا اسکن به صورت نامحدود به نامه مد نظر به آسانی پیوست می‌شوند.
فرم ثبت نامه ها همانند تصویر مشخض شده در پایین صفحه می‌باشد. همانطور که مشاهده می‌کنید در این فرم تمامی کادرهای مورد نیاز کاربران در نظر گرفته شده است. امکان ارجاع نامه پس از ثبت آن نیز وجود دارد.
همچنین امکانات دیگر از قبیل تغییر دوره ثبتی، بایگانی نامه، ثبت وضعیت نامه، خروجی اکسل، گزارشات و امکانات متنوع دیگر در این فرم وجود دارد.
بایگانی نامه ها و اسناد
علاوه بر ثبت نامه ها که پیش از این اشاره شد، در نرم افزار بایگانی امکان ثبت پرونده ها، زونکن، اسناد و مدارک و طبقه بندی و گروه بندی هر کدام در نظر گرفته شده است. شما می‌توانید در نرم افزار آرشیو تمامی اسناد خود را به راحتی، ثبت و دسته بندی کنید. در صورت نیاز، با باز کردن پوشه‌ی مورد نظر، تمامی نامه ها و مدارک مربوط به آن پوشه برای شما نمایش داده می‌شود و امکان خروجی اکسل و جستجو نیز در این قسمت وجود دارد.
همانطور که مشاهده می‌کنید، پنجره ثبت فایل و پوشه‌ها مطابق تصاویر زیر است. در این پنجره امکان ثبت اطلاعات تکمیلی (عناوین فرعی و توضیحات) با امکان تغییر عنوان مد نظر نیز در نظر گرفته شده است.
همچنین در این قسمت قابلیت ثبت اسکن نامه، ضمیمه اسناد، گزارش گیری، جستجوی آسان، راکد کردن پرونده، مشخص کردن کلاسه پرونده و امکانات متنوع دیگر برای آسان شدن و سیستمی کردن هرچه بیشتر امورات اداری، به صورت نامحدود تعریف شده است.
گزارش گیری در تمامی قسمت های برنامه
جهت دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات ثبت شده در گذشته می‌توانید از فرم های گزارش گیری برنامه استفاده کنید. در تمامی قسمت های برنامه فرم های گزارش گیری در نظر گرفته شده و شما به راحتی می‌توانید گزارش مد نظر خود را از نامه ها فایل ها و یا پرونده ها دریافت کنید.
دریافت گزارش از برنامه مطابق تصاویر مشخص شده در زیر است. برای نمونه با فیلتر کردن تاریخ و شخص می‌توانید تمامی نامه های ثبت شده در یک بازه زمانی توسط شخص مورد نظر را مشاهده و چاپ کنید و یا خروجی اکسل از گزارش مد نظر را دریافت کنید.
برای راحتی بیشتر در قسمت گزارشات نیز فیلد جستجو قرار داده شده تا بین ردیف های گزارش گیری شده بتوانید نامه و یا فایل مد نظر خود را به آسانی پیدا کنید.
رابط کاربری نرم افزار
پس از گذشت بیش از ۱۵ سال از طراحی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش و با توجه به تجربیات این سال ها و در نظر گرفتن سلیقه های مختلف کاربران، محیط نرم افزار را به گونه ای طراحی کردیم تا کاربر بیشترین میزان راحتی و عملکرد را در استفاده از نرم افزار داشته باشد.
در تمامی قسمت های نرم افزار آموزش های کاربردی قرارداده شده است. ثبت نامه‌ها و فایل‌های مورد نظر با چند کلیک ساده و جستجو و گزارش گیری آسان در تمامی بخش‌ها از کارویژه‌های اصلی اتوماسیون اداری محسوب می‌شود که در این برنامه در نهایت سرعت و دقت امکان‌پذیر است.
چاپ نامه روی سربرگ دلخواه
در اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی سروش امکانی فراهم شده تا سربرگ های دلخواه به صورت نامحدود در برنامه تعریف شود. پس از ثبت نامه ها، نرم افزار به صورت خودکار تمامی عبارات ثبت شده را به محیط چاپ انتقال می‌دهد. سپس کاربر می‌تواند نامه را در فرمت های pdf، Word و عکس ذخیره کند و یا از همان قسمت به صورت مستقیم آن را چاپ کند.
همچنین این امکان وجود دارد که نامه ها را پس از ثبت به pdf تبدیل کرد و از طریق فکس و یا واتساپ برای مخاطب مد نظر ارسال نمود.
کارتابل و ارجاعات نامه ها
پس از ثبت نامه ها در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش این امکان وجود دارد که نامه را به کاربر مورد نظر در درون شبکه ارجاع دهید. کاربر می‌تواند پس از مشاهده نامه با ثبت رونوشت دستور تغییر نامه را بدهد و یا نامه را به واحد دیگری ارسال کند.
همچنین در برنامه امکان تهیه گزارش های مورد نظر در کارتابل وجود دارد.
امضا دیجیتال
امضا دیجیتال که یکی از وجوه اتوماسیون اداری است هم در سریع کردن امور و هم در ایجاد امنیت تاثیرگذار است. در نرم افزار دبیرخانه بایگانی سروش این امکان وجود دارد که پس از ثبت نامه و ارسال آن به مدیر و سرپرست مجموعه، پس از مشاهده و تایید نامه، با زدن یک تیک، نامه امضا شود و اپراتور امکان چاپ نامه با امضا مسئول مربوطه در نامه را خواهد داشت.
دسترسی راحت به نامه های سال های گذشته
برای دسترسی راحت به فایل‌ها و پوشه‌ها و ایجاد نظم در جریان امور، امکان طبقه بندی و گروه‌بندی و تعیین شماره سریال و شناسه نامه وجود دارد. در صورتی که کاربر نیاز به دسترسی به نامه‌ها و اطلاعات سال‌های گذشته داشته باشد تنها با ورود تاریخ مورد نظر می‌تواند همه نامه های مربوط به آن تاریخ رامشاهده کند.
ارسال پیامک
در تمامی نرم افزارهای سیناپک سیستم ارسال پیامک فعال است. در نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی سروش نیز پس از ثبت نامه و ارجاع آن به کاربر مورد نظر از دو روش (دستگاه و پنل پیامکی) می‌توانید جهت ارسال پیامک استفاده کنید. همچنین امکان ارسال پیامک با متن دلخواه به مشتریان و یا اشخاص ثبت شده در نرم افزار نیز وجود دارد. پیامک ها سریع و بی‌وقفه، ارسال می‌شوند. در ارسال پیامک محدودیتی وجود ندارد و در پیامک های سیستمی، پیامک حتی به شماره‌هایی که لیست رد تماس (بلک لیست) را فعال کرده باشند نیز ارسال می‌شود.
جهت مشاهده تفاوت ارسال پیامک با دستگاه و با پنل پیامکی بر روی لینک زیر کلیک کنید.
نمایش پیغام فوری در صورت دریافت نامه یا پیغام
پس از ثبت نامه و انتخاب کاربر برای ارجاع نامه، پیغامی بر روی سیستم کاربر مورد نظر نمایش داده می‌شود و کاربر به سرعت می‌تواند نامه‌ها و کارتابل خود را مشاهده کند.
امکان استفاده از برنامه به صورت شبکه و یا تحت وب
نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی سروش به صورت پیش فرض و با توجه به نوع تقاضای مشتری قابلیت استفاده دو کاربر در شبکه به صورت همزمان را دارد. و در صورت نیاز به استفاده کاربران بیشتر، کافی است با هماهنگی با واحد فروش شرکت تعداد کاربران مد نظر خود را افزایش دهید. همچنین در صورتی که می‌خواهید از نرم‌افزار به صورت دورکاری یا تحت وب استفاده نمایید می‌توانید نسخ تحت وب را تهیه نمایید.
دسترسی به قسمت های مختلف
از آنجا که وجود امنیت یکی از ضرورت های اصلی در امور مالی محسوب می‌شود، امکان تعریف محدودیت در بخش های مختلف برنامه در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش تعریف شده است. بنابراین در این نسخه می توان برای هر کاربر به صورت جداگانه و یا با تعریف نقش برای کاربران به صورت کلی، دسترسی های مد نظر به قسمت های مختلف برنامه را ایجاد و یا محدود کرد.
آموزش نرم افزار دبیرخانه سروش
تمامی نرم افزارهای شرکت دارای کلاس آموزشی رایگان، فیلم‌های آموزشی، فایل‌های متنی آموزشی و راهنما در هر قسمت هستند.
برای مشاهده فایل‌های آموزشی نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی سروش می‌توانید بر روی دکمه (فایل‌های آموزشی نرم افزار سروش) و برای تماشای فیلم های آموزشی دیگر نرم افزارها می‌توانید بر روی دکمه (ورود به قسمت آموزش) کلیک کنید.
نرم افزار دبیرخانه وبایگانی سروش بر روی تمامی ویندوزهای (xp – ۷ – ۸ – ۱۰ – ۱۱) نصب و اجرا می‌شود. کاربر به سرعت و آسانی می‌تواند نرم افزار را نصب کند. راهنمای نصب برنامه در لوح فشرده و در وب سایت شرکت قرار گرفته و در صورت نیاز به نصب توسط پشتیبان تنها کافیست با شماره ۰۲۱۸۸۷۴۵۴۷۴ تماس حاصل فرمایید. قابل ذکر است که تمامی نصب ها و آموزش ها در طول مدت پشتیبانی کاملا رایگان است.
همچنین با وجود قفل سخت افزاری هیچ محدودیتی برای نصب نرم افزار وجود ندارد و به دفعات در سیستم های مختلف، امکان نصب و بازگردانی اطلاعات وجود دارد.
مشاوره و دمو رایگان
کاربر گرامی جهت دمو رایگان و یا مشاوره قبل از خرید،
لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید تا در اولین فرصت با شما تماس بگیریم.
یکی از روش های ثبت نامه سازمانی در برنامه دبیرخانه سروش
در نرم افزار دبیرخانه سروش به روش های مختلف می‌توان نامه‌ها و پرونده‌ها را ثبت نمود. در چارت روبرو یکی از روش‌های اصولی جهت ثبت نامه و پرونده‌ها و به اجرا افتادن پرونده در روند اداری یک سازمان را مشاهده می‌کنید.
در یک سازمان پس از وارد شدن نامه به سازمان، ابتدا ثبت پیش نویس توسط کاربر انجام می‌گردد. سپس کاربر مد نظر پیش نویس را برای مسئول مربوطه ارسال می‌کند. در صورت تایید مسئول مربوطه نامه برای مدیر دارای امضاء ارسال می‌گردد و در غیر این صورت نامه برای تغییرات به کاربر برگشت می‌خورد.
پس از تایید مدیر دارای امضاء نامه به همراه ضمائم آن در نامه های وارده و صادره و پرونده‌ی مربوطه آن ذخیره می‌گردد.
در سیستم اتوماسیون امکان تعیین دسترسی در تمامی قسمت های برنامه به کاربران وجود دارد و کاربران با توجه به نوع دسترسی خود می‌توانند نامه‌ها و پرونده‌ها را مشاهده نمایند.
روزانه، تا چه حد با واحد دبیرخانه ارتباط دارید؟ آیا تابه‌حال به راه‌اندازی اتوماسیون اداری یا مدیریت دیجیتال مکاتبات اداری در شرکت یا سازمان خود فکر کرده‌اید؟ از مزایای آن مانند نظم سازمانی و افزایش درآمد آگاهی دارید؟ نرم افزار دبیرخانه و بایگانی به شما در این کار کمک خواهد کرد.
اگر صاحب کسب‌وکار یا عضوی از یک سازمان باشید که روزانه با حجم زیادی از مکاتبات اداری و بخش‌نامه درون‌سازمانی و برون‌سازمانی سروکار دارید، مطمئنا از تبادل فیزیکی این نامه‌ها، روند طولانی و فرسایشی به‌نتیجه‌رسیدن آن کلافه شده‌اید و حتی پیش آمده که نامه یا دستوری در این میان گم شود، آسیب ببیند و اشتباهی سهوی در ارجاع یا ثبت آن رخ دهد.
اگر هم کارمند دبیرخانه و بایگانی باشید، باید ساعت‌ها صرف طبقه‌بندی و ثبت و ضبط نامه‌ها کنید و برای هربار پیداکردن یک سند یا نامه باید از بین انبوه نامه‌ها به دنبال آن بگردید. شاید هم مسئول نامه محرمانه‌ای بوده‌اید که در مراحل ارجاع به مسئولین مختلف، گم شده و شما بابت آن جریمه شده‌اید.
اما بد نیست بدانید که تمام این مشکلات با استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب و کارآمد به‌راحتی حل می‌شوند و دیگر نیاز نیست زمان و انرژی بسیاری را صرف یک مکاتبه ساده کنید. البته باید از میان نرم‌افزارهای مختلف، نسخه‌ای را انتخاب کنید که ویژگی‌های مدنظر شما را داشته و نیازهای سازمان را به‌خوبی برآورده کند. در ادامه فهرستی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب بیان می‌شود تا شما تصمیم‌گیری بهتری در خرید داشته باشید.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای ارتقای روش‌های سنتی و عبور از فرایند اداری کاغذی، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بهترین گزینه است. اما برای اینکه بدانید کدام‌یک از این نرم‌افزارها مناسب هستند، پس از نیازسنجی به ویژگی‌های زیر توجه کنید:
سرعت، دقت، کاربری ساده
مهم‌ترین دلیل اتوماسیون اداری، سرعت‌بخشیدن به روند امور است. اگر نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رابط کاربری ساده‌ای نداشته باشد و کاربر نتواند به‌راحتی از آن استفاده کند، به‌جای تسریع مکاتبات، فرایند اداری با مشکل مواجه خواهد شد. پس مولفه اصلی، سرعت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و کاربری ساده آن است که دقت انجام امور را نیز بالا ببرد.
امنیت اطلاعات
نامه‌های اداری معمولا در از لحاظ محرمانگی در دسته‌های مختلفی قرار می‌گیرند و هیچ سازمانی مایل به افشای مکاتبات درون‌سازمانی خود نیست. حتی گاهی تمامی کارمندان نباید به همه نامه‌ها یا دستورات دسترسی داشته باشند. پس اگر از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی استفاده می‌کنید، بحث امنیت اطلاعات را باید جدی بگیرید.
اینکه شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار چطور امنیت داده‌های شما را تامین کند، مسئله‌ای است که باید به آن توجه کنید.
امکان شخصی‌سازی
معمولا در تمامی نرم‌افزارهای اتوماسیون، قالب‌های از پیش‌تعریف‌شده‌ای برای اسناد، نامه‌ها، چک‌ها و فاکتورهای رایج وجود دارد که کار را برای کاربران ساده‌تر می‌کند اما اگر شما بخواهید از قالب‌ها و فرم‌های خاصی برای مکاتبات خود استفاده کنید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی باید قابلیت شخصی‌سازی و تنظیم و طراحی فرم دلخواه را داشته باشد.
امکان پیوست
گاهی باید به نامه‌ها و اسناد فایلی را در قالب‌های مختلف تصویر، پی‌دی‌اف و … ضمیمه کرد. پس اینکه بتوانید فایلی را اسکن و آن را به نامه خود پیوست کنید، از مزایای نرم افزار دبیرخانه و بایگانی به شمار می‌رود. پاراف یا رونوشت نامه‌ها و بخش‌نامه‌ها نیز در روند اداری بسیار رایج است.
ثبت و پیوست نامحدود
واحد دبیرخانه در هر سازمان، معمولا فضایی پر از قفسه‌هایی مملو از پرونده و زونکن است که هرکدام حاوی صدها نامه و سند هستند و تا سال‌ها در آرشیو نگهداری می‌شوند. حال اگر شما شرکت باسابقه‌ای باشید که بایگانی اسناد اهمیت زیادی در روند کارتان داشته باشد، پس از مدتی با کمبود فضا مواجه خواهید شد اما استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی که فضایی نامحدود برای ثبت و پیوست نامه‌ها ارائه دهد، شما را از فضای فیزیکی برای نگهداری نامه‌ها راحت می‌کند.
امکان بازیابی
حوادثی همچون سیل، زلزله، آتش‌سوزی یا سرقت و حتی گم‌شدن نامه‌ای در طی رفت‌وآمدهای مکرر و ارجاعات متعدد، اسناد را در معرض خطر قرار می‌دهند و ممکن است ضرر بزرگی متوجه شرکت شود. اما اگر نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شما دارای قابلیت پشتیبان‌گیری از اطلاعات باشد، این مسئله به‌آسانی حل خواهد شد.
گزارشگیری
گزارشگیری به‌عنوان امری متداول در امور اداری، معمولا زمان زیادی از کارمندان واحد دبیرخانه می‌گیرید اما با این نرم‌افزار، شما می‌توانید با توجه به مولفه‌های مختلف ثبت‌شده، بر اساس بازه زمانی، نوع نامه یا شخصی خاص گزارش تهیه کنید.
جستجوی سریع و آسان
وقتی شما با حجم زیادی سند در بایگانی مواجه باشید، هرچقدر که دسته‌بندی منظمی داشته باشند، باز هم برای پیداکردن یک نامه یا سند باید زمان زیادی را صرف کنید اما از ویژگی‌های خوب یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، جستجوی سریع و آسان هر سند تنها با یک کلیک است.
طبقه‌بندی منظم، ثبت و پیوست نامحدود نامه‌ها و ضمائم، ارجاع‌دهی، امکان ثبت رونوشت با کاربری کاملا ساده، بهره‌وری فعالیت شما را افزایش می‌دهد.
شما می‌توانید با تعریف امضای دیجیتال، عملا کاغذ را از مکاتبات حذف کنید.
ارجاعات مراحل مختلف با امکان پیام‌رسانی درون شبکه‌ای، درصد انجام کار و پیشبرد روند را تضمین می‌کند. در صورتی که نرم‌افزار به پنل یا دستگاه پیامک متصل باشد، می‌توان وضعیت پیشرفت نامه را به دیگران اطلاع داد.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش می‌توانید به‌راحتی تمامی مشخصات یک نامه را جستجو و از نامه‌ها و اسناد گزارش‌های مختلف تهیه کنید.
به این نکته مهم نیز توجه داشته باشید که خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شاید در ابتدا هزینه‌ای گزاف به نظر برسد اما مزایای بسیار آن و نقش نرم‌افزار در سرعت، سهولت و بهره‌وری کار، نیاز به نیروهای انسانی متعدد را کم کرده و پس از مدت کوتاهی باعث سوددهی و افزایش درآمد کسب‌وکار نیز می‌شود.
پشتیبانی رایگان
تمامی محصولات نرم افزاری سیناپردازش به مدت یکسال دارای پشتیبانی رایگان هستند.
در طول مدت یکسال تمامی خدمات پشتیبانی از جمله نصب، آموزش، تنظیمات فایل اجرایی نرم افزار، تعویض قفل سوخته یا خراب و غیره به صورت کاملا رایگان انجام می‌شود.
نقد و بررسی‌ها
هنوز بررسی‌ای ثبت نشده است.