هزینه های پنهان خرید نرم افزار مطب یکی از مهم ترین مواردی است که بسیاری از پزشکان و مدیران کلینیک ها قبل از خرید به آن توجه نمی کنند. اغلب، هنگام مقایسه گزینه های مختلف، تنها قیمت اولیه نرم افزار بررسی می شود؛ در حالی که هزینه واقعی استفاده از یک نرم افزار مدیریت مطب به مبلغ درج شده در پیش فاکتور محدود نیست. اگر هنگام خرید نرم افزار مطب فقط به قیمت اولیه توجه کنید، ممکن است چند ماه بعد با هزینه هایی روبه رو شوید که هنگام عقد قرارداد هیچ صحبتی از آنها نشده بود. هزینه هایی مانند نصب، آموزش، بروزرسانی، پشتیبانی، انتقال اطلاعات، ارسال پیامک و تمدید لایسنس می توانند در طول زمان مبلغ قابل توجهی به هزینه نهایی اضافه کنند. به همین دلیل، بررسی دقیق هزینه های پنهان خرید نرم افزار مطب، به شما کمک می کند انتخابی آگاهانه تر و مقرون به صرفه تر داشته باشید.
اگر قصد خرید نرم افزار مدیریت مطب یا نرم افزار مدیریت کلینیک را دارید، این مقاله به شما کمک می کند قبل از امضای قرارداد، تمام هزینه هایی را که ممکن است بعدها با آنها روبه رو شوید بشناسید و انتخاب آگاهانه تری داشته باشید.
چرا فقط نگاه کردن به قیمت نرم افزار مطب اشتباه است؟
یکی از رایج ترین اشتباهات هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت مطب این است که پزشکان تنها عدد درج شده در پیش فاکتور را با یکدیگر مقایسه می کنند.
فرض کنید دو شرکت نرم افزار خود را با قیمت های زیر ارائه می کنند:
| نرم افزار | قیمت اولیه |
|---|---|
| نرم افزار A | ۲۵ میلیون تومان |
| نرم افزار B | ۳۵ میلیون تومان |
در نگاه اول، بسیاری از افراد گزینه اول را انتخاب می کنند؛ اما چند ماه بعد متوجه می شوند برای هر قابلیت جدید باید هزینه جداگانه پرداخت کنند.
در نهایت ممکن است مجموع هزینه های نرم افزار A از نرم افزار B بیشتر شود.
به همین دلیل، هنگام بررسی قیمت نرم افزار مدیریت مطب باید به جای قیمت خرید، «هزینه مالکیت نرم افزار» را در نظر بگیرید؛ یعنی تمام هزینه هایی که در طول چند سال استفاده از نرم افزار پرداخت خواهید کرد.
این هزینه ها معمولا شامل موارد زیر هستند:
- هزینه نصب نرم افزار
- هزینه آموزش کاربران
- هزینه بروزرسانی نرم افزار
- هزینه پشتیبانی
- هزینه انتقال اطلاعات
- هزینه تمدید لایسنس
- هزینه پیامک
- هزینه اضافه شدن امکانات جدید
هرچه این موارد شفاف تر باشند، احتمال بروز هزینه های پیش بینی نشده در آینده کمتر خواهد بود.
مهم ترین هزینه های پنهان خرید نرم افزار مطب
بعضی از شرکت ها تمام هزینه ها را از ابتدا اعلام می کنند، اما بعضی دیگر تنها قیمت اولیه را بیان می کنند و هزینه های جانبی در مراحل بعدی مشخص می شوند.
در ادامه، مهم ترین مواردی را بررسی می کنیم که قبل از خرید باید درباره آنها سوال بپرسید.
۱. هزینه نصب نرم افزار مطب
برخی شرکت ها مبلغ اعلام شده را فقط برای لایسنس نرم افزار در نظر می گیرند و نصب، راه اندازی اولیه یا تنظیمات سیستم را به صورت جداگانه محاسبه می کنند.
توجه داشته باشید که چنانچه مطب شما چند کامپیوتر، چند منشی یا چند پزشک داشته باشد، این هزینه می تواند بیشتر نیز بشود.
قبل از خرید حتما این سوال ها را بپرسید:
- نصب اولیه شامل قیمت اعلام شده هست؟
- راه اندازی شبکه نیز انجام می شود؟
- نصب مجدد در صورت تعویض سیستم هزینه دارد؟
- نصب روی نسخه های مختلف ویندوز شامل قرارداد است؟
شفاف بودن پاسخ این سوال ها، از پرداخت هزینه های پیش بینی نشده جلوگیری می کند.
۲. هزینه آموزش نرم افزار مطب
یکی از هزینه هایی که معمولا کمتر به آن توجه می شود، آموزش کاربران است.
گاهی تنها یک جلسه آموزشی رایگان ارائه می شود و برای جلسات بعدی یا آموزش منشی های جدید باید مبلغ جداگانه پرداخت شود.
در زمان انتخاب نرم افزار مطب بهتر است بررسی کنید:
- چند ساعت آموزش رایگان ارائه می شود؟
- آموزش آنلاین است یا حضوری؟
- فایل آموزشی و فیلم آموزش در اختیار شما قرار می گیرد؟
- در صورت تغییر منشی، آموزش مجدد رایگان خواهد بود؟
۳. هزینه بروزرسانی نرم افزار مطب
در طول زمان، قوانین مالیاتی، نسخه نویسی، امکانات جدید، سیستم عامل ویندوز و حتی نیازهای خود مطب تغییر می کنند. اگر نرم افزار بروزرسانی نشود، به مرور بخشی از قابلیت های آن کارایی خود را از دست می دهند.
نکته مهم این است که سیاست شرکت های تولیدکننده در این زمینه یکسان نیست.
برخی شرکت ها:
- بروزرسانی های جزئی را رایگان ارائه می کنند.
- برای نسخه های اصلی هزینه دریافت می کنند.
- تمدید سالانه قرارداد بروزرسانی دارند.
- یا حتی برای هر بروزرسانی مبلغ جداگانه دریافت می کنند.
به همین دلیل، قبل از خرید حتما سوالات زیر را مطرح کنید:
- هزینه بروزرسانی نرم افزار مطب چگونه محاسبه می شود؟
- اگر یک سال قرارداد را تمدید نکنید، امکان دریافت نسخه های جدید وجود دارد یا نرم افزار از کار می افتد؟
گاهی نرم افزاری که در ابتدا ارزان تر به نظر می رسد، طی چند سال هزینه بروزرسانی بسیار بیشتری نسبت به یک نرم افزار گران تر خواهد داشت.
۴. هزینه پشتیبانی نرم افزار مطب
حتی بهترین نرم افزار مدیریت مطب، بدون پشتیبانی مناسب ارزش واقعی خود را نشان نمی دهد.
مشکلات ممکن است در هر زمانی رخ دهند؛ از اختلال در شبکه گرفته تا خرابی سیستم، سوالات کاربران یا نیاز به تنظیم قابلیت های جدید.
اما نکته اینجاست که مدل پشتیبانی شرکت ها با یکدیگر تفاوت زیادی دارد.
انواع مدل های پشتیبانی
| نوع پشتیبانی | وضعیت |
|---|---|
| رایگان دائمی | کمتر وجود دارد |
| قرارداد سالانه | رایجترین مدل |
| پرداخت به ازای هر درخواست | در برخی شرکتها |
| بستههای ساعتی | برای خدمات تخصصی |
گاهی قیمت اولیه پایین است، اما هزینه سالانه پشتیبانی رقم قابل توجهی خواهد بود.
بنابراین هنگام بررسی هزینه نرم افزار مدیریت مطب فقط به مبلغ خرید توجه نکنید و حتما هزینه پشتیبانی را نیز در محاسبات خود وارد کنید.
هنگام خرید این سوال ها را بپرسید
- ساعات پاسخگویی پشتیبانی چگونه است؟
- آیا روزهای تعطیل نیز پاسخگو هستند؟
- ارتباط از طریق تلفن، ریموت یا تیکت انجام می شود؟
- هزینه تمدید پشتیبانی در سال های آینده چگونه محاسبه می شود؟
هرچه پاسخ این سوال ها شفاف تر باشد، ریسک هزینه های پیش بینی نشده نیز کمتر خواهد بود.
۵. هزینه انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی
اگر قبلا از یک نرم افزار مطب دیگر استفاده کرده باشید، احتمالا هزاران پرونده بیمار، اطلاعات مالی، سوابق مراجعه و نوبت ها داخل آن ثبت شده است.
انتقال این اطلاعات همیشه رایگان نیست.
در برخی موارد شرکت ارائه دهنده نرم افزار جدید:
- انتقال اطلاعات را رایگان انجام می دهد.
- فقط بخشی از اطلاعات را منتقل می کند.
- برای هر بانک اطلاعاتی هزینه جداگانه دریافت می کند.
- یا اصلا امکان انتقال اطلاعات از برخی نرم افزارها را ندارد.
این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که سال ها اطلاعات بیماران در سیستم قبلی ثبت شده باشد.
قبل از خرید نرم افزار مطب حتما بررسی کنید
- چه اطلاعاتی منتقل می شوند؟
- آیا پرونده بیماران نیز منتقل خواهد شد؟
- سوابق مالی و حسابداری نیز انتقال پیدا می کنند؟
- تصاویر، فایل های پزشکی و اسناد ضمیمه نیز قابل انتقال هستند؟
- هزینه انتقال اطلاعات چگونه محاسبه می شود؟
اگر انتقال اطلاعات به درستی انجام نشود، ممکن است مجبور شوید بخشی از اطلاعات را دوباره به صورت دستی وارد کنید؛ موضوعی که هم زمان زیادی می گیرد و هم هزینه نیروی انسانی را افزایش می دهد.
۶. هزینه پیامک نرم افزار مطب
امروزه بسیاری از مراکز درمانی برای موارد زیر از پیامک استفاده می کنند:
- یادآوری نوبت
- تایید رزرو
- اطلاع رسانی تغییر ساعت پزشک
- اطلاع رسانی پرداخت
- پیام های مناسبتی
- اطلاع رسانی خدمات جدید
اما نکته مهم این است که قابلیت ارسال پیامک همیشه به معنای رایگان بودن آن نیست.
در بسیاری از نرم افزارها باید هزینه های زیر را نیز در نظر بگیرید:
- خرید پنل پیامکی
- شارژ اعتبار پیامک
- هزینه اتصال پنل
- هزینه تمدید پنل
- تعرفه هر پیامک
اگر حجم مراجعات مطب بالا باشد، این هزینه در طول سال می تواند قابل توجه باشد.
۷. هزینه لایسنس نرم افزار مطب
یکی دیگر از مواردی که گاهی باعث اختلاف زیاد در قیمت ها می شود، نوع لایسنس نرم افزار مطب است.
شرکت ها معمولا یکی از مدل های زیر را ارائه می کنند:
- لایسنس دائمی
- لایسنس اشتراکی
- تمدید سالانه
- پرداخت ماهانه
- پرداخت بر اساس تعداد کاربران
- پرداخت بر اساس تعداد پزشکان
هر کدام از این مدل ها مزایا و محدودیت های خود را دارند.
ممکن است نرم افزاری با قیمت اولیه پایین عرضه شود، اما پس از یک سال برای تمدید لایسنس مبلغ قابل توجهی دریافت شود.
بنابراین هنگام مقایسه نرم افزارهای مدیریت مطب همیشه مدل لایسنس را نیز بررسی کنید؛ زیرا این موضوع تاثیر مستقیمی بر هزینه نهایی استفاده از نرم افزار در سال های آینده خواهد داشت.
۸. هزینه توسعه امکانات جدید
نیازهای یک مطب یا کلینیک در طول زمان تغییر می کند. ممکن است امروز تنها به ثبت پرونده و نوبت دهی نیاز داشته باشید، اما چند ماه بعد بخواهید امکانات دیگری مانند اتصال به سامانه مودیان، گزارش های مدیریتی، مدیریت انبار، اتصال به دستگاه کارتخوان یا قابلیت های اختصاصی را نیز به نرم افزار اضافه کنید.
در این شرایط، برخی شرکت ها این امکانات را در نسخه اصلی نرم افزار ارائه می کنند، اما برخی دیگر هر قابلیت را به صورت یک ماژول جداگانه می فروشند.
به همین دلیل، هنگام خرید نرم افزار مدیریت مطب بهتر است از همان ابتدا درباره هزینه توسعه نرم افزار سوال کنید.
مواردی که بهتر است بررسی شوند:
- آیا امکانات جدید رایگان اضافه می شوند؟
- توسعه قابلیت های اختصاصی امکان پذیر است؟
- هزینه افزودن هر ماژول چگونه محاسبه می شود؟
- در آینده امکان ارتقای نسخه بدون خرید مجدد نرم افزار وجود دارد؟
اگر پاسخ این سوالات مشخص نباشد، ممکن است در آینده برای امکاناتی که تصور می کردید جزئی از نرم افزار هستند، هزینه های قابل توجهی پرداخت کنید.
چک لیست قبل از خرید نرم افزار مطب
قبل از امضای قرارداد، این موارد را بررسی کنید تا هزینه واقعی نرم افزار را بهتر برآورد کنید.
اگر پاسخ تمام این موارد را قبل از خرید دریافت کنید، احتمال مواجه شدن با هزینه های پیش بینی نشده تا حد زیادی کاهش پیدا می کند.
ممکن است نرم افزاری که در ابتدا گران تر به نظر می رسد، در بلندمدت هزینه کمتری نسبت به گزینه ای داشته باشد که با قیمت پایین تر عرضه شده است.
به همین دلیل، هنگام مقایسه نرم افزارهای مدیریت مطب بهتر است به جای تمرکز بر قیمت اولیه، مجموع هزینه های چند سال استفاده از نرم افزار را ملاک تصمیم گیری قرار دهید.
در نهایت، آیا نرم افزار ارزان تر همیشه انتخاب بهتری است؟
هزینه های پنهان خرید نرم افزار مطب تنها به مبلغ درج شده در قرارداد محدود نمی شوند. هزینه نصب، آموزش، بروزرسانی، پشتیبانی، انتقال اطلاعات، پیامک، لایسنس و توسعه امکانات، همگی می توانند بر هزینه نهایی استفاده از نرم افزار تاثیر بگذارند.
بنابراین، قبل از تصمیم گیری، تنها قیمت نرم افزار مطب را مقایسه نکنید. بررسی دقیق خدماتی که در ازای این مبلغ دریافت می کنید، می تواند از بسیاری از هزینه های پیش بینی نشده در آینده جلوگیری کند.
هرچه اطلاعات بیشتری قبل از خرید به دست آورید، احتمال انتخاب نرم افزاری که سال ها بدون دغدغه پاسخگوی نیازهای مطب یا کلینیک شما باشد، بیشتر خواهد شد.
در نرمافزار مطب سیناپردازش پس از خرید، تنها هزینه دورهای مربوط به تمدید سالانه پشتیبانی است. نرمافزار حتی در صورت تمدید نکردن پشتیبانی نیز از کار نمیافتد و اطلاعات شما کاملاً در دسترس خواهد بود؛ با این تفاوت که برای دریافت خدمات پشتیبانی، لازم است اشتراک پشتیبانی تمدید شود.
بعد از انتخاب نرم افزار مناسب، سوال مهم این است که آیا این هزینه در بلندمدت جبران می شود؟ در مقاله « ۹ هزینه پنهان در مطب که با نرم افزار مدیریت مطب کاهش پیدا می کنند» به این موضوع پرداخته ایم.
