نرم افزار حسابداری به جای دفاتر حسابداری
علم حسابداری به‌عنوان زبان تجارت از قدیمی‌ترین و پیچیده‌ترین علومی است که برای مدیریت امور مالی افراد به کار می‌رفته است. در گذشته‌های نه‌چندان دور، حساب‌وکتاب‌ها به‌صورت دستی انجام می‌شد اما امروزه با دیجیتالی‌شدن امور مختلف، حسابداری نیز از دفاتر حسابداری به نرم افزار حسابداری منتقل شده است.
تفاوتی ندارد که کسبوکار شما بزرگ یا کوچک باشد، به هر حال برای مدیریت مبادلات و مراودات مالی خود، باید آنها را ثبت و ضبط کنید. هر چه تنظیم این اسناد منظم‌تر و دقیق‌تر باشد، شفافیت مالی تجارت شما بیشتر بوده و امکان موفقیت و پیشرفت کسب‌وکارتان نیز بیشتر است.
اگر شما از آن دسته افرادی هستید که هنوز هم مراودات مالی خود را در انواع دفاتر مختلف ثبت کرده و ساعت‌ها برای تهیه گزارش‌های مالی زمان صرف می‌کنید، این مطلب را از دست ندهید.
حسابداری سنتی
ثبت جزئیات معاملات، تهیه مانده‌حساب، آماده‌کردن ترازنامه مالیاتی و تهیه صورت‌های مالی با توجه به اطلاعات مشتریان، تاریخ و مبلغ پرداختی‌ها یا واریزی‌ها توسط حسابدار به‌صورت دستی در دفاتر حسابداری را به‌عنوان حسابداری سنتی می‌شناسیم. حسابداران سنتی باید افرادی دقیق و امین می‌بودند؛ چون هر گونه اشتباه سهوی یا عمدی باعث آسیب‌دیدن کسبوکار می‌شد.
هرچه ابعاد سازمان یا کسبوکار بزرگ‌تر بود، باید افراد بیشتری برای امور حسابداری استخدام می‌شدند و هماهنگی بین این افراد و اعتماد به آنها مقوله‌ای پیچیده بود.
ماشین‌حساب و دفاتر حسابداری، مهم‌ترین ابزار کار یک حسابدار به شمار می‌رفت و تسلط به نحوه استفاده از انواع دفاتر، از مهارت‌های اولیه هر حسابداری محسوب می‌شد. بد نیست که با مهم‌ترین دفاتر حسابداری آشنا شوید. به‌صورت کلی آنها را به دو گروه دفاتر حسابداری رسمی و دفاتر حسابداری غیررسمی تقسیم می‌کردند.
دفاتر حسابداری رسمی
تمامی اطلاعات مالی اشخاص حقوقی و حقیقی و جزئیات معاملات آنها در دفاتر حسابداری رسمی ثبت می‌شد. ازاین‌رو، این دفاتر دارای وجاهت و ماهیت قانونی بودند و از آنها در حسابرسی‌های مالیاتی استفاده و باید توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تائید می‌شد. پس از ثبت سند حسابداری و تائید مدیر، آن را در دفتر حسابداری ثبت و نگهداری می‌کردند.
دفاتر حسابداری رسمی و کاربردهای آنها را می‌توان اینگونه نام برد:
-
- دفتر روزنامه: به دو صورت عمومی برای تمام معاملات مالی و خصوصی برای دسته‌بندی اطلاعات مختلف تا استخراج اطلاعات کلی ممکن شود.
-
- دفتر کل: تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه‌های مالیاتی
-
- دفتر دارایی: ثبت تمام دارایی‌ها و امضای آن در پایان سال مالی که امروزه منسوخ شده است.
- دفتر کپیه: ثبت و نگهداری نامه‌ها و اسناد تجاری که امروزه به‌سادگی با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی قابل‌انجام است.
دفاتر حسابداری غیررسمی
دفتر حسابداری معین که نوعی دفتر کمکی برای ثبت و نگهدای جزئیات یک حساب از دفتر کل محسوب می‌شود، معروف‌ترین دفتر حسابداری غیررسمی است.
حسابداری مدرن
در دنیایی که تقریبا تمامی کارها به‌صورت کامپیوتری انجام می‌شود، چرا باید حسابداری را به‌صورت سنتی ادامه داد؟ از مزایای حسابداری مدرن با استفاده از انواع مختلف نرم افزار حسابداری می‌توان به سرعت و سهولت انجام فرایندهای حسابداری اشاره کرد. هر آن که به تغییری در ثبت اسناد حسابداری نیاز باشد، می‌توان آن را ظرف چند ثانیه اصلاح کرد.
شما صرفا نقش واردکننده اطلاعات را به عهده دارید و فرایند حساب‌وکتاب توسط نرم افزار حسابداری انجام می‌شود. پس دیگر نیاز نیست نگران خطای محاسباتی یا تکرار حجم عظیمی از جمع‌وتفریق‌ها باشید. اگر در گذشته از انواع دفاتر حسابداری برای گزارش‌های مختلف استفاده می‌شد، امروزه نرم افزار حسابداری تنها در چند ثانیه گزارشگیری از پارامترهای مختلف را ارائه میدهد.
امور حسابرسی مالیاتی و صدور فاکتور نیز با توجه به اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان باید به‌صورت الکترونیکی و روزانه یا هفتگی ثبت شوند. نرم افزار حسابداری با اتصال به این سامانه، کار صدور فاکتور الکترونیکی و محاسبه مالیات را بیش از پیش ساده کرده است.
معرفی نرم افزار حسابداری
اگر با توجه به موارد گفته‌شده ترجیح می‌دهید که از این پس، نرم افزار حسابداری را جایگزین دفاتر حسابداری کنید، شرکت نرم‌افزاری سیناپردازش به‌عنوان ناشر انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون مالی، اداری و اصناف، با ارائه دو نرم افزار حسابداری سینا و نرم افزار حسابداری آسان به بازار، مدیریت امور مالی و حساب‌وکتاب معاملات کسبوکار شما را تسهیل بخشیده است.
نرم افزار حسابداری آسان
شما می‌توانید بدون هیچ‌گونه دانش حسابداری و تنها با آموزشی که گروه پشتیبانی شرکت سیناپردازش به شما ارائه میدهند از نرم افزار حسابداری آسان استفاده کنید. از امکانات این نرم افزار حسابداری می‌توان برای مدیریت امور مالی شرکتهای کوچک و بزرگ استفاده کرد و علاوهبر ثبت اسناد حسابداری و گزارشگیری و چاپ آنها، فاکتور و پیشفاکتور ثبت کرد و انبارگردانی را به‌خوبی انجام داد.
نرم افزار حسابداری سینا
نرم افزار حسابداری سینا، نرم‌افزاری جامع و یکپارچه برای مدیریت تخصصی انواع کسب‌وکارهاست. انبارداری، صدور و چاپ فاکتور، ثبت چک و اسناد حسابداری، گزارشگیریهای متنوع، تعریف کدهای حسابداری و خزانهداری از جمله امکانات این نرمافزار است که به‌صورت شبکه یا تحت وب نیز می‌توان از آن استفاده کرد.
آیا مجبور به خرید نرم افزار حسابداری هستیم؟
مسلما نه! هیچ‌کس نمی‌تواند شما را وادار به انجام کاری کند اما اگر موفقیت و پیشرفت کسب‌وکارتان اهمیت دارد و نمی‌خواهید که از رقبای خود عقب بمانید، در خرید نرم افزار حسابداری درنگ نکنید. با این کار شاید در وهله اول مجبور شوید که هزینه نسبتا زیادی را صرف خرید نرم افزار حسابداری کنید اما به‌مرور دیگر نیاز نیست حقوق گروهی از حسابداران را پرداخت کرده و در بلندمدت باعث سوددهی نیز خواهد شد.
علاوهبر این، اصرار به استفاده از سیستمی قدیمی در دنیای مدرن احتمالا ضربه‌های جبران‌ناپذیری را به کسبوکار شما وارد می‌کند. در صورتی که با استفاده از نرم افزار حسابداری، سهولت و سرعت انجام کارها بیشتر شده و درصد خطاهای انسانی تا حد قابل‌توجهی کاهش می‌یابد. به‌علاوه، با تعیین دسترسی برای کاربران این نرمافزار، می‌توان امنیت اطلاعات معاملات را بالاتر برد.
در ضمن شما با انجام حسابداری دفتری، در طی سال‌ها با انبوهی از دفاتری روبه‌رو خواهید بود که علاوهبر اشغال فضا با خطر آسیب‌دیدگی مواجه هستند و ممکن است پیش از حسابرسی، با گم‌شدن، آتش‌گرفتن یا حوادث دیگر، اطلاعات ارزشمند کسبوکار خود را از دست بدهید. اما مزیت سیستم دیجیتالی، مصونیت اطلاعات از خطرات احتمالی است.
نکات مهم در خرید نرم افزار حسابداری
برای خرید نرم افزار حسابداری، بهتر است به چند نکته زیر توجه کنید:
-
- ابعاد سازمان خود و نوع نرم افزار حسابداری موردنیاز را در نظر بگیرید.
- نرم افزار حسابداری را با توجه به نیازهای کسبوکار خود انتخاب کنید.
- نرخ رشد هر کسبوکار، نیاز به ماژول‌ها و امکانات بیشتر را مشخص می‌کند. پس برای اینکه هزینه‌های مازاد نداشته باشید، بهتر است در ابتدا نرخ رشد سازمان خود را نیز در نظر بگیرید.
- در استفاده از نرم‌افزارهای مختلف، کیفیت و نحوه پشتیبانی شرکت ارائهدهنده نرمافزار از اهمیت بسزایی برخوردار است؛ چرا که نصب، آموزش، رفع باگ‌های نرمافزار یا به‌روزرسانی‌های به پشتیبانی قوی و پاسخگو نیاز دارد.
- مانند هر محصول دیگری، نرم افزار حسابداری نیز باید با توجه به ویژگی‌ها و امکاناتش مقرون‌به‌صرفه باشد. پس مولفه قیمت و مقایسه آن در میان شرکتهای مختلف اهمیت دارد.
