مشخصات سیستم دورکاری اتوماسیون اداری

شما به عنوان یک فرد متعهد در سازمان خود همیشه بر آن هستید تا تمامی امور با بازدهی و سرعت بالا انجام گیرد.

گاها بدلیل کمبود وقت ، بی نظمی ، دقت پایین و عواملی از این دست انجام امور اداری به تعویق افتاده و حتی فراموش میگردد.

یکی از عوامل موثر در راهبرد بهتر شما برای انجام امور اداری تهیه نرم افزار های اتوماسیون دقیق جهت ثبت نامه ها و پرونده ها میباشد.

علاوه بر مزایای دقت و سرعت در استفاده از این سیستم ها، در صورت انتخاب درست یک نرم افزار امنیت پرونده های شما تضمین شده و بازدهی کار شما تا چندین برابر بیشتر میگردد.

در سازمان های بسیاری دیده شده که پس از انتخاب درست یک محصول نیاز به نیروهای انسانی کمتر شده و یک سیستم کارآمد میتواند کار چندید نیرو را همزمان و با دقت بالا انجام دهد.

همچنین استفاده از یک سیستم کارآمد، انگیزه نیروها را برای انجام بهتر امور اداری افزایش میدهد زیرا میدادند که تلاشی هدفمند در راستای ارائه خدمات بهتر به سازمان میدهند.

چرا اتوماسیون اداری؟

حال این سوال برای ما ایجاد میشود که چه نیازی به استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری جدید است؟ چرا استفاده از سیستم بایگانی سنتی و طبقه بندی نامه ها به شیوه قدیم باعث ایجاد مشکلات فراوان در سازمان ما میشود؟

تصور کنید امروز شما قرار ملاقاتی برای انجام یک قرارداد مهم دارید. در این حالت شما از سیستم بایگانی قدیمتان استفاده مینماید. برای این قرارداد شما به مدارک و نامه های قبلی این قرارداد نیاز دارید و از آنجا که زمان کمی برای پیدا کردن همه نامه ها دارید احتمال اینکه نامه مد نظرتان را به راحتی و سرعت پیدا کنید بسیار بسیار کم است.

در اینحالت هم باید زمان زیادی برای یافتن تمامی مدارک مربوط به این قرارداد را صرف کنید و یا شخصی را برای این کار استخدام نمایید.

البته بروز خطای انسانی را نیز نباید نادیده گرفت. چرا که ممکن است به دلیل نبود برخی مدارک این قرارداد با مشکل مواجه شود.

حال در سیستم اتوماسیون جدید ، تنها با انتخاب نام فرد یا نام قرارداد یا شرکت مورد نظر به سرعت و تنها در چند ثانیه تمامی مدارک با دقت بالا و بدون خطا برای شما نمایان میشود.

این تنها یکی از موارد ضعف سیستم های بایگانی قدیم میباشد.

در زیر به برخی از مشکلات متداول در سیستم های بایگانی قدیم اشاره میکنیم:

مفقود شدن پرونده ها

از بین رفتن و مستهلک شدن پرونده ها بر اثر گذر زمان و یا حوادث طبیعی

عدم برقراری امنیت کامل برای پرونده ها و امکان سرقت مدارک

عدم امکان برقراری امنیت کامل در پرونده های فیزیکی و امکان دسترسی اشخاص نامرتبط با پرونده های محرمانه

اشغال زیاد فضا در سازمان به علت نگهداری پرونده های قدیمی

رهگیری دقیق پرونده ها از نقطه دریافت توسط افراد در سازمان تا انتهای کار

جامع، سریع، کارآمد

سیستم جامع دبیرخانه و بایگانی سیناپردازش امکان ثبت نامه، پرونده و فایلها با امکان ضمیمه نمودن فایلها با هر فرمتی را به شما میدهد.

همچنین امکان گزارش گیری و تعیین دسترسی برای کاربران مختلف در برنامه تعبیه شده.

از دیگر امکانات نرم افزار میتوان به کارتابل ، نامه داخلی ، امضاء الکترونیک اشاره نمود.

برای مشاهده تمامی امکانات میتوانید لیست زیر را مشاهده فرمایید.

همچنین امکان ارسال پیامک (sms) در قسمت های مختلف برنامه با تعیین زمان و متن درخواستی پیش فرض توسط کاربر وجود دارد.

برخی از امکانات عمومی برنامه شامل :

دفتر تلفن

تقویم

تلفن های ضروری

یادداشت
[/av_toggle]
[av_toggle title=’امکانات دبیرخانه و بایگانی’ tags=” av_uid=’av-txxa61′]

امکانات قسمت دبیرخانه و بایگانی :

ثبت نامه‌های وارده و صادره
امکان جستجوی ساده در نامه‌ها
دارای سیستم پشتیبانگیری دستی و خودکار بر روی هارد
امکان دسته بندی نامه‌های وارده و صادره
استفاده گسترده از صفحه کلید و بدون نیاز از ماوس
امکان نصب بر روی ویندوزهای XP – 7 – 8 – 8.1 – 10
محیط کاملا فارسی و راهنمای استفاده از بخش‌ها

امکان تفکیک نامه های پستی، فکس ، دستی و پست الکترونیک
امکان چاپ آدرس و مشخصات مخاطبین بر روی پاکت
دارای دفتر تلفن گسترده همراه با جستجوی آسان بر اساس مشخصات مخاطبین
امکان اسکن نامه های صادره و وارده
امکان ایجاد پرونده در قسمت بایگانی برای اشخاص و موضوعات
امکان درج نامه‌ها و اسناد الکترونیکی در پرونده‌ها
امکان ذخیره فایل‌ها با فرمت دلخواه در بانک اطلاعاتی

امکان طبقه بندی نامه‌ها همراه با تعیین دسترسی به کاربران
ایجاد پرونده به تعداد نامحدود و ارتباط خودکار با قسمت های مختلف
دارای امکان اسکن نامه ها به هر تعداد صفحه و بدون نیاز به اختصاص نام به فایل های اسکن شده
دسترسی به برنامه ورد جهت تایپ نامه ها بدون نیاز به اختصاص نام به فایهای ایجاد شده
ثبت و دسته بندی موضوعات مختلف شامل مخاطبین، پرونده های کامپیوتری، کتاب، مجله، نوار و …
امکان ثبت رونوشت نامه ها به هر تعداد

نمایش محتویات پرونده و دسته بندی موضوعات و اختصاص شماره برگه به هر کدام
درج متن نامه و استخراج اطلاعات نامه از بانک سیستم و چاپ آن
امکان تعریف الگو برای فایل های ورد
دسترسی به سیستم در سطوح مختلف امنیتی و قابل تغییر توسط مدیر سیستم
امکان تنظیمات برنامه جهت ثبت شماره سریال و ثبت

امکان اضافه نمودن کادرهای دلخواه به قسمت های مختلف بایگانی
تعیین سطح دسترسی در تمامی قسمت های برنامه برای کاربران
امکان ثبت نامه توسط دو یا چند کاربر به طور همزمان
ثبت ارجاعات نامه ها به تعداد دلخواه با ساعت و تاریخ
ارجاع همراه با ثبت اقدامات انجام شده

امکان ارسال کارتابل
امکان ارسال نامه های داخلی
اجرای برنامه به صورت شبکه
[/av_toggle]
[av_toggle title=’خدمات پس از فروش’ tags=” av_uid=’av-sf4jnd’]