ویژگی های مهم کارتابل اتوماسیون اداری

کارتابل چیست؟

کارتابل محیطی برای ارسال و دریافت نامه های اداری در داخل یک مجموعه که اعضاء آن به نرم افزار دسترسی دارند، است. زمانی که شما و یا هریک از کاربرهای نرم افزار دبیرخانه نامه‌ای را به فرد دیگری در مجموعه ارجاع می‌دهد این نامه در بخش کارتابل آن فرد قرار می‌گیرد و شخص مد نطر می‌تواند با بازکردن کارتابل شخصی خود نامه ارجاع داده شده را مشاهده و اقدامات لازم را برروی آن انجام و دوباره به واحد و بخش مربوطه ارجاع دهد.

بخش‌های کارتابل 

از بخش های مهم هر کارتابلی می‌توان به اطلاعات عمومی (شامل شماره سریال نامه تاریخ و تعداد برگ‌های نامه) دسته بندی شامل (گزارش‌گیری، گروه‌بندی، طبقه بندی و پیوست) مشخصات فرستنده و گیرنده نامه، مشخصات شخص ارسال کننده نامه در کارتابل، موضوع و اطلاعات کلی نامه مثل متن نامه و ضمائم، سوابق ارجاعات و گزارش گیری نامه های موجود در کارتابل، امضاء الکترونیک مدیر یا مسئول بخش مربوطه اشاره کرد.

امکان اجرا به صورت غیرشبکه، شبکه و تحت وب

از آنجایی که سیستم کارتابل جهت ارتباط راحت‌تر کاربران درون سازمان طراحی می‌شود نیاز است که کاربر نرم افزار را به صورت شبکه و یا تحت وب خریداری کند. در صورتی که نرم افزار به صورت شبکه نصب گردد نیازی به دسترسی کاربران به اینترنت نمی‌باشد و تنها با داشتن شبکه داخلی و تنظیمات مربوط به آن کاربران می‌توانند از برنامه استفاده کنند. یکی از نقص های این سیستم عدم دسترسی به اطلاعات، خارج از محدوده شرکت و یا سازمان است.

در صورتی که کاربران نیاز به استفاده از برنامه به صورت دورکاری و یا شبکه خارج از محیط سازمان دارند لازم است از نرم افزارهای تحت وب استفاده کنند. از مزایای نسخه تحت وب می‌توان به دسترسی به اطلاعات در هر نقطه اشاره کرد و از معایب آن می‌توان به هزینه بالای نگهداری و امنیت، قیمت بالای نرم‌افزارهای تحت وب، عدم در اخیار نداشتن اطلاعات در مجموعه خود شرکت (در برخی نسخه ها) کار نکردن برنامه در صورت عدم دسترسی به اینترنت اشاره کرد.

جستجو و گزارش گیری

یکی از مهم ترین ویژگی‌های کارتابل امکان گزارش‌گیری از نامه های دریافتی آن است. در قسمت گزارش گیری لازم است امکان گزارش از شماره سریال تا شماره سریال نامه مد نظر وجود داشته باشد. همچنین امکان گزارش در بازه زمانی خاص، شخص ارسال کننده نامه، موضوع، متن اقدام نیز مواردی هستند که در گزارش‌گیری نامه های کارتابل بسیار مهم هستند.

از آنجایی که با زیاد شدن نامه‌ها امکان دسترسی به آن‌ها به سختی میسر می‌باشد، بسیار مهم است که در هر کارتابلی علاوه بر قسمت گزارش‌گیری امکان جستجوی سریع نیز وجود داشته باشد.

چاپ و مشاهده نامه‌ها و ضمائم

اکثر نامه هایی که در کارتابل دریافت می‌کنیم دارای ضمائم (تصویر، فایل word، pdf و … ) هستند. در صورتی که امکان مشاهده ضمائم نامه وجود نداشته باشد اطلاعات نامه را به صورت ناقص دریافت کرده و در نتیجه تصمیم درستی در رابطه با ارجاع و اقدام آن نمی‌توان گرفت. همچنین در صورت نیاز، مدیر سیستم می‌تواند امکان تغییر، حذف و یا عدم تغییر ضمائم را برای کاربر مد نظر اعمال کند.

اتصال به قسمت های دیگر اتوماسیون

یک کارتابل جامع حتما به قسمت‌های دیگر برنامه مثل نامه های داخلی و صادره و وارده و پرونده و پوشه، اشخاص، تقویم اتصال دارد و اطلاعات مربوطه را از این قسمت ها فرخوانی می‌کند. امکان اتصال به پنل و دستگاه پیامکی از دیگر امکانات است که مورد نیاز برخی کاربران قرار می‌گیرد.

اتصال به تقویم و رویدادها

یکی از مهمترین بخش ها در ثبت نامه بعد از شماره آن تاریخ نامه  و تاریخ ایجاد آن نامه است که این دو می‌توانند متفاوت باشند. تاریخ نامه تاریخی است که بر روی نامه چاپ می‌شود و تاریخ ثبت نامه، تاریخی است که کاربر آن نامه را در سیستم وارد می‌کند. این امکان دقیقا در قسمت کارتابل وجود دارد. با استفاده از تاریخ ثبت شده نامه و تاریخ ارسال نامه در کارتابل و گردش نامه در شبکه می‌توان به روند تشکیل آن بهتر پی برد. اتصال کارتابل به تقویم و رویدادها باعث افزایش دقت در ثبت نامه ها و کاهش خطای انسانی می‌گزدد.

امکان تعیین وضعیت نامه

هر نامه در کارتابل دارای وضعیت‌های مختلفی است، که با توجه به وضعیت نامه امکان دسترسی راحت‌تر به آن وجود دارد. از وضعیت های مختلف نامه در قسمت کارتابل می‌توان به در دست اقدام، اقدام شده و یا نامه‌های خارج شده از کارتابل اشاره کرد که این وضعیت‌ها حتما باید در کارتابل نامه‌ها وجود داشته باشد.

امکان ارجاع نامه

همچنین یکی از امکانات مهم هر کارتابلی امکان ارجاعات آن درون سازمان و به کاربر مد نظر است که باتوجه به دسترسی هر یک انجام می‌گیرد. این امکان در کارتابل نامه ها باید وجود داشته باشد که کاربر در هنگام ارجاع نامه بتواند متنی جهت اقدام بعدی برای کاربر مد نظر خود ارسال کند.

مشاهده سوابق ارجاعات

گردش یک نامه در سیستم اداری یکی از مهمترین قسمت های هر کارتابلی است. تنها با مشاهده و بررسی گردش نامه در سیستم است که متوجه می‌شویم چه اقداماتی برای روی آن نامه انجام گرفته است.

خروجی لیست و اکسل

یکی از پایه ترین امکاناتی که در هر فرم نرم افزار و اتوماسیون اداری لازم است تهیه لیست چاپی و خروجی اکسل در قسمت مربوطه است. با تهیه لیست و گزارش اکسل می‌توان اطلاعات را به سیستم‌های دیگری وارد کرد و یا به صورت دقیق تر رکوردهای ثبت شده را بررسی نمود.

مشخص کردن وضعیت نامه در کارتابل

از ویژگی های دیگر کارتابل می‌توان به مشخص کردن نامه های در دست اقدام و اقدام شده و امکان خروج نامه از کارتابل اشاره نمود.

اعطای دسترسی

در صورتی که کاربران استفاده کننده از نرم افزار دارای سمت‌ها و دسترسی‌های متفاوتی می‌باشند لازم است این امکان در برنامه قرار داده شود که مدیر سیستم به هر کدام از کاربران دسترسی مد نظر خود را اعطا کند. با این کار امنیت نامه ها و اطلاعات مشترک در سیستم تامین می‌شود.

حرف آخر

موارد ذکر شده در بالا تنها برخی از امکانات مهم کارتابل در نرم افزارهای دبیرخانه و سیستم های اتوماسیون اداری است. بسته به نیاز هر سازمان این امکانات می‌تواند کم و یا زیادتر باشند. در صورتی که تصمیم به تهیه سیستم اتوماسیون اداری به همراه کارتابل دارید پیشنهاد می‌گردد حتما قبل از تحقیق در رابطه با خرید نرم افزار مربوطه نیازهای خود را برای ثبت و ارسال نامه ها بررسی کنید.