وقتی پای خرید یک نرم افزار حسابداری به میان می آید، احتمالاً با انبوهی از سوالات و تردیدها روبه رو هستید و این کاملاً طبیعی است؛ چون انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، تأثیر مستقیمی بر سلامت مالی و پیشرفت کسب وکار شما دارد. در این مقاله، قصد داریم به صورت کاملاً ساده و کاربردی، به تمام سوالات و دغدغه های شما درخصوص انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری پاسخ دهیم.
نرم افزار حسابداری؛ سرمایه گذاری هوشمندانه یا هزینه اضافی؟
تصور کنید قرار باشد تمام محاسبات مالی، صدور فاکتورها، مدیریت موجودی و پرداخت های خود را به صورت دستی انجام دهید. چه میزان زمان و انرژی از شما گرفته می شود؟ حالا به این موضوع، احتمال خطاهای انسانی را هم اضافه کنید. یک نرم افزار حسابداری کارآمد نه تنها این چالش‌ها را از بین می برد، بلکه مزایای فراوانی را برای کسب و کار شما به ارمغان می آورد؛ ازجمله:
- دقت فوق العاده
محاسبات پیچیده مالی، در کسری از ثانیه و بدون بروز خطا انجام می شوند.
- مدیریت یکپارچه
از صدور پیش فاکتور تا ثبت پرداخت ها، همه چیز در یک سیستم متمرکز قابل پیگیری است.
- ارائه گزارش های تحلیلی
با خروجی های دقیق و نمودارهای هوشمند، تصمیم گیری مالی نیز برایتان ساده تر خواهدشد.
- صرفه جویی در زمان
اتوماسیون فرآیندهای تکراری، ساعت ها از وقت شما را آزاد می کند.
سوالات کلیدی که باید قبل از خرید نرم افزار حسابداری از خود بپرسید
۱. آیا این نرم افزار با کسب وکار من تناسب دارد؟
همانطور که می دانید، هر کسب وکاری نیازهای منحصر به فرد خود را دارد؛ بنابراین، ابتدا باید از خود بپرسید که نیازهای واقعی کسب وکار من چیست؟
آیا فقط به ثبت ساده درآمد و هزینه نیاز دارید؟
مدیریت انبار و موجودی کالا چطور؟
چند کاربر قرار است به صورت همزمان از نرم افزار اسفاده کنند؟
آیا ماژول های تخصصی موردنیاز شما را شامل می شود؟
آیا محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان را هم باید انجام دهید؟
یا علاوه بر این ها گزارش های تحلیلی پیشرفته نیز مدنظرتان است؟
طبق آمار، بسیاری از کسب وکارها پس از یک سال مجبور به تغییر و خرید مجدد نرم افزار حسابداری خود می شوند؛ چراکه نرم افزار فعلی، نیازهای رشد یافته سازمان آن ها را پشتیبانی نمی کند؛ بنابراین به جای عجله در خرید، ابتدا براساس این سوالات و هر قابلیت موردنیاز دیگری که مختص شرکت شماست، لیست کاملی از نیازهای فعلی و آینده خود تهیه نموده و حتماً با پشتیبانان فروش شرکت ارائه دهنده مدنظر خود، مشورت نمایید.
۲. یک نرم افزار حسابداری استاندارد باید چه امکاناتی داشته باشد؟
امکانات پایه ای مانند ثبت فاکتورها، مدیریت موجودی، ثبت هزینه ها و درآمدها، گزارش گیری مالی و تهیه دفاتر قانونی، جزو الزامات اولیه در یک نرم افزار پایه و استاندارد هستند. با این حال، بسته به نیازها و نوع کسب و کارتان، نرم افزاری که انتخاب می کنید باید قابلیت هایی فراتر از حداقل ها داشته باشد؛ از جمله:
- گزارشات تحلیلی پیشرفته
- پشتیبانی از استانداردهای مالیاتی
- امکان صدور فاکتور رسمی
- اتصال به نرم افزارهای بانکی یا خزانه داری
- امکان اتصال به سامانه مودیان
- محیط کاربرپسند و قابل سفارشی سازی
۳. پشتیبانی فنی نرم افزار چگونه است؟
پشتیبانی مناسب، یکی از عوامل فوق العاده مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری است. فرقی نمی کند نرم افزار شما چقدر پیشرفته یا ساده باشد، همیشه ممکن است در مراحل استفاده، با سوال یا مشکلی مواجه شوید. نرم افزاری که پشتیبانی فعال، سریع و در دسترس نداشته باشد، در زمان های بحرانی علاوه بر اتلاف زمان، شما را دچار دردسرهای جدی خواهدکرد. بنابراین هنگام خرید، حتماً از کیفیت خدمات پشتیبانی شرکت ارائه دهنده مطمئن شوید.
۴. آیا نرم افزار قابلیت ارتقا دارد؟
بسیاری از شرکت ها، به خصوص شرکت های نوپا، فعالیت خود را با خرید یک نرم افزار حسابداری پایه و کوچک آغاز می کنند؛ اما در مسیر رشد، نیازهای مالی و حسابداری آن ها پیچیده تر می شود. به یاد داشته باشید نرم افزاری که امروز برایتان کافی و مناسب به نظر می رسد، شاید تا چندسال تا حتی چند ماه دیگر پاسخگوی نیازهای کسب و کار شما نباشد. بنابراین، همیشه توصیه می شود نرم افزاری را انتخاب کنید که امکان ارتقا، افزودن ماژول های جدید یا نسخه های پیشرفته تر را نیز داشته باشد.
۵. آموزش کار با نرم افزار چگونه ارائه می شود؟
سادگی رابط کاربری و طراحی مناسب، نقش مهمی در کاهش زمان یادگیری استفاده از نرم افزار دارد؛ اما حتی بهترین نرم افزارها نیز به یک دوره آموزشی ابتدایی نیاز دارند؛ بنابراین بهتر است نرم افزاری را انتخاب کنید که همراه با بسته آموزشی، راهنماهای ویدیویی، مستندات کامل، امکان اتصال مستقیم به پشتیبانی و آموزش تلفنی و حتی حضوری را داشته باشد.
۶. امنیت اطلاعات چگونه تضمین می شود؟
امنیت اطلاعات مالی، یکی از نگرانی های اصلی کاربران است. اگر نرم افزار ابری انتخاب می کنید، باید مطمئن باشید که از پروتکل های رمزنگاری قوی استفاده نموده و اطلاعات روی سرورهای امن ذخیره می شوند. در نسخه های آفلاین نیز، باید امکان تهیه پشتیبانی منظم، رمزگذاری فایل ها و تعیین سطح دسترسی برای کاربران فراهم باشد.
۷. هزینه خرید نرم افزار حسابداری چقدر است و آیا ارزشش را دارد؟
هزینه خرید نرم افزار حسابداری، بر اساس نوع نرم افزار، شرکت ارائه دهنده، امکانات، تعداد کاربران و مدل فروش (خرید دائمی یا اشتراکی) متفاوت است. بعضی از شرکت های نرم افزاری، برای مشاغل کوچک و نوپا، نسخه های ارزان تر یا رایگان با قابیلت های محدود ارائه می دهند، در حالی که شرکت های بزرگ تر، به دلیل نیاز به امکانات پیشرفته تر، باید هزینه بالاتری را متقبل شوند. با این حال، باید به این نکته توجه داشت که خرید نرم افزار حسابداری، سرمایه گذاری در نظم و سلامت مالی کسب وکار شماست، نه یک هزینه بی فایده و این روزها دیگر نمی توان کسب و کاری را یافت که حساب و کتاب مالی خود را به صورت دستی و سنتی انجام دهد.
۸. چه تفاوتی میان برندهای مختلف نرم افزارهای حسابداری وجود دارد؟ چگونه میان آن ها انتخاب کنم؟
تفاوت ها، در ویژگی هایی مثل رابط کاربری، نوع پشتیبانی، امکانات تخصصی، قیمت، نحوه به روزرسانی، سازگاری با دیگر سیستم ها و مواردی از این قبیل خلاصه می شود. قبل از خرید، حتماً چند برند مختلف را مطابق با نیازهای کسب و کار خود با یکدیگر مقایسه نموده و نظرات کاربران آن ها را بررسی کنید..
۹. آیا امکان استفاده هم زمان چند کاربر از نرم افزار وجود دارد؟
اگر تیم مالی شما بیش از یک نفر است یا نیاز دارید مدیران مختلف به بخش های مشخصی از حسابداری دسترسی داشته باشند، این ویژگی بسیار حائزاهمیت است. نرم افزار موردنظر شما، باید امکان تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی متفاوت را فراهم نموده و با دسترسی کنترل شده اعضا، امنیت داخلی شرکت را افزایش دهد.
۱۰. در صورت نیاز، امکان انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی وجود دارد؟
اکثر نرم افزارهای حرفه ای، قابلیت انتقال اطلاعات از نرم افزارهای قبلی یا فایل های اکسل را نیز ارائه می دهند. البته بهتر است این موضوع را پیش از خرید، حتماً با مشاوران شرکت ارائه دهنده در میان گذاشته و مطمئن شوید که فرایند انتقال اطلاعات، کاملاً بی دردسر و بدون از دست رفتن داده ها انجام می شود.
۱۱. آیا پیش از خرید، امکان استفاده از نسخه آزمایشی (دمو) نرم افزار وجود دارد؟
اکثر شرکت های معتبر ارائه دهنده نرم افزار حسابداری، نسخه آزمایشی یا دموی نرم افزار را در اختیار کاربران قرار می دهند تا پیش از خرید، بتوانند محیط برنامه، امکانات و شیوه عملکرد آن را به صورت عملی بررسی کنند. استفاده از نسخه آزمایشی، یک فرصت بسیار ارزشمند برای کاربران است تا با سنجش میزان کارآمدی نرم افزار در پاسخگویی به نیازهای خاص هر مجموعه، با اطمینان خاطر بیشتری اقدام به خرید کنند. اگر نرم افزاری نسخه دمو نداشته باشد، به دلیل ریسک بالا، ترجیحاً خرید آن را پیشنهاد نمی کنیم.
۱۲. نسخه تحت وب بهتر است یا نسخه دسکتاپ؟
انتخاب بین نسخه تحت وب (Web-based) و نسخه دسکتاپ، کاملاً به نیازهای سازمان شما بستگی دارد. نسخه تحت وب، نیازی به نصب ندارد و می توان از هر مکان و با هر دستگاهی (در صورت دسترسی به اینترنت) از آن استفاده نمود. این نوع نرم افزارها، اغلب سریع تر به روزرسانی می شوند و از لحاظ پشتیبانی و امنیت، مسئولیت کم تری را متوجه کاربران می کنند. در مقابل، نسخه دسکتاپ معمولاً سرعت بیشتری دارد و برای شرکت هایی که ترجیح می دهند اطلاعاتشان به صورت محلی ذخیره شود، گزینه مطمئن تری خواهدبود.
۱۳. آیا نرم افزار موردنظر امکان یکپارچه شدن با سایر نرم افزارها را دارد؟
قابلیت یکپارچه سازی نرم افزار حسابداری با سایر سیستم ها نظیر نرم افزارهای خزانه داری، انبارداری، حقوق و دستمزد، CRM یا حتی نرم افزار صدور فاکتور سامانه مودیان، یکی از ویژگی های مهم و کلیدی در انتخاب نرم افزاری مفید و مناسب است. یکپارچگی بین سیستم ها، تقریباً نیمی از انرژی و زمان مفید کاربران را حفظ نموده و جریان اطلاعات را به صورت خودکار و بدون نیاز به ورود دستی داده ها انجام می دهد؛ که نتیجه آن، کاهش خطا، صرفه جویی در زمان و افزایش دقت گزارش های مالی خواهد بود.
۱۴. به روزرسانی های نرم افزار چگونه انجام می شوند؟
به روزرسانی در نرم افزار حسابداری، معمولاً به دو صورت انجام می شود:
در نسخه های ابری، به روزرسانی ها به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت کاربر اعمال شده و کاربران همواره به جدیدترین امکانات و اصلاحات دسترسی دارند؛ اما در نسخه های نصبی، بسته به سیاست شرکت ارائه دهنده، ممکن است نیاز به تایید کاربر و دانلود و نصب دستی نسخه جدید باشد. به یاد داشته باشید که نرم افزارهای حسابداری، از آن دسته نرم افزارها هستند که پشتیبانی مداوم و به روزرسانی های منظم آن ها، ضروری و بسیار حائزاهمیت است؛ چرا که همزمان با تغییر قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری در کشور، تمام این موارد باید به سرعت در نرم افزار شما نیز اعمال شوند.
۱۵. آیا امکان ثبت چند شرکت در نرم افزار وجود دارد؟
بله، بسیاری از نرم افزارهای حرفه ای حسابداری، این قابلیت را دارند که چندین شرکت یا مجموعه مستقل را به صورت همزمان در یک پنل ثبت و مدیریت کنید. این ویژگی برای شرکت‌های هلدینگ، مجموعه‌های دارای زیرمجموعه‌های متعدد یا حسابدارانی که همزمان مسئول امور مالی چند سازمان هستند، بسیار کاربردی است. در این حالت، هر شرکت اطلاعات، دفاتر و گزارشات مخصوص به خود را خواهد داشت.
۱۶. نرم افزار حسابداری چه گزارش هایی را ارائه می دهد؟
گزارش دهی، یکی از مهم ترینو کاربردی ترین وظایف نرم افزار حسابداری است و نرم افزارهای حرفه ای، معمولاً امکان تهیه انواع گزارش های مالی را دارند؛ از جمله:
- ترازنامه
- صورت سود و زیان
- گردش حساب ها
- گزارش عملکرد خرید و فروش
- گزارش موجودی کالا
- گزارش هزینه ها و درآمدها
- دفاتر قانونی (دفتر روزنامه، کل، معین)
- گزارش های مالیاتی فصلی و ارزش افزوده
قابلیت سفارشی سازی این گزارش ها نیز، از مزایای مهمی است که امکان تحلیل بهتر اطلاعات را برای مدیران و حسابداران فراهم می کند.
۱۷. آیا می توان از طریق نرم افزار حسابداری صورتحساب های مالیاتی را به سامانه مودیان ارسال کرد؟
نرم افزارهای حسابداری پیشرفته، قابلیت اتصال مستقیم به سامانه های مالیاتی کشور را نیز داشته و به کاربران این امکان را می دهند که گزارش های فصلی، اظهارنامه های مالیاتی یا صورتحساب های الکترونیکی خود را به صورت مستقیم و بدون واسطه، از طریق نرم افزار ارسال کنند؛ که علاوه بر صرفه جویی در زمان، ریسک بروز خطای انسانی در ورود اطلاعات را نیز کاهش داده و باعث می شود فرآیندهای مالیاتی با سرعت و دقت بیشتری انجام شوند.
کلام آخر
همانطور که دیدید، خرید نرم افزار حسابداری، مسئله ای فراتر از انتخاب یک ابزار ساده بوده و تأثیر مستقیمی بر نظم، دقت و شفافیت امور مالی شما خواهد داشت. بررسی سوالات مطرح شده در این مقاله، می تواند به شما کمک کند تا با دید بازتر و شناخت کامل تری اقدام به انتخاب و خرید نرم افزار مناسب خود کنید؛ اما اگر هنوز هم در انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب وکارتان تردید دارید، می توانید به صورت رایگان، از مشاوران ما در حوزه نرم افزارهای مالی کمک بگیرید تا مطمئن شوید که سرمایه گذاری شما در مسیر درستی قرار دارد.
